Главное в статье:

• рассказываем, как провести кадровый аудит самостоятельно. Автор дает рекомендации и образцы документов, сопровождающие процедуру аудита.

(Окончание. Начало см.: «Я – специалист по кадрам», 2020, № 22, с. 43.)

Трудовые книжки

Данные, содержащиеся в трудовой книжке, позволяют нанимателю получить информацию об опыте работы принимаемого на работу лица, о его профессии, специальности, должности, квалификации. Трудовая книжка является одним из основных документов, которые наниматель обязан потребовать, а гражданин – предъявить нанимателю при заключении трудового договора (ст. 26 ТК). Прием на работу без трудовой книжки (за исключением совместителей и лиц, поступающих на работу впервые) не допускается.

Учет движения, ведение трудовых книжек работников и вкладышей к ним осуществляет работник, уполномоченный приказом нанимателя (при отсутствии отдела кадров либо специалиста по кадрам в штате организации). Наниматель может определить лицо, которое будет исполнять функции нанимателя, связанные с учетом движения, ведения трудовых книжек и заверения записей в них. В этом случае должен быть издан приказ о назначении ответственного лица. При отсутствии ответственного лица ставить подпись в трудовых книжках вправе только наниматель.

Формулировка приказа может быть такой:

Проверьте, всем ли работникам, от которых приняты трудовые книжки, выданы расписки о приеме трудовой книжки.

Расписка оформляется в произвольной форме. Обязательными являются реквизиты нанимателя.

Также проверьте, ознакомлены ли работники с внесенной записью о приеме на работу в трудовую книжку. Ознакомление с записью о приеме на работу подтверждается подписью работника в личной карточке, где также производится запись о приеме на работу в соответствии с приказом о приеме на работу и записью в трудовой книжке.

Сведения о работниках и их трудовых книжках вносятся в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге должны быть зарегистрированы все трудовые книжки работников.

В процессе трудовой деятельности работников в трудовые книжки вносятся сведения:

1. о переводе на другую постоянную работу;
2. присвоении разряда, категории;
3. заключении контракта;
4. награждениях и поощрениях;
5. повышении квалификации, подготовке, стажировке и повышении квалификации.

Проверьте записи в трудовых книжках на соответствие приказам.

Также проверьте, где и как хранятся трудовые книжки. Они должны храниться в специально оборудованном месте. Трудовые книжки, не востребованные гражданами при увольнении, хранятся у нанимателя отдельно от трудовых книжек работников в течение 2 лет, а затем передаются по описи в архив организации.

Должностные (рабочие) инструкции работников

Обязанности, которые должен выполнять работник по своей специальности, профессии, квалификации, должности, определяются в ЕКСД (для специалистов и руководителей) и ЕКТС (для рабочих). На основании ЕКСД и ЕКТС, утвержденных Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь, разрабатываются должностные (рабочие) инструкции.

Должностные (рабочие) инструкции разрабатываются на основе типовых должностных (рабочих) инструкций в соответствии с Положением о структурном подразделении, техническими правилами, регламентами, технологическими картами и т.п. руководителями структурных подразделений. Должностная (рабочая) инструкция подписывается разработавшим ее руководителем структурного подразделения. При наличии на предприятии (в организации) юридической службы (юрисконсульта) должностная инструкция согласовывается с данной службой (специалистом). Также должностная (рабочая) инструкция согласовывается со специалистом по охране труда и заместителем руководителя по направлению деятельности структурного подразделения. Должностную (рабочую) инструкцию утверждает руководитель организации и регистрируют сотрудники кадровой службы.

Проверьте наличие подписей работников об ознакомлении с должностными (рабочими) инструкциями.

Штатное расписание

Трудовой договор с работниками заключается для выполнения работы по одной или нескольким профессиям (должностям) в соответствии со штатным расписанием (ст. 19 ТК). Следовательно, в каждой организации должно быть утверждено штатное расписание.

Форма штатного расписания определяется нанимателем самостоятельно.

Проверьте, чтобы в штатном расписании не было замазок, зачеркиваний и других исправлений, внесенных от руки и не обоснованных приказами. Изменения в штатное расписание вносятся только на основании приказа (распоряжения) нанимателя (руководителя организации).

Расчетные листки

Расчетный листок – это документ, который подтверждает размер заработной платы работников. При выплате заработной платы наниматель обязан ежемесячно выдавать работникам расчетные листки (ст. 80 ТК). В расчетном листке должны указываться составные части заработной платы за соответствующий период времени, размеры удержаний из заработной платы, общая сумма заработной платы, подлежащей выплате.

Обязательные сведения:

1. количество отработанных часов с указанием месячной нормы;
2. размер тарифной ставки (должностного оклада);
3. размер повышения тарифной ставки, в т.ч. по контракту;
4. размер выплат стимулирующего характера;
5. размер удержаний из заработной платы (подоходный налог, страховые взносы, задолженность по командировкам, возмещение материального ущерба, нанесенного нанимателю, профсоюзные взносы, алименты, суммы по исполнительным листам, возврат кредитов и т.п.);
6. размер произведенных нанимателем выплат.

Поскольку форма расчетного листка законодательно не установлена, то она утверждается нанимателем. В разработанной форме расчетного листка наниматель помимо вышеуказанных сведений может предусматривать дополнительно, например, табельный номер работника, код структурного подразделения, вид системы оплаты труда и иные сведения.

Приказы (распоряжения) по личному составу о заключении, изменении, прекращении трудовых отношений, о предоставлении отпусков, о командировании, о применении либо снятии дисциплинарных взысканий и ряд других

Требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности
и организационно-правовой формы установлены в Инструкции по делопроизводству.

Требования Инструкции по делопроизводству распространяются на всю организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя, а также устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий.

Табель учета использования рабочего времени

Рабочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с трудовым, коллективным договором, а также правилами внутреннего трудового распорядка обязан находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности в соответствии с принятым у нанимателя режимом рабочего времени.

Фактическое рабочее время – время с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену).

Режим рабочего времени – это порядок распределения нанимателем установленных норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и прочих календарных периодов.

Обязанностью нанимателя является учет явки работников на работу и ухода с нее, а также учет рабочего времени как по организации в целом, так и по ее структурным подразделениям.

С целью учета рабочего времени руководители структурных подразделений осуществляют контроль за своевременным началом и окончанием рабочего дня, правильным использованием рабочего времени. Также приказом нанимателя может быть назначено лицо, ответственное за ведение табельного учета (по структурным подразделениям и по предприятию). Однако если обязанность по ведению табеля учета использования рабочего времени содержится в должностной инструкции работника, то издавать приказ (распоряжение) о назначении ответственного лица не нужно.

На законодательном уровне не закреплены условные обозначения видов затрат рабочего времени, применяемые для проставления в табелях учета использования рабочего времени. До сих пор многие организации заимствуют обозначения из Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Минстата Республики Беларусь от 17.01.2001 № 80, которая утратила силу в 2009 г.

Если организация вводит новые условные обозначения видов затрат рабочего времени для использования в табелях учета использования рабочего времени, то их необходимо утвердить приказом.

Графики сменности

Рабочая смена – одна из первичных норм рабочего времени. Работа в две и более смены является сменной. Сменная работа вводится в организации, когда длительность производственного процесса (работы) превышает установленную продолжительность ежедневной работы.

График сменности – документ, определяющий конкретный режим рабочего времени при сменной работе. Он составляется на определенный календарный (учетный) период. При этом необходимо учитывать, что в течение данного периода должна соблюдаться установленная еженедельная норма рабочего времени для каждого работника.

Соблюдение графиков сменности обязательно как для нанимателя, так и для работника.

Проверьте, все ли работники ознакомлены под подпись с графиками сменности.

Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее 1 месяца до введения его в действие.

В случае производственной необходимости наниматель имеет право изменить последовательность чередования работников по сменам, предупредив об этом работника не позднее чем за день до начала смены.

При проверке графиков работ (сменности) необходимо обратить внимание, что при планировании графика работ (сменности) для отдельных категорий работников наниматель обязан руководствоваться ст. 115 ТК.

Кроме того, запрещается привлечение к сверхурочным работам, работе в государственные праздники, в праздничные и выходные дни беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (даже при наличии их согласия). Привлечение к сверхурочным работам, работам в государственные праздники, праздничные и выходные дни женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет), возможно только с письменного согласия работниц.

В условиях непрерывного производства, при отсутствии возможности организовать работу по графику 5-дневной или 6-дневной рабочей недели наниматель обязан применять такой график сменности, который обеспечивает непрерывное обслуживание производственного персонала сменами постоянной продолжительности.

Продолжительность ежедневного отдыха от конца одной рабочей смены до начала следующей должна быть (включая время перерыва для отдыха и питания) не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующей отдыху смене. Если продолжительность смены по графику более 8 ч, то уменьшение продолжительности ежедневного отдыха между сменами должно быть компенсировано в таком случае за счет увеличения еженедельного непрерывного отдыха.

Работа в течение двух смен подряд запрещается.

График трудовых отпусков

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором. График составляется на календарный год и утверждается не позднее 5 января.

При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников, а также планирует очередность трудовых отпусков в соответствии с частью четвертой ст. 168 ТК.

Проверьте наличие подписей работников об ознакомлении с графиком отпусков.

Помимо графика трудовых отпусков проверке подлежат:

• приказы о предоставлении, продлении (переносах) трудовых отпусков;
• документы, послужившие основанием для издания приказов о предоставлении (продлении) трудовых отпусков, такие как заявления работников, листки нетрудоспособности и ряд других доку­ментов;
• личные карточки работников в случае, если таковые ведутся (записи о предоставлении отпусков должны вноситься в раздел учета предоставления трудовых отпусков).

По завершении аудита…

По завершении аудита кадровой документации и локальных актов на соответствие законодательству о труде комиссия составляет акт и представляет его на утверждение руководителю организации.

В акте содержатся сведения о выявленных в результате аудита ошибках, нарушениях, соответствии или несоответствии документов действующему законодательству и правилам делопроизводства либо об их отсутствии, анализируются причины, повлекшие за собой нарушения, даются рекомендации по их устранению.

Документы:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).