Некоторые рекомендации о том, как следует передавать документы и дела

Прием-передача документов и дел является обязательной процедурой в случае смены руководителя организации и (или) материально ответственного лица. Также при переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются (по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения, которому предоставлено право принимать отдельные решения) другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)).

 

Следует заметить, что Трудовой кодекс РБ (далее – ТК) не конкретизирует процедуру приема-передачи дел.

 

Поэтому при проведении процедуры приема-передачи дел у нанимателей и работников, ответственных за ее проведение, возникают закономерные вопросы:

 

– может ли наниматель задержать выдачу трудовой книжки увольняющемуся работнику, если работник не передал дела?

– можно ли в трудовом договоре (контракте) и (или) в должностной инструкции работника указать передачу дел как одну из его обязанностей?

– правомочен ли приказ, обязывающий работника произвести передачу дел (если эта обязанность отсутствует в трудовом договоре и (или) в должностной инструкции), и что необходимо предпринять в случае отказа работника от передачи?

– может ли руководитель организации наказать увольняющегося работника, если он отказался выполнять письменное распоряжение (приказ) нанимателя о передаче дел?

 

Отвечая на эти вопросы, необходимо руководствоваться законодательством о труде. Независимо от основания прекращения трудовых правоотношений увольняющемуся работнику нужно выдать в последний рабочий день (отправить по почте в случае его отсутствия на работе уведомление о необходимости получения) трудовую книжку (ст. 50 ТК). Таким образом, попытка нанимателя заставить работника осуществить передачу дел, не отдавая ему в установленный срок трудовую книжку, будет являться нарушением норм ТК и может повлечь за собой привлечение к административной ответственности руководителя организации или ответственного должностного лица нанимателя (ст. 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях).

 

Что касается включения в трудовой договор пункта об обязанности работника передать дела, то, например, для руководителей организаций или материально ответственных лиц такая обязанность уже предусмотрена нормативными правовыми актами, поэтому отдельно указывать ее в трудовом договоре не нужно. Однако должностные инструкции этих работников могут содержать такой пункт.

 

Безусловно, наказать работника только за отказ от ознакомления с приказом, которым на него возлагается обязанность передать дела, нельзя. В данном случае отказ работника от ознакомления с приказом (распоряжением) следует оформить актом с указанием присутствующих при этом свидетелей, а также потребовать от работника объяснить причины отказа в письменном виде.

 

Наказать работника за отказ от выполнения обязанности по передаче дел, если это условие не содержится в его должностной инструкции или ином документе, также проблематично: дисциплинарный проступок – это ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (ст. 197 ТК), а если эта обязанность не указана в соответствующей инструкции, то и привлечь работника нельзя.

 

В таком случае нанимателю следует заранее уточнить позицию работника и, если он откажется от передачи дел, издать приказ о создании комиссии по приему документов и дел от увольняющегося работника. Комиссия определяет, какие документы находятся у работника, какие из них исполнены, а какие на исполнении. Также комиссия может выявить отсутствие (недостаток) конкретных дел и документов, которые работник получил для работы.

 

 

Передачу дел и документов следует проводить на основании распорядительного документа руководителя организации. Таким документом может быть приказ или распоряжение.

 

 

Специалист по кадрам должен указать в приказе следующую информацию:

 

1) причина передачи дел (например, увольнение работника, длительная командировка, смена руководителя организации и т.д.);

2) данные о лице, передающем дела, и данные о принимающем дела (фамилия, имя, отчество, должность, наименование структурного подразделения);

3) сроки проведения приема-передачи дел. В случае увольнения работника передача дел должна быть завершена до указанной в приказе даты увольнения. Например, если расторжение трудового договора, заключенного на неопределенный срок, происходит по желанию работника, то у работника есть месяц на то, чтобы передать документы и дела новому работнику (работникам). Таким образом, сроки передачи дел могут варьироваться в зависимости от ситуации;

4) сведения о лицах, участвующих в приеме-передаче дел. Например, передача документов и дел от увольняющегося главного бухгалтера новому главному бухгалтеру может проходить с участием аудитора.

 

 

Приказ (распоряжение) о приеме-передачи дел является основанием для составления акта приема-передачи дел. По сути, это второй после приказа документ, придающий юридическую значимость процедуре. Оформлять акт нужно с учетом требований пп. 111–116 Инструкции № 4.

 

 

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Он должен согласовываться с названием вида документа.

 

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, его подписавшим.

 

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

 

Во вводной части указывают основание для составления акта и перечисляют лиц, составивших акт и присутствовавших при этом.

 

В констатирующей части акта излагают цели и задачи актирования, дают краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируют установленные факты.

 

В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам. Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

 

Если в акте отражают ряд фактов, текст акта делится на пункты.

 

В конце текста указывают сведения о количестве экземпляров акта.

 

 

Составленв3 экземплярах:

1-йэкз. – вдело№3-4;

2-йэкз. – директоруобщества;

3-йэкз. –вбухгалтерию.

 

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.

 

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении. Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

 

ЭТО ВАЖНО!Акт приема-передачи дел должен пройти процедуру утверждения, так как это акт, предписывающий выполнение определенных действий. Акт утверждает руководитель организации.

 

 

 

 

Законодательством предусмотрена обязательная процедура приема-передачи дел при смене руководителя организации и (или) материально ответственного лица (абз. 3 п. 6 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств и признании утратившим силу нормативного правового акта Министерства финансов Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180; п. 7 Инструкции № 4). Но это отнюдь не единственный случай. Так, все организации знакомы с проблемой смены главного бухгалтера. Процедура приема-передачи документов и дел от уходящего главного бухгалтера его преемнику законодательством не регламентирована. Особенно много проблем возникает, если уход главного бухгалтера приходится на время сдачи годового отчета. Руководитель организации обязан организовать бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его ведения (ст. 6 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности»). Соответственно  обязанность организовать передачу дел от одного главного бухгалтера другому лежит на руководителе организации.

 

При смене руководителя организации документы, находящиеся в делопроизводстве и в архиве, и научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи (подп. 16.1.1 п. 16 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5 (далее – Основные правила)). В акте раздельно указывают количество документов (дел), находящихся в делопроизводстве; количество дел, хранящихся в архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к составу Национального архивного фонда РБ (дел постоянного хранения); мебель и оборудование архива (подп. 16.1.2 п. 16 Основных правил).

 

ЭТО ВАЖНО!Печать организации при смене руководителя новому руководителю передается по акту (п. 60 Инструкции о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, утвержденной по­становлением МВД РБ от 25.09.2000 № 157). Руководитель своим приказом может возложить ответственность за хранение и использование печатей на одного из подчиненных ему работников.

 

 

Рассмотрим некоторые варианты, используемые организациями в случае, когда необходимо провести прием-передачу документов и дел.

 

Вариант 1(самый распространенный). Увольняющийся, но еще работающий работник передает дела преемнику. Однако не стоит прибегать к подобному варианту. Например, если увольняющийся работник и приходящий на его место будут главными бухгалтерами, наниматель нарушит норму законодательства, устанавливающую запрет на наличие одновременно 2 главных бухгалтеров в организации.

 

Напомним также о действии ст. 25 ТК. Началом действия трудового договора является день начала работы, определенный в нем сторонами.

 

Фактическое допущение работника к работе является началом действия трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен. Таким образом, если лицо приходит на работу, чтобы принять дела, то оно фактически допускается к работе, к рабочему месту, а следовательно, это начало действия трудового договора.

 

Фактическое допущение уполномоченным должностным лицом нанимателя работника к работе должно быть письменно оформлено не позднее 3 дней после предъявления требования работника, профсоюза исходя из сложившихся условий.

 

После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляют приказом (распоряжением) нанимателя. Приказ (распоряжение) объявляют работнику под роспись.

 

Вариант 2.Перевод увольняющегося работника на другую должность. Например, руководитель структурного подразделения или главный бухгалтер при их смене переводятся на нижестоящую должность – заместителя руководителя структурного подразделения и заместителя главного бухгалтера соответственно.

 

Обращаем внимание на следующие негативные моменты такого варианта.

 

Во-первых, перевод возможен только с согласия работника (кроме случаев производственной необходимости) либо в соответствии с медицинским заключением. Одной инициативы руководителя организации о переводе будет недостаточно.

 

Во-вторых, должность, на которую переводят работника, должна иметься в штатном расписании и быть вакантной.

 

В-третьих, в случае с главным бухгалтером возникает вопрос о праве подписи, например, платежных документов.

 

Вариант 3.Прием нового работника на нижестоящую должность с последующим переводом на вышестоящую должность. Принцип действия таков: лицо поступает на должность заместителя, принимает дела и после ухода старого работника переводится на его вакантную вышестоящую должность.

 

Способ не противоречит законодательству. Однако, как и в варианте 2, в организации уже может быть заместитель. В таком случае наниматель вынужден будет увеличить штат работников организации, что нецелесообразно.

 

Вариант 4. Заключение договора подряда с работником, принимающим дела. Это наиболее приемлемый вариант. Договор подряда защищает как нового работника, гарантируя оплату за выполненную работу, так и нанимателя. В договоре подряда следует четко прописать всю ту работу, которую должен выполнить работник. Оплата будет производиться на основании акта выполненных работ.

 

Используя этот вариант, руководитель организации выполнит обязанность по организации и ведению бухгалтерского учета.

 

Вариант 5. Передача дел и документов лицу без оформления каких-либо документов. Данный договор скрепляется только устно и держится исключительно на доверии к будущему работнику. Используя такую схему, наниматель рискует в первую очередь утечкой документов и информации, которая может представлять для организации ценность, являться ее коммерческой тайной.

 

 

Правильнее будет выстроить алгоритм приема-передачи дел заранее и прописать его в локальном нормативном правовом акте. Это позволит избежать многих спорных вопросов и трудностей.