Относятся ли приказы о привлечении к дисциплинарной ответственности, привлечении к материальной ответственности, снижении размера премии, поощрении, привлечении к работе в выходной день, выплате единовременного вознаграждения, награждении, присвоении разрядов, изменении существенных условий труда, об оказании материальной помощи, направлении работников в подшефное хозяйство к категории приказов по основной деятельности? Обязательно ли отдел кадров должен регистрировать такие документы или это может делать сотрудник другого отдела?
Все разновидности приказов, указанные в вопросе, за исключение приказов о привлечении к работе в выходные дни и о направлении работников в подшефное хозяйство, относят к категории приказов по личному составу.
Приказы, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам (п. 98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция)).
Структурные подразделения (должностные лица), ответственные за регистрацию приказов соответствующих видов и формирование их в дела, организация определяет самостоятельно.
К приказам по личному составу относят приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, заключении и продлении трудовых договоров, о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках, в т.ч. длительных и зарубежных (п. 172 Инструкции). Перечень разновидностей приказов по личному составу, приведенный в п. 172 Инструкции, не является исчерпывающим.
К приказам по личному составу должны быть отнесены также приказы об оказании материальной помощи (подп. 944.3 п. 944 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).
Приказы о награждении (разновидность поощрения), изменении фамилии, присвоении званий и др. также относят к приказам по личному составу (п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2).
Таким образом, все разновидности приказов, указанные в вопросе, за исключением приказов о привлечении к работе в выходные дни и о направлении работников в подшефное хозяйство, должны быть отнесены к категории приказов по личному составу. В случае если привлечение к работе в выходные дни предусматривает выплату денежной компенсации работникам, то такие приказы также должны быть отнесены к категории приказов по личному составу.
Сроки хранения основных разновидностей приказов по личному составу определяются согласно ст. 16.3 и 16.4 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38.
Следует помнить, что приказы по личному составу, для которых актами законодательства РБ установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно (подп. 142.3 п. 142 Инструкции). В зависимости от сроков хранения приказы по личному составу должны формироваться в отдельные дела (подп. 142.3 п. 142 Инструкции).
