У нас в гостях Тамара Михейчик, ведущий специалист по кадрам.

Что обсудили:

1. Формирование личного дела работника.
2. Как внести работнику запись о получении второй профессии с указанием разряда.

– Нужна ли копия свидетельства о браке в личном деле работника, если фамилия в дипломе одна, а в приказе о приеме на работу другая?

– Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Рес­публики Беларусь всех форм собственности (за исключением ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования) установлен Инструкцией № 2.

Личное дело работника формируется только после того, как наниматель и работник заключили трудовой договор (контракт), а наниматель издал приказ о приеме на работу (назначении на должность).

В общем порядке в личное дело работника включаются документы, перечисленные в п. 6 Инструкции № 2, при формировании личных дел отдельных категорий работников в дополнительно включаются документы, перечисленные в п. 7 Инструкции № 2.

Также в процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника (п. 8 Инструкции № 2).

Исходя из п. 9 Инструкции № 2 копию свидетельства о браке в личное дело можно включить, отнеся его к иным документам, предусмотренным законодательством Республики Беларусь (п. 8 Инструкции № 2). В данной ситуации свидетельство о браке подтверждает тот факт, что в личное дело включена копия диплома работника, чье личное дело мы формируем, и то, что этот работник имеет право выполнять поручаемую ему работу.

– Как правильно уволить работника, если срочный трудовой договор истекает в субботу (суббота является рабочей по графику для работника, но выходным для кадровика)?

– Одна из типичных ситуаций на практике, когда работник в день увольнения работает, но этот день выходной для бухгалтерии и кадровой службы. И если с выплатой окончательного расчета проблем быть не должно – она производится нанимателем в соответствии со ст. 77 ТК, то выдача трудовой книжки вызывает затруднения.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (п. 72 Инструкции о трудовых книжках). При наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по почте наниматель не позднее следующего дня после получения такого заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу (часть третья п. 74 Инструкции о трудовых книжках).

Эту ситуацию можно решить одним из следующих способов:

1. издать приказ о привлечении к работе в выходной день кадровика для выдачи увольняющемуся работнику трудовой книжки;
2. заблаговременно получить от работника письменное заявление с указанием адреса для отправки трудовой книжки и в пятницу переслать по указанному адресу трудовую книжку. Сделать это надлежит ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

– Как вносить исправления и уточнения в журналах учета трудовых книг, трудовых договоров и др.?

– В нормативных актах и Инструкции о трудовых книжках не содержится специальных норм, касающихся ведения книги учета, кроме того, что книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя) (части четвертая, седьмая п. 79 Инструкции о трудовых книжках).

Порядок документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организа­ционно-правовой формы закреплен в Инструкции по делопроизводству.

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

Таким образом, в локальной инструкции по делопроизводству наниматель может установить форму и порядок исправления записей в книгах регистрации приказов, личных дел.

– Можно ли инженеру с повременной оплатой труда начислять заработную плату по наряду на сдельную оплату за выполнение слесарных работ, если совмещение не оформлено, в трудовом договоре не оговорены эти работы?

– Из вопроса не ясно, на каком основании инженер выполняет слесарные работы, поскольку не были оформлены ни совмещение, ни совместительство. Требовать от инженера выполнения работ, которые не предусмотрены заключенным с ним трудовым договором, нельзя. Наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 20 ТК). Выполнение любой работы должно быть поручено работнику с соблюдением предписаний трудового законодательства.

Для начала необходимо оформить совмещение либо внутреннее совместительство работнику.

Совмещение осуществляется путем исполнения работником наряду с работой, определенной трудовым договором (должностной (рабочей) инструкцией), дополнительной работы по другой вакантной должности служащего (профессии рабочего). В данном случае обязательным условием является наличие вакансии по должности (профессии) в штатном расписании. При этом работник не освобож­дается от своей основной работы в течение установленной трудовым договором продолжительности рабочего дня (рабочей смены).

Если выполнение слесарных работ будет оформлено как совмещение по профессии «слесарь», то в соответствии со ст. 67 ТК установлены 2 правила определения размера доплаты за совмещение:

1. для бюджетных организаций – согласно законодательству;
2. в иных случаях – по соглашению сторон.

При этом минимальный и максимальный размеры доплаты законодательством в этом случае не установлены (часть пятая ст. 63, часть вторая ст. 57 ТК). Размеры доплат за совмещение должностей (профессий) устанавливаются нанимателем на основании коллективного договора, соглашения, иных локальных правовых актов и трудового договора (часть первая ст. 63 ТК).

То есть, например, в Положении об оплате труда определяется размер такой доплаты. Доплата рассчитывается следующими способами:

• исходя из тарифной ставки (оклада) работника, выполняющего дополнительную работу;
• исходя из тарифной ставки (оклада), установленной для должности служащего (профессии рабочего), работу по которой выполняет работник;
• устанавливается в абсолютном выражении (в определенной (фиксированной, твердой) сумме).

При оформлении внутреннего совместительства с работником заключают еще один трудовой договор (часть первая ст. 343 ТК). Работа по совместительству выполняется работником в свободное от основной работы время оплачиваемой работы у того же нанимателя на условиях заключенного трудового договора (часть первая ст. 343 ТК).

– После прохождения обучения по второй профессии работнику выдано свидетельство о присвоении квалификационного разряда по профессии. Как в организации присвоить полученный разряд работнику? Достаточно ли внести запись в трудовую книжку о прохождении обучения и присвоении разряда или нужно издать приказ «О присвоении работнику разряда»?

– Слушателям, успешно прошедшим итоговую аттестацию при освоении содержания образовательных программ повышения квалификации, переподготовки, профессиональной подготовки рабочих (служащих), присваивается квалификационный разряд (класс, категория) по избранной профессии (должности) и выдается свидетельство установленного образца о присвоении квалификационного разряда (класса, категории) по профессии (п. 24 Положения о непрерывном профессиональном обучении по профессиям рабочих, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.07.2011 № 954).

При присвоении работнику квалификационного разряда по профессии рабочего (впервые либо нового, более высокого) каждый раз производится соответствующая запись в трудовой книжке работника. В гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер записи, в гр. 2 – дата получения второй профессии рабочего, в гр. 3 – название полученной профессии рабочего с указанием соответствующего разряда, в гр. 4 – удостоверение (свидетельство), его номер и дата (п. 32 Инструкции о трудовых книжках). Приказ издавать не нужно.

Документы:

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь 16.06.2014 № 40 (Инструкция о трудовых книжках).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).

Положение о непрерывном профессиональном обучении по профессиям рабочих, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.07.2011 № 954.