Закончился I квартал т.г., и наниматель как плательщик взносов на государственное социальное страхование работников обязан представить в ФСЗН сведения ПУ в виде электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью, или отправить их на корпоративный портал ФСЗН. Как правило, такие отчеты входят в обязанности специалиста по кадрам.
С июня 2014 г. вступили в силу новые документы: Инструкция о заполнении ДПУ и Инструкция о передаче-приеме ДПУ.
В новых инструкциях закреплены, дополнены и конкретизированы основные требования по заполнению анкеты застрахованного лица по форме ПУ-1, сведений о приеме и увольнении по форме ПУ-2, индивидуальных сведений по форме ПУ-3 и индивидуальных сведений на профессиональное пенсионное страхование по форме ПУ-6.
Также утвержден и порядок формирования документов персонифицированного учета для передачи их в электронном виде на web-портал ФСЗН (portal.ssf.gov.by).
Справочно:
Фонд социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь (далее – ФСЗН).
Кадровая служба, как правило, регулярно готовит отчеты по персонифицированному учету и представляет в органы ФСЗН:
– ежеквартально в течение месяца, следующего за отчетным кварталом, – по всем принятым и уволенным работникам в этот период;
– не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, – по лицам, подлежащим профессиональному пенсионному страхованию, принятым или уволенным в этот период;
– в течение 5 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления в орган социального обеспечения – по лицам, оформляющим назначение пенсии (перерасчет пенсии, перевод с одного вида пенсии на другой).
Что необходимо сделать в апреле
В течение апреля кадровой службе необходимо представить в органы ФСЗН отчеты за первый квартал текущего года. Для своевременного представления отчетности специалисту по кадрам необходимо:
1) проверить сроки действия электронных подписей.
Если сроки действия сертификата открытого ключа проверки подписи нанимателя закончились и их вовремя не продлили в органах ФСЗН, могут быть нарушены сроки сдачи отчетности, а за несвоевременность оформления ДПУ и недостоверность содержащихся в них сведений законодательством предусмотрена административная и материальная ответственность плательщиков;
2) при необходимости сформировать отчеты по форме ПУ-1.
По мере необходимости в органы ФСЗН следует представить форму ПУ-1, которая имеет 3 типа: регистрация, изменение анкетных данных и восстановление свидетельства.
Форму ПУ-1 (тип формы – регистрация) заполняют и представляют в ФСЗН в 5-дневный срок при приеме на работу физического лица, не имеющего страхового свидетельства государственного социального страхования.
ЭТО ВАЖНО! Отчет по форме ПУ-1 (регистрация) должен быть отправлен ранее, чем отчет по форме ПУ-2 (исходная), так как прием новых работников не сможет быть принят порталом ФСЗН без оформления регистрационной формы.
Форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) заполняют в случае изменения анкетных данных: фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения, пола застрахованного лица или других сведений. В форме заполняются только те строки, которые изменились в документе, удостоверяющем личность, обязательно заполняются реквизит «Гражданство» и раздел «Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве социального страхования (заполняются при изменении анкетных данных и восстановлении свидетельства социального страхования)».
Форму ПУ-1 (тип формы – восстановление свидетельства) заполняют в случае утери свидетельства социального страхования, его непригодности и других аналогичных случаях. В форме ПУ-1 (тип формы – восстановление свидетельства) заполняют только реквизит «Гражданство» и раздел «Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве социального страхования (заполняются при изменении анкетных данных и восстановлении свидетельства социального страхования)»;
3) сформировать и отправить отчеты в ФСЗН по движению персонала.
Отчет исходной формы ПУ-2, т.е. отчет по работникам, принятым на работу и уволенным из организации в течение января – марта т.г.,готовят на основании приказов о приеме на работу и увольнении с работы. За отчетный период по одному застрахованному лицу может быть представлена только одна форма ПУ-2 (тип формы – исходная).
Если вначале работник в организацию принят на основную работу, затем оформлен как совместитель, то в отчете указывают одну дату приема на работу – более раннюю. Если работник уволен по основному месту работы, а затем и по совместительству (или наоборот), в форме ПУ-2 (тип формы – исходная) указывают одну дату увольнения с работы – более позднюю. Если прием и увольнение работника произошли в одном отчетном квартале – запись производят одной строкой.
Форму ПУ-2 (тип формы – корректирующая) составляют для изменения ранее представленных сведений, если обнаружена ошибка в ранее представленных сведениях.
Форму ПУ-2 (тип формы – отменяющая) заполняют при необходимости полной отмены сведений, ранее представленных за определенный отчетный период по одному или нескольким работникам;
4) подготовить отчеты по форме ПУ-6.
До 10 апреля 2015 г. необходимо было представить отчет по застрахованным лицам, подлежащим профессиональному пенсионному страхованию, принятым или уволенным в I квартале.
Форму ПУ-6 (тип формы – назначение пенсии) представляют в случаях:
– оформления документов для назначения (перерасчета) трудовой пенсии по возрасту за работу с особыми условиями труда, трудовой пенсии за выслугу лет, профессиональной пенсии;
– достижения застрахованным лицом общеустановленного пенсионного возраста;
– увольнения работника, который в текущем периоде достигает общеустановленного пенсионного возраста.
Более полную информацию вы можете узнать из Правил № 837.
ЭТО ВАЖНО! Если за квартал в организации не было приема или увольнения работников, изменения анкетных данных и т.д., то квартальный отчет в ФСЗН можно не сдавать.
Документы:
Инструкция о порядке заполнения документов персонифицированного учета (с приложениями 1–3)
и Инструкция о порядке передачи-приема документов персонифицированного учета (ДПУ), утвержденные постановлением правления ФСЗН от 19.06.2014 № 7 (далее – Инструкция о заполнении ДПУ и Инструкция о передаче-приеме ДПУ).
Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837 (далее – Правила № 837).
