Обязательно ли нумеровать и регистрировать трудовые договоры и контракты? Является ли нарушением, если в организации они не нумеруются, указывается только дата?
И как нумеровать: каждый год с № 1?
Законодательством о труде не предусмотрена регистрация трудовых договоров и контрактов.
Так, в примерной форме трудового договора, утвержденной постановлением № 155, и Примерной форме контракта нанимателя с работником, утвержденной постановлением № 1180, не предусматриваются необходимые реквизиты для их регистрации.
Вместе с тем наниматель в соответствии с Инструкцией № 4 вправе регистрировать такие документы.
Документ:
постановление Минтруда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155 (далее – постановление № 155).
Документ:
постановление Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180 (далее – постановление № 1180).
Согласно требованиям гл. 8 Инструкции № 4 присвоение порядковых регистрационных номеров документам при их регистрации осуществляется в пределах делопроизводственного (календарного) года (подп. 140.7 п. 140, подп. 141.3 и 141.5 п. 141, подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4). Это означает, что с началом каждого календарного года порядковые регистрационные номера вновь заключенным трудовым договорам и контрактам должны присваиваться, начиная с единицы.
Нормативные правовые акты Республики Беларусь не содержат норм, обязывающих организации заводить новые журналы регистрации документов с началом делопроизводственного года. Как правило, ведение журналов регистрации документов, в т.ч. договоров, контрактов, осуществляется до их полного заполнения. Для удобства пользования с началом нового делопроизводственного года регистрацию документов в таком переходящем из года в год журнале целесообразно осуществлять с нового листа.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)
Документ:
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, который приведен в приложении 1 к постановлению Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Перечень).
ЭТО ВАЖНО! Срок хранения трудовых договоров (контрактов) составляет 3 года, а контрактов с госслужащими – 75 лет после истечения срока действия договора (контракта) (п. 641 Перечня).
Срок хранения журналов регистрации трудовых договоров, контрактов составляет 3 года, журналов регистрации контрактов с государственными служащими – 75 лет (п. 642 Перечня).
Формы журналов регистрации контрактов и трудовых договоров нормативными правовыми актами не установлены. Организации разрабатывают их самостоятельно на основе примерной формы журнала регистрации исходящих и внутренних документов, установленной в приложении 9 к Инструкции № 4.
Так как указанная форма является примерной, то состав ее граф может быть видоизменен и дополнен. Например, форма может быть дополнена по усмотрению организации, например, такими графами, как «Срок начала действия трудового договора (контракта)», «Срок окончания действия контракта», «Должность, инициалы, фамилия лица, подписавшего трудовой договор (контракт)» и др.
Мария Ковалевич, юрист
