Расскажем, какие документы необходимо подготовить для того, чтобы получить бланки трудовых книжек или вкладышей к ним.
Инструкция по трудовым книжкам не описывает подробно порядок получения организациями бланков трудовых книжек (вкладышей к ним). В связи с этим уполномоченные органы (организации) самостоятельно определяют такой порядок получения и перечень необходимых для этого документов.
Специалисту по кадрам или лицу, ответственному за ведение трудовых книжек в организации, необходимо уточнить у соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа порядок получения трудовых книжек и перечень документов для получения бланков (вкладышей). Как правило, такая информация размещается на официальном сайте органа.
Алгоритм обращения за получением бланков трудовых книжек
Шаг 1. Составьте заявление от организации в произвольной форме на имя главы местного исполнительного и распорядительного органа по месту нахождения организации с просьбой выдать нужное количество бланков трудовых книжек (вкладышей к ним).
Бланки можно заказывать с запасом.
Обращаем внимание, что в некоторых местных исполнительных и распорядительных органах необходимо предварительное согласование заявления. Кроме того, в некоторых органах при получении более 10 бланков трудовых книжек потребуется дополнительно согласовать заявление с заместителем главы администрации.
Заявление на получение бланков может быть составлено без указания данных о работниках, на которых требуются бланки, и с указанием таких данных. Можно также указать, что трудовая книжка заводится впервые на гражданина (если он впервые поступает на работу по трудовому договору). В этом случае к заявлению нужно приложить документы (их копии), подтверждающие прием на работу граждан, на которых необходимо завести трудовую книжку. В некоторых местных исполнительных и распорядительных органах могут потребовать документы, подтверждающие, что у работника нет трудовой книжки (например, копию диплома, аттестата и т.д.). Такие дополнительные требования размещаются на официальных сайтах городских и районных исполнительных комитетов.
Шаг 2. Сделайте копию свидетельства о регистрации организации.
Шаг 3. Оформите доверенность на лицо, которое будет от имени организации получать бланки трудовых книжек.
При получении необходимо иметь при себе паспорт.
Если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будет получать руководитель организации, то он должен представить документы, подтверждающие полномочия руководителя. Это может быть приказ о назначении на должность руководителя, или решение собрания учредителей о назначении, или трудовой договор (контракт).
Шаг 4. Оплатите стоимость бланков и сделайте копию платежки, заверенную печатью (организации либо банка).
Это важно! Для получения трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки необходимо представить все указанные выше документы.
Документ:
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция по трудовым книжкам).
