Командировки по Республике Беларусь
Порядок направления работника в командировку
Направление работников в служебную командировку следует оформлять приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы (ст. 93 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Основание направления работника в служебную командировку отражайте в докладной непосредственного руководителя работника. На основании данной докладной необходимо издать приказ (распоряжение) нанимателя и оформить командировочное удостоверение.
Неправомерно заменять докладную личным заявлением работника с просьбой направить его в командировку.
Докладная должна содержать следующую информацию:
– фамилия, имя, отчество работника, наименование его должности (профессии), структурного подразделения, в котором он работает;
– наименование страны командирования, предприятия, куда направляется работник;
– срок командировки (включая время нахождения работника в дороге для прибытия в пункт командирования и к основному месту работы);
– краткое обоснование цели командировки;
– характеристика условий принимающей стороны (оплата принимающей стороной проезда, питания, проживания, необходимых расходов);
– определение условий, на которых работник направляется в командировку (перечень расходов, которые понесет направляющая сторона).
Пример оформления докладной записки о направлении работника в командировку смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Докладную записку согласуйте с бухгалтерией организации (по вопросам, связанным с оплатой командировки), отделом кадров (по вопросам, связанным с возможностью направления данного работника в командировку).
Отметим, что женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет), а также инвалидов можно направлять в командировку только с их письменного согласия (часть третья ст. 263 и часть шестая ст. 287 ТК).
Получаем согласие работника на командирование
До издания приказа о командировании необходимо получить предварительное согласие работника на командировку. Оно может быть выражено путем личной записи на тексте докладной, о которой мы говорили выше. Также возможно оформление согласия работника в виде самостоятельного документа (личного заявления, докладной). В случае если командируемый работник работает у нанимателя по совместительству, обязательно следует получить предварительное письменное согласие нанимателя по основному месту работы.
Для того чтобы работник мог отправиться в командировку по месту работу по совместительству, наниматель по основному месту работы предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы (ст. 190 ТК).
Оформляем задание по командировке
Прежде всего, нужно выдать работнику служебное задание, в котором наниматель должен указать:
– цель, место и срок командировки;
– результаты, которые должны быть достигнуты при выполнении командировочного задания;
– сведения о необходимости пользования услугами связи и расходах на эти цели и другие условия.
Необходимо ознакомить командируемого работника со служебным заданием под роспись.
Форма служебного задания на командировку законодательно не установлена, следовательно, наниматель может самостоятельно разработать и утвердить форму этого документа.
Возможный вариант служебного задания смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Служебное задание должно быть подписано нанимателем и командированным работником.
Оформляем приказ о направлении работника в командировку
Приказ о направлении работника в служебную командировку должен содержать следующие сведения:
– фамилия, имя, отчество работника;
– табельный номер;
– должность (профессия), структурное подразделение;
– страна и место командирования;
– срок и цель командирования;
– основание для издания приказа (докладная).
При оформлении приказа о командировании вам следует руководствоваться формами организационно-распорядительных документов согласно Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25, и требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.
Пример оформления приказа о командировании смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Выдаем командировочное удостоверение
Вам необходимо выдать работнику командировочное удостоверение. В нем нужно отразить время прибытия работника в командировку и выбытия из места командирования.
Форма командировочного удостоверения содержится в Инструкции о порядке возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).
Отметки в командировочном удостоверении следует заверить:
– о выбытии с места работы – подписью уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя;
– о прибытии к месту командирования – подписью уполномоченного должностного лица принимающей стороны, а также печатью.
Пример заполнения командировочного удостоверения смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии нужно делать отдельно в каждом из них.
Журнал учета работников, выбывающих в командировку
Регистрацию работников, выбывающих в служебную командировку, необходимо вести в журнале учета работников, выбывающих в командировку (приложение 2 к Инструкции № 35).
Пример заполнения журнала учета работников, выбывающих в командировку, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Компенсационные выплаты при командировках по Республике Беларусь
За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняют место работы (должность) и заработную плату в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка (ст. 95 ТК).
Наниматель обязан возместить работнику следующие расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках устанавливает Правительство РБ или уполномоченный им орган.
С целью определения размеров расходов на служебные командировки при командировании сотрудника в пределах РБ наниматель должен руководствоваться:
– постановлением Минфина РБ от 24.01.2011 № 2 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»;
– постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 «Об утверждении Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» (с изменениями и дополнениями, далее – Инструкция № 35).
Компенсация расходов по проезду
Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы должны возмещать сотруднику согласно представленным подлинным проездным документам.
Командированному работнику следует возместить расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты.
Также при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Кроме того, подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Компенсация расходов по найму жилого помещения
Данные расходы компенсируют в размере стоимости, указанной в представленных подлинных документах (счетах, квитанциях и др.), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещают расходы по бронированию мест в гостинице. В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера, данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.
В случае если работник не представил в бухгалтерию документы, подтверждающие фактический размер расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещают расходы в размерах, устанавливаемых Министерством финансов РБ, кроме ситуаций, когда командированному работнику предоставлено жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачены направляющей стороной путем безналичного перечисления.
Компенсация иных расходов
Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещают командированному работнику, лишь если он производил их в связи с производственной необходимостью на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем. В случае если работник пользуется мобильной телефонной связью, оплачиваемой за счет нанимателя, в приказе о командировании нужно указывать, что ему разрешено пользование мобильной телефонной связью на время командировки.
Оплата суточных
За проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов выплачивают так называемые суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов РБ. Постановлением Минфина РБ от 24.01.2011 установлены суточные при служебных командировках в пределах РБ в размере 22,0 тыс. бел. руб. за каждые сутки командировки.
Выплату суточных производят за каждый календарный день пребывания в командировке, а также за праздничные и выходные дни и дни нахождения в пути, в т.ч. за время вынужденной остановки в пути.
Суточные при однодневных служебных командировках и командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, выплачивают в размере 6,5 тыс. бел. руб.
В случае временной нетрудоспособности, наступившей во время командировки, работнику на общих основаниях возмещают расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении) и выплачивают суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не более 40 календарных дней).
При стационарном лечении в больнице командированному работнику возмещают суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должны быть удостоверены в установленном порядке.
Пособие по временной нетрудоспособности за период болезни выплачивают работнику на общих основаниях. Дни временной нетрудоспособности не включают в срок командировки для выполнения служебного задания.
В случае использования командированным работником своих выходных дней (государственных праздников, праздничных дней) в месте командировки до начала или после ее окончания оплату проезда работнику производят на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещают.
Срок выплаты командировочных расходов
Наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных, не позже чем за день до отъезда в служебную командировку в соответствии с Инструкцией № 35.
Авансовый отчет о командировке
Командированные работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.
В авансовом отчете указывают следующие произведенные расходы:
– по найму жилого помещения;
– по проезду;
– сумму суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке;
– другие подлежащие возмещению расходы.
К авансовому отчету прилагают следующие документы:
– командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делают в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяют печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
– проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
– оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
– отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).
Выдачу наличных денег под отчет можно осуществлять только при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам.
Удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю можно производить по распоряжению нанимателя для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку (ст. 107 ТК). Следовательно, наниматель вправе издать распоряжение об удержании из заработной платы при непредставлении отчета по командировке и невозвращении неизрасходованного работником аванса, выданного ему на командировку.
