(Окончание. Начало см.: «Я – специалист по кадрам», 2020, № 22, с. 34.)
Образец выписки из номенклатуры дел кадровой службы см. в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Образец описи дел кадровой службы см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Составление номенклатуры дел на 2021 год
Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (часть четвертая п. 150 Инструкции № 4).
Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (п. 153 Инструкции № 4).
Номенклатуры дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 11 к Инструкции № 4. Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения (п. 158 Инструкции № 4).
После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам (п. 157 Инструкции № 4). Выписка из номенклатуры дел может быть оформлена как документ в электронном виде (п. 26 приложения 20 к Инструкции № 4).
В номенклатуру дел кадровой службы включаются документы постоянного, временного (до 10 лет и свыше 10 лет) хранения, в т.ч. учетно-регистрационные формы (журналы, книги) (часть первая п. 161 Инструкции № 4). Также в ее состав включаются электронные дела, содержащие документы в электронном виде, информационные ресурсы, гибридные дела (подп. 165.5 п. 165 Инструкции № 4).
Наименование раздела номенклатуры дел кадровой службы будет зависеть от того, по какому принципу была составлена номенклатура дел.
Так, при использовании структурного принципа построения номенклатуры дел названиями ее разделов являются наименования структурных подразделений организации (в соответствии со штатным расписанием организации). Например: отдел кадров; управление по работе с персоналом, бюро кадров и др.
Функциональный принцип построения применяется в бесструктурных организациях. Названиями разделов номенклатуры дел организации, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации. Например: работа с кадрами; кадровое администрирование и др.
Заполнение графы 3 номенклатуры дел за 2020 год
Графа 3 сводной номенклатуры заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (подп. 165.3 п. 165 Инструкции № 4).
Графа 3 также заполняется и в выписках из номенклатуры дел организации. В ней указывается количество заведенных томов (частей) по каждому делу.
Сведения, содержащиеся в гр. 3 выписок из номенклатуры дел организации, передаются структурными подразделениями в службу ДОУ (лицу, ответственному за ДОУ) организации. Если дело не заведено, гр. 3 не заполняется или в ней указывается цифра «0» (п. 56 Методических рекомендаций № 23).
Дела делятся на тома по количеству листов. Объем каждого тома дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм (п. 171 Инструкции № 4).
Пример
В организации в 2020 г. было заведено дело 02-03 «Приказы директора общества по личному составу (о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении и др.)», объем которого к июню 2020 г. составил 300 листов. В свою очередь, ведение данного дела было продолжено во 2-м томе, т.е. к концу делопроизводственного года было сформировано 2 тома данного дела.
Таким образом, в гр. 3 номенклатуры дел для дела 02-03 необходимо указать «2».
Сведения о количество дел (томов, частей), заведенных в кадровой службе организации в течение года, необходимы для составления итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных во всей организации (п. 167 Инструкции № 4).
Подготовка описи дел кадровой службы и передача документов в архив
Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Отдельные описи дел составляются на документы по личному составу (п. 84 Правил работы архивов).
Опись дел кадровой службы должна быть составлена и оформлена в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п. 87 Правил работы архивов).
Таким образом, опись дел по личному составу за 2019 г. должна быть оформлена не позднее 31 декабря 2020 г., а представлена в архив в 2021 г.
В опись дел по личному составу включаются следующие дела в следующем порядке:
- приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;
- должностные (рабочие) инструкции работникам;
- личные карточки работников;
- личные дела работников;
- невостребованные трудовые книжки;
- документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей служащих, избранию на должность служащего, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т.п.;
- документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;
- документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.
Личные дела, невостребованные трудовые книжки уволенных работников выделяются в отдельный подраздел годового раздела сводной описи дел по личному составу и систематизируются по алфавиту фамилий (п. 165 Правил работы архивов).
При составлении описей дел с документами по личному составу необходимо обратить внимание на следующие особенности.
В гр. 1 описи дел по личному составу кадровой службы вносятся порядковые номера заголовков дел, включенных в опись. Порядковые номера дел по описи дел по личному составу кадровой службы обозначаются арабскими цифрами. В случае обнаружения ошибки в нумерации после составления и утверждения в установленном порядке описи дел по личному составу при передаче дел в архив организации ошибочное повторение номеров дел устраняется путем добавления буквенных обозначений к повторному номеру дела (литерные номера) (п. 85 Методических рекомендаций № 13).
Например: 7, 7а, 8.
В гр. 2 описи дел по личному составу кадровой службы вносятся индексы дел по номенклатуре дел, утвержденной на соответствующий год.
Например: 03-22, 4-11 и др.
При внесении в опись дел по личному составу кадровой службы личных дел работников их индексами являются не индексы дел по номенклатуре (все личные дела в номенклатуре дел учитываются под одним индексом), а порядковые номера, присвоенные им по
журналу (книге) учета личных дел. Аналогично при внесении в опись дел невостребованных трудовых книжек указывается порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 86 Методических рекомендаций № 13).
В гр. 3 описи дел по личному составу кадровой службы вносятся название раздела, заголовок дела (тома, части).
В заголовке дела указываются название вида заводимого дела (документы, дело) или разновидности включенных в него документов (приказы, протоколы, акты и др.), а также тема (содержание) дела.
Заголовки личных дел, дел с личными карточками, невостребованными трудовыми книжками располагаются в описи дел по личному составу кадровой службы по алфавиту фамилий работников.
Декларации о доходах и имуществе могут включаться в опись дел по личному составу после соответствующих личных дел и систематизироваться по алфавиту фамилий работников (п. 87 Методических рекомендаций № 13).
В гр. 4 описи дел по личному составу кадровой службы указываются даты первого и последнего документов каждого дела в соответствии с информацией, указанной на обложке дела (абз. 10 п. 90 Правил работы архивов). Для заголовков дел с личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами и должностными (рабочими) инструкциями работников указывается только год (подп. 82.5 п. 82 Правил работы архивов).
В гр. 5 описи дел цифрами указывается количество листов, указанное на обложке дела (абз. 10 п. 90 Правил работы архивов).
В гр. 6 описи дел указывается срок хранения в соответствии с обложкой дела (абз. 10 п. 90 Правил работы архивов).
В гр. 7 описи дел по личному составу кадровой службы используется для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и др. (п. 91 Методических рекомендаций № 13).
Описи дел структурных подразделений имеют номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс» (п. 88 Правил работы архивов).
Например: 11/2019лс.
На отдельные категории дел по личному составу (личные дела, невостребованные трудовые книжки работников и др.) при их значительном количестве допускается составлять отдельные описи дел (п. 75 Методических рекомендаций № 13).
На обложках дел, внесенных в опись дел по личному составу структурного подразделения, в левом нижнем углу мягким черным графитным карандашом проставляются временные шифры дел в соответствии с описью дел по личному составу. Временный шифр включает номер описи дел по личному составу, в которую включено дело, и номер дела в этой описи (п. 94 Правил работы архивов).
Например:
Оп. № 15/2019лс
Д. № 15
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения (п. 92 Правил работы архивов).
По описи дел кадровой службы документы сдаются в архив организации. На основе описей дел структурных подразделений в архиве организации составляются годовые разделы сводных описей дел (п. 95 Правил работы архивов).
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция № 4).
Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 (Методические рекомендации № 23).
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила работы архивов).
Методические рекомендации по архивному описанию документов и дел по личному составу, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 29.05.2020 № 13 (Методические рекомендации № 13).