Ситуация

В организации было 3 филиала: два в Лунинце и один в Микашевичах. Эти филиалы были объединены в один, в результате чего территориально структурные подразделения вновь созданного филиала находятся и в Лунинце, и в Микашевичах. Специалисты по кадрам есть в структурных подразделениях обоих городов. Также подразделения в обоих городах имеют сейфы.

Можно ли вести книги учета движения трудовых книжек и хранить трудовые книжки работников в обоих городах?

Порядок хранения трудовых книжек определен Инструкцией № 40. При поступлении работника на работу трудовая книжка передается на хранение нанимателю. Наниматель или уполномоченное должностное лицо нанимателя, оформляющее прием и увольнение работников, ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета) по форме согласно приложению к Инструкции № 40 (п. 79 Инструкции № 40).

Книгу учета ведет кадровая служба или другое структурное подразделение, должностное лицо. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним). Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя). Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (п. 80 Инструкции № 40).

Таким образом, Инструкцией № 40 не определено, по какому адресу должны храниться трудовые книжки в случае, если наниматель имеет несколько помещений, расположенных по различным адресам. Однако по месту хранения трудовых книжек наниматель должен обеспечивать соблюдение изложенных выше требований Инструкции № 40 к порядку такого хранения: ведение книг учета движения трудовых книжек, наличие несгораемых шкафов или сейфов, наличие специалистов, имеющих необходимую квалификацию для работы с трудовыми книжками, и др.

В рассматриваемой ситуации с точки зрения логики и целесообразности трудовые книжки необходимо хранить в том населенном пункте, в котором постоянно проживают и (или) работают соответствующие работники. Такой порядок хранения трудовых книжек нанимателю рекомендуется закрепить в локальном правовом акте. Как следует из содержания ситуации, в обоих городах имеются специалисты по кадрам, а также сейфы, в которых могут храниться трудовые книжки. Это позволяет обеспечить соблюдение требований Инструкции № 40. Книги учета также должны вестись по каждому месту приема на хранение трудовых книжек.

Кроме того, нанимателю рекомендуется в локальном правовом акте распределить обязанности по работе с трудовыми книжками между специалистами по кадрам. В частности, должностная инструкция является локальным правовым актом организации, разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно. В должностной инструкции определяются конкретная трудовая функция (должностные обязанности) служащего, а также его права и ответственность (п. 10 Общих положений ЕКСД). В рассматриваемой ситуации в должностных инструкциях обоих специалистов по кадрам необходимо закрепить, в какой части (в отношении каких работников и т.п.) кадровое делопроизводство, в т.ч. ведение и хранение трудовых книжек, осуществляется каждым из них.

Документы:

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).

Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (Общие положения ЕКСД).