Главное в статье:
- разъясняются вопросы ведения личных дел работников, на которые следует обратить внимание перед сдачей дел в архив.
1. Учитываются ли листы внутренней описи в количестве листов в деле, которые выносятся на обложку личного дела из листа-заверителя дела при сдаче его в архив?
Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листезаверителе дела по форме согласно приложению 14 к Инструкции № 4 и помещается в конце дела (тома, части) (часть первая п. 187 Инструкции № 4).
Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс) (часть вторая п. 187 Инструкции № 4).
Соответственно листы внутренней описи в количестве листов в деле не учитываются.
2. Какую последовательность предполагает хранение документов в личном деле работника: сверху вниз или снизу вверх с даты приема на работу?
При формировании личного дела работника документы включаются в него в такой последовательности (п. 6 Инструкции № 2):
– внутренняя опись документов личного дела;
– дополнение к личному листку по учету кадров;
– личный листок по учету кадров;
– автобиография;
– копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
– заявление о приеме на работу;
– копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
Последовательность включения на этапе формирования в личные дела отдельных категорий работников дополнительных документов, определенных в п. 7 Инструкции № 2, не установлена, что обусловлено рядом факторов:
– некоторые из указанных в п. 7 Инструкции № 2 документов могут создаваться как при приеме на работу (назначении, избрании на должность), так и в период осуществления работником трудовой деятельности (например, контракт, справка-объективка и др.);
– указанные в п. 7 Инструкции № 2 документы могут представляться кадровой службе организации (специалисту по кадрам) в различной последовательности;
– некоторые из указанных документов могут быть и вовсе не включены в личное дело работника (например, работник не является материально ответственным лицом, соответственно и договор о материальной ответственности в личное дело такого работника на этапе его формирования включен не будет).
С учетом вышеизложенного включение указанных в п. 7 Инструкции № 2 документов в личное дело работника на этапе его формирования может осуществляться как в хронологической последовательности, так и в последовательности, указанной в п. 7 Инструкции № 2 (по усмотрению кадровой службы организации, специалиста по кадрам).
При этом частью третьей п. 8 Инструкции № 2 установлено, что в сформированное личное дело работника (т.е. в процессе ведения личного дела работника) документы включаются в хронологической последовательности.
Следовательно, указанные в пп. 7 и 8 Инструкции № 2 документы, образовавшиеся в период осуществления работником трудовой деятельности, должны включаться в процессе ведения личного дела работника исключительно в хронологической последовательности, т.е. сверху вниз. Иными словами, первый лист будет под номером один, а далее по нарастающей, т.е. документы в личное дело подшиваются не сверху: более поздние документы подшиваются после более ранних.
3. В личное дело работника дополнительно включены аттестационный лист, аттестационная характеристика, справка, приказ (копия) о результатах аттестации.
Нужно ли изымать приказ и справку из личного дела работника?
Документы, включаемые (которые могут включаться) в состав личного дела работника, определены в пп. 6–8 Инструкции № 2.
В личное дело работника не включаются (п. 9 Инструкции № 2):
– копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
– справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
– другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
Аттестационные листы и аттестационные характеристики включаются в личное дело работника в процессе его ведения на основании абз. 2 части первой п. 8 Инструкции № 2 и п. 25 Положения № 784, как документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника.
Результаты аттестации объявляются работнику после тайного голосования аттестационной комиссией и могут быть дополнительно оформлены в виде документа (выпиской из протокола заседания аттестационной комиссии или справкой о результатах аттестации).
Справка о результатах аттестации имеет 3-летний срок хранения (п. 707 Перечня № 140). Включение ее в личное дело работника законодательством не предусмотрено, и соответственно она подлежит изъятию из состава личного дела.
Включение в личное дело работника приказа руководителя организации, издаваемого на основании решения аттестационной комиссии, законодательством также не предусмотрено.
При этом в состав личного дела работника может быть включена копия (выписка) соответствующего приказа, если согласно ему осуществляются перевод работника, его увольнение, награждение, присвоение ему классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п. (абз. 5 части первой п. 8 Инструкции № 2).
4. В личном деле работника отсутствует документ.
Какую запись указать в примечании внутренней описи документов личного дела работника? Как нумеровать листы личного дела работника?
Если документы отсутствуют в личном деле работника по причине их обоснованного изъятия (исключения), то при их изъятии должна быть внесена соответствующая запись во внутреннюю опись документов личного дела работника.
Например, в качестве таких причин могут выступать:
– решение руководителя организации об изъятии трудовых договоров (контрактов) с работниками из личных дел работников;
– изъятие из личного дела работника документов, включение которых в личное дело работника не предусмотрено законодательством, и т.п.
В графе «Примечание» внутренней описи документов личного дела работника (см. ниже) необходимо сделать отметку об изъятии документов из дела со ссылкой:
– на локальный правовой акт (иные документы) организации, в соответствии с которым документы были изъяты (приказ об извлечении трудовых договоров (контрактов) из личных дел работников; акт комиссии по проверке наличия и состояния личных дел об обнаружении недостатков ведения личных дел работников и т.п.);
– положения нормативных правовых актов, в соответствии с которыми наличие соответствующих документов в личном деле работника недопустимо (например, п. 9 Инструкции № 2).
Если документы отсутствуют в личном деле работника необоснованно, в графе «Примечание» внутренней описи документов личного дела работника также должна быть сделана соответствующая запись со ссылкой на документ, которым установлен факт необоснованного отсутствия документа, причины его отсутствия и т.п. (например, на соответствующий акт комиссии по проверке наличия и состояния личных дел).
Нумерация при этом производится согласно п. 185 Инструкции № 4.
В случае если соответствующие документы были возвращены в состав личного дела работника после его нумерации, возвращенные документы нумеруются с использованием литерных номеров (часть седьмая п. 185 Инструкции № 4).
5. Сформированные личные дела уволенных работников при подготовке к передаче в архив организации необходимо прошить.
Необходимо ли изымать их из картонной папки «Дело» для этого или они прошиваются вместе с папкой?
Личные дела работников подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую (картонную) обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются (п. 184 Инструкции № 4).
Переплет целесообразен при значительном количестве листов в личном деле работника (например, более 50 листов). Подшивка же целесообразна при незначительном количестве листов в личном деле работника (например, до 50 листов).
Типы, размеры и технические требования обложек дел длительных сроков хранения установлены в государственном стандарте СССР ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия», который введен в действие на территории Республики Беларусь с 17 декабря 1992 г. постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 17.12.1992 № 3.
Таким образом, если упоминаемая в вопросе папка «Дело» не соответствует предъявляемым требованиям (например, является папкой-скоросшивателем, имеющей металлические составляющие), то при подготовке личного дела работника к передаче в архив организации документы из такой папки изымаются и подшиваются (переплетаются) в папку (обложку) соответствующего типа.
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция № 4).
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).
Типовое положение об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 № 784 (Положение № 784).
Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень № 140).
