Главное в статье:

описываются правила оформления и ведения новой книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в случае заполнения всех страниц предыдущей.

Наниматель или уполномоченное должностное лицо нанимателя, оформляющее прием и увольнение работников, ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета) по форме согласно приложению к Инструкции о трудовых книжках. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним). Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя) (п. 79 Инструкции о трудовых книжках).

Помимо п. 79 Инструкции о трудовых книжках, законодательство не содержит специальных норм, касающихся ведения книги учета. На практике зачастую возникают различные вопросы по рассматриваемой теме, не урегулированные п. 79 Инструкции о трудовых книжках.

Как правильно оформить книгу учета, в т.ч. новую, в случае заполнения всех страниц предыдущей книги учета? Надо ли переносить какие-либо записи из заполненной книги учета в новую или же в новую книгу учета нужно вносить только записи, касающиеся вновь принятых работников?

Попытаемся ответить на данные вопросы, исходя из п. 79 Инструкции о трудовых книжках и общих норм законодательства о делопроизводстве.

Подпункт 165.2 п. 165 Инструкции по делопроизводству предусматривает включение в номенклатуру дел учетно-регистрационных форм. Полагаем, что книга учета является такой формой и, как следствие, подлежит включению в номенклатуру дел отдела кадров и в соответствующий раздел сводной номенклатуры дел организации в качестве самостоятельного дела с индексом, заголовком и установленным сроком хранения. При этом индекс должен состоят из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел, в котором систематизированы дела отдела кадров, и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела) (подп. 165.1 п. 165 Инструкции по делопроизводству).

Срок хранения книги учета определен п. 648 перечня № 140 и составляет 50 лет. Таким образом, книга учета может рассматриваться в качестве дела временного (свыше 10 лет) хранения (п. 161 Инструкции по делопроизводству). Она подлежит оформлению и передаче в архив в соответствии с гл. 13 и 15 Инструкции по делопроизводству. Фактически в качестве книги учета может быть использован ее бланк, напечатанный типографским способом, или обычная тетрадь, расчерченная по установленной форме, или прошитые в картонной папке листы А4, расчерченные таким же образом. Важно лишь соблюсти форму книги учета, определенную приложением к Инструкции о трудовых книжках.

Поскольку в подавляющем большинстве случаев книга учета ведется в течение 2 и более лет, она является переходящим делом и включается в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом, под которым она была включена в номенклатуру дел предыдущего делопроизводственного года.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством (п. 181 Инструкции по делопроизводству). Таким образом, книга учета подлежит частичному оформлению при ее заведении и полному оформлению после ее завершения.

Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел (п. 182 Инструкции по делопроизводству).

Представляется, что в соответствии с Инструкцией по делопроизводству необходимо распечатать обложку дела на листе А4 и приклеить ее к обложке книги учета (типографской формы, тетради, картонной папки). Оформленную таким образом книгу учета необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного должностного лица в соответствии с п. 79 Инструкции о трудовых книжках.

Справочно:

форма обложки дела определена приложением 15 к Инструкции по делопроизводству.

После частичного оформления книга учета ведется в установленном порядке до ее завершения. После завершения делопроизводством книга учета подлежит полному оформлению в соответствии с пп. 183–188 Инструкции по делопроизводству для передачи в архив.

ЭТО ВАЖНО!

Книгу учета следует считать завершенной делопроизводством с даты, когда последний работник, трудовая книжка которого зарегистрирована в данной книге учета, распишется в получении трудовой книжки при увольнении.

Если новые записи не вносятся в книгу учета в связи с заполнением всех соответствующих граф, однако уволены не все работники, трудовые книжки которых зарегистрированы в этой книге учета, она не считается завершенной. Однако для регистрации трудовых книжек вновь принимаемых работников необходимо завести новую книгу учета, которая должна вестись с даты регистрации трудовой книжки первого работника, принятого после заведения данной книги учета в делопроизводстве (первого вкладыша к трудовой книжке, полученного после этого момента).

ЭТО ВАЖНО!

Никакие записи из предыдущей книги учета в новую не переносятся.

Работники должны расписываться в получении трудовых книжек в той книге учета, в которой соответствующие трудовые книжки были изначально зарегистрированы. В связи с этим складывается ситуация, когда в организации в течение одного делопроизводственного года ведутся 2 или несколько книг учета.

По мнению автора, их разграничение между собой как самостоятельных дел должно осуществляться путем присвоения им разных индексов по номенклатуре дел. Так, в конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года (подп. 165.1 п. 165 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, при необходимости заведения в делопроизводственном году новой книги учета следует внести ее в номенклатуру дел под резервным индексом. На наш взгляд, заголовки дел предыдущей и новой книг учета могут быть одинаковыми. Однако в процессе формирования дел заголовки могут уточняться (подп. 165.2 п. 165 Инструкции по делопроизводству). Следовательно, заголовок предыдущей книги учета может быть дополнен указанием на период времени, в течение которого в ней регистрировались трудовые книжки (например, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним за 2014–2020 гг.).

Пример включения книги учета в сводную номенклатуру дел

__________________________________

* Номенклатура дел составлена на основании перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (по тексту номенклатуры дел – Перечень).

Документы:

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция о трудовых книжках).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (перечень № 140).