О том, как правильно оформить документы на трудовую пенсию работника по возрасту и уволить его в связи с выходом на пенсию, читайте в статье.
Как известно, гражданам Республики Беларусь гарантируется право на социальное обеспечение в старости, в случае болезни, инвалидности, утраты трудоспособности, потери кормильца и в других случаях, предусмотренных законодательством (ст. 47 Конституции РБ).
Реализуется данная гарантия путем назначения трудовой (по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца, за выслугу лет, за особые заслуги перед республикой) либо социальной пенсии (ст. 4 Закона РБ от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении» (далее – Закон № 1596-XII)).
В настоящей статье предложен алгоритм действий при подготовке нанимателем документов на трудовую пенсию работника по возрасту и увольнении его в связи с выходом на пенсию.
Алгоритм кадровых действий при подготовке нанимателем документов на трудовую пенсию работника по возрасту
Право на пенсию по возрасту имеют:
– мужчины – по достижении 60 лет и при наличии стажа работы не менее 25 лет;
– женщины – по достижении 55 лет и при наличии стажа работы не менее 20 лет (ст. 11 Закона № 1596-XII).
Порядок оформления пенсии по возрасту регулирует Положение о порядке представления и оформления документов для назначения пенсий в соответствии с Законом Республики Беларусь «О пенсионном обеспечении», утвержденное приказом Минсоцзащиты РБ от 23.05.1997 № 44 (далее – Положение № 44).
Так, приказом или распоряжением работодателя определяется работник (группа работников), ответственный за подготовку пенсионных документов и своевременное представление их в районные (городские) управления (отделы) по труду, занятости и социальной защите (далее – представитель работодателя) (часть первая п. 27 Положения № 44).
Данным представителем, как правило, назначают работника, который по роду своей основной деятельности связан с оформлением документов о приеме на работу и увольнении, учетом личного состава, ведением трудовых книжек, а если быть точнее, специалиста по кадрам (часть вторая п. 27 Положения № 44).
Дальше приведем алгоритм кадровых действий, необходимый при подготовке документов.
Рассмотрим данный алгоритм более подробно.
Шаг 1. Составляйте в начале каждого года список всех работников, которые в следующем году достигают пенсионного возраста и приобретают право на пенсию (в т.ч. при пониженном возрасте).
В начале каждого года на всех работников, которые в следующем году достигают пенсионного возраста и приобретают право на пенсию (в т.ч. при пониженном возрасте), работодатель на основании их личных карточек и трудовых книжек составляет списки (часть первая п. 29 Положения № 44).
От редакции:
Обратите внимание, что составлять списки надо в начале каждого года на следующий год, поскольку до передачи документов о назначении пенсии в районное (городское) управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите необходимо проделать немало работы, в т.ч. и известить самого работника за месяц до достижения работником пенсионного возраста. Тем более если пенсионный возраст работника наступает в начале года, то можно и не успеть соблюсти сроки извещения о порядке обращения за пенсией и произвести предварительную подготовку документов.
Списки следует составлять в хронологическом порядке в зависимости от даты приобретения права на пенсию. В них должны быть указаны фамилия, имя, отчество работника, день, месяц и год его рождения, должность (профессия) и наименование структурного подразделения, основания назначения пенсии, общий и специальный стаж работы (часть вторая п. 29 Положения № 44).
Списки оформляют в соответствии с приложением 1 к Методическим рекомендациям по организации на предприятиях, в учреждениях, организациях, колхозах, кооперативах и иных субъектах хозяйствования работы по оформлению и представлению документов к назначению пенсий, утвержденным приказом Минсоцзащиты РБ от 14.03.1996 № 8 (далее – Методические рекомендации № 8).
Образец Списка работников, у которых возраст, необходимый для назначения пенсии, наступает в следующем году, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Шаг 2. Проведите предварительную подготовку документов для назначения пенсий работникам, указанным в списке, и оформите представление для назначения им пенсий.
В отношении работников, включенных в указанные выше списки, работодатель осуществляет предварительную подготовку документов для назначения им пенсий, включая документы, подтверждающие право на пенсию за работу с особыми условиями труда и за выслугу лет.
При необходимости должны быть приняты меры по истребованию недостающих документов, а в соответствующих случаях – розыску свидетелей, которые, по мнению работника, могли бы подтвердить периоды его работы (часть первая п. 30 Положения № 44).
На основе всех собранных документов работодатель оформляет представление для назначения пенсии (часть вторая п. 30 Положения № 44).
Форма представления установлена приложением 2 к Инструкции о порядке оформления и ведения дел по назначению государственных пенсий, утвержденной приказом Минсоцзащиты РБ от 29.09.1998 № 85 (далее – Инструкция № 85).
Шаг 3. Известите работников, указанных в списке, о порядке обращения за пенсией не позднее чем за месяц до достижения работником пенсионного возраста и приобретения права на пенсию.
Работодатель за месяц до достижения работником пенсионного возраста и приобретения права на пенсию извещает его о порядке обращения за пенсией (п. 31 Положения № 44).
Извещать работника о порядке обращения за пенсией желательно письменно либо фиксировать данный факт документально (например, путем ведения журнала извещений, в котором извещенный работник будет проставлять свою подпись).
Шаг 4. Истребуйте у работников заявления о назначении пенсий и зарегистрируйте их в журнале регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий (в случае если работник желает оформить пенсию).
После извещения работника о порядке обращения за пенсией следует дать ему для заполнения заявление о назначении пенсии, и в случае его желания оформить пенсию помочь ему его заполнить.
Заявление о назначении пенсии заявитель заполняет по установленной форме, и оно регистрируется в журнале регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий (п. 32 Положения № 44).
Форма заявления о назначении пенсии установлена приложением 1 к Инструкции № 85.
Форма журнала содержится в приложении 3а к Методическим рекомендациям № 8.
Образец журнала регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Шаг 5. Ознакомьте работников с представлением и другими документами о назначении пенсии под роспись в представлении.
Работодатель в 10-дневный срок со дня регистрации заявления оформляет все необходимые документы и свое представление, знакомит с ним заявителя (под расписку в представлении) и рассматривает вопрос о возможности представления данного работника к назначению пенсии (п. 33 Положения № 44).
Если работнику, обратившемуся за назначением пенсии, отказано в представлении к назначению пенсии, ему сообщают об этом в письменной форме с указанием причины отказа (часть вторая ст. 75 Закона № 1596-XII).
Шаг 6. Передайте заявление, представление и все документы о назначении пенсии в районное (городское) управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите.
Работодатель в 10-дневный срок со дня поступления заявления оформляет необходимые для назначения пенсии документы и вместе с поданным заявлением и своим представлением направляет их в районное (городское) управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите по месту жительства заявителя либо в порядке, определяемом Минтруда и соцзащиты, – в районное (городское) управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите по месту нахождения работодателя (часть вторая ст. 75 Закона № 1596-XII).
Обращение за назначением пенсии может осуществляться в любое время после возникновения права на пенсию без ограничения каким-либо сроком (п. 4 Положения № 44).
Обращение за назначением трудовой пенсии по возрасту может осуществляться и до наступления пенсионного возраста, однако не ранее чем за месяц до возникновения права на эту пенсию.
Ответственность нанимателя за несвоевременное и неполное оформление и представление документов, необходимых для назначения пенсии
Работодатели обязаны своевременно оформлять документы о стаже работы, заработке и о результатах аттестации рабочих мест по условиям труда, необходимые для назначения пенсии, и своевременно представлять их в районные (городские) управления (отделы) по труду, занятости и социальной защите (часть первая ст. 76 Закона № 1596-XII).
Также они несут материальную ответственность перед пенсионером за ущерб, причиненный несвоевременным и неполным оформлением документов, необходимых для назначения и перерасчета пенсии, а также представлением документов, содержащих недостоверные сведения, в порядке, установленном законодательством РБ (часть вторая ст. 76 Закона № 1596-XII).
Суммы пенсии, излишне выплаченные в связи с представлением работодателем документов, содержащих недостоверные сведения, взыскиваются в пользу органа, выплачивающего пенсию, по его распоряжению в бесспорном порядке с работодателей – юридических лиц и в судебном порядке с работодателей – физических лиц (часть третья ст. 76 Закона № 1596-XII).
Нарушение работодателем или его уполномоченным должностным лицом требований законодательства о своевременном оформлении документов о стаже работы, заработке и результатах аттестации рабочих мест по условиям труда, необходимых для назначения пенсий, либо представление таких документов, содержащих неполные или недостоверные сведения, – влекут наложение штрафа в размере от 20 до 50 базовых величин (ст. 9.14 Кодекса РБ об административных правонарушениях (далее – КоАП)).
Алгоритм кадровых действий при увольнении работника в связи с выходом его на пенсию
На практике часто встречаются ситуации, когда работник, достигнув пенсионного возраста, не желает продолжать работать. Порядок кадровых действий при увольнении такого работника будет следующим.
Рассмотрим данный порядок кадровых действий более подробно.
Шаг 1. Получите заявление работника с просьбой или требованием уволить его в связи с выходом на пенсию.
Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, предупредив об этом нанимателя письменно за 1 месяц (ст. 40 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
При наличии обстоятельств, исключающих или значительно затрудняющих продолжение работы (состояние здоровья, пенсионный возраст, радиоактивное загрязнение территории и другие случаи), а также в случаях нарушения нанимателем законодательства о труде, коллективного договора, соглашения, трудового договора наниматель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.
Если с работником пенсионного возраста, с которым заключен трудовой договор на неопределенный срок, все понятно, то как быть с тем работником, с которым заключен срочный трудовой договор либо контракт? Ведь расторжение срочного трудового договора, контракта по требованию работника возможно лишь при наличии определенных обстоятельств.
Так, срочный трудовой договор подлежит расторжению досрочно по требованию работника в случае его болезни или инвалидности, препятствующих выполнению работы по трудовому договору, нарушения нанимателем законодательства о труде, коллективного или трудового договора и по другим уважительным причинам (ст. 41 ТК).
Также расторжение контракта возможно по требованию работника в случае его болезни или инвалидности, препятствующих выполнению работы по контракту, нарушения нанимателем законодательства о труде, коллективного договора или условий контракта и по другим уважительным причинам (ст. 41 ТК) (часть первая п. 19 постановления Верховного Суда РБ от 26.06.2008 № 4 «О практике рассмотрения судами трудовых споров, связанных с контрактной формой найма работников» (далее – постановление № 4)).
В то же время при оценке уважительности причин расторжения контракта по требованию работника судам предписано учитывать, что указанные истцом причины препятствовали ему выполнять работу по заключенному контракту. К этим причинам могут относиться, например, состояние здоровья, выход на пенсию, изменение места жительства, необходимость ухода за больными членами семьи (часть вторая п. 19 постановления № 4).
Таким образом, если работник напишет заявление об увольнении его в связи с выходом на пенсию, то нанимателю следует его уволить в срок, указанный в заявлении работника.
Шаг 2. Подготовьте проект приказа об увольнении работника в связи с выходом на пенсию и передайте его на подпись руководителю.
На нанимателя законодательством о труде возложена обязанность оформлять прекращение трудового договора (контракта) с работником приказом (распоряжением) (п. 15 ст. 55 ТК).
Обязанность по подготовке проектов приказа об увольнении, как правило, возложена на кадровую службу организации, а при ее отсутствии – на лицо, ответственное за ведение кадровой работы.
Приказ об увольнении в связи с выходом на пенсию должен содержать следующие обязательные сведения и условия:
– фамилию, имя и отчество увольняемого работника;
– структурное подразделение, в котором работает работник;
– дату и основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК;
– количество календарных дней неиспользованного трудового отпуска, подлежащих замене денежной компенсации при увольнении.
Составленный приказ об увольнении работника подписывает уполномоченное должностное лицо нанимателя.
К таким лицам относят руководителя (его заместителей) организации (обособленного подразделения), руководителя структурного подразделения (его заместителей), мастера, специалиста или иного работника, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (ст. 1 ТК).
Образец приказа об увольнении в связи выходом на пенсию работника, с которым заключен трудовой договор на неопределенный срок, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с.27 журнала.
Образец приказа об увольнении в связи выходом на пенсию работника, с которым заключен контракт, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с.28 журнала.
Шаг 3. Ознакомьте работника под роспись с приказом о его увольнении.
Обязанность нанимателя ознакамливать работника с приказом об увольнении под роспись (за исключением случаев увольнения за совершение дисциплинарного проступка) в какой-либо срок законодательством о труде не предусмотрена. Вместе с тем рекомендуется знакомить работников с приказами об увольнении по указанному основанию в разумный срок (в данном случае в день издания приказа).
Шаг 4. Передайте приказ об увольнении работника в бухгалтерию организации.
Приказ об увольнении является документом, на основании которого бухгалтерия будет производить начисление и выплату работнику всех сумм, причитающихся ему от нанимателя при увольнении. Поскольку все выплаты, причитающиеся работнику от нанимателя, производят в день увольнения (часть первая ст. 77 ТК), копию приказа об увольнении необходимо передать в бухгалтерию организации в день его подписания уполномоченным должностным лицом нанимателя. Это позволит своевременно начислить и выплатить работнику все причитающиеся ему суммы при увольнении.
Шаг 5. Внесите запись об увольнении в трудовую книжку работника.
На основании приказа об увольнении лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, вносит запись об увольнении в трудовую книжку работника (п. 11 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).
Формулировка записи в трудовой книжке должна соответствовать формулировке приказа.
Образец записи, вносимой в трудовую книжку работника, с которым заключен трудовой договор на неопределенный срок, при увольнении его в связи выходом на пенсию, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Образец записи, вносимой в трудовую книжку работника, с которым заключен контракт, при увольнении его в связи выходом на пенсию, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Шаг 6. Внесите запись об увольнении в личную карточку работника.
На основании приказа об увольнении специалист по кадрам вносит запись об увольнении не только в трудовую книжку работника, но и в его личную карточку (п. 16 Инструкции № 30).
От редакции:
Формулировка записи об увольнении в личной карточке работника должна соответствовать формулировке записи в трудовой книжке (вкладыше к ней).
Шаг 7. Ознакомьте работника с записью, внесенной в трудовую книжку, в его личной карточке.
С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке (п. 16 Инструкции № 30).
Шаг 8. Выдайте работнику его трудовую книжку под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Наниматель обязан выдать работнику в день увольнения трудовую книжку.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, собственноручно указав дату получения (часть четвертая п. 58 Инструкции № 30).
В случае если работник отсутствует на работе в день увольнения, наниматель в этот же день направляет ему заказное письмо с уведомлением с указанием о необходимости получения трудовой книжки (п. 47 Инструкции № 30).
ЭТО ВАЖНО! Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника (п. 47 Инструкции № 30).
При наличии письменного согласия работника на пересылку трудовой книжки наниматель обязан переслать ее работнику почтой.
Шаг 9. Произведите выплату работнику всех сумм, причитающихся ему при увольнении.
При увольнении работника все выплаты, причитающиеся ему от нанимателя, производят в день увольнения. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие выплаты должны быть произведены не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете (ст. 77 ТК).
В случае спора о размерах выплат, причитающихся работнику при увольнении, наниматель обязан в указанный в части первой ст. 77 ТК срок выплатить не оспариваемую им сумму.
При невыплате по вине нанимателя причитающихся при увольнении сумм работник имеет право взыскать с нанимателя средний заработок за каждый день их задержки (ст. 78 ТК).
Ответственность нанимателя за задержку выдачи трудовой книжки и окончательного расчета
При задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки (ст. 79 ТК). Кроме того, уполномоченное должностное лицо нанимателя, по вине которого произошла задержка выдачи трудовой книжки работнику при увольнении, может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа от 4 до 20 базовых величин (БВ) (от 400 000 до 2 000 000 руб.) (ч. 4 ст. 9.19 КоАП).
За задержку расчета при увольнении предусмотрена административная ответственность уполномоченных должностных лиц нанимателя в виде штрафа в размере от 4 до 20 БВ (что составляет от 400 000 до 2 000 000 руб.), а на юридическое лицо – от 10 до 100 БВ (от 1 000 000 до 10 000 000 руб.) (ч. 1 ст. 9.19 КоАП).
