Образец докладной записки о привлечении работника к работе в выходной день см в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
У нас в гостях Алексей Иванович Штейнер, директор ООО «Яркий город», эксперт в области трудового законодательства и законодательства об охране труда.
Что обсудили:
- Порядок составления докладной и служебной записок.
- Правильность составления докладной записки.
- Круг должностных лиц, имеющих право на составление докладной и служебной записок.
– Какую записку при необходимости писать должностным лицам нанимателя: служебную или докладную?
– В процессе трудовых отношений довольно часто возникают конфликтные ситуации между нанимателем и работниками, требующие решения возникшей проблемы, вмешательства нанимателя. Это может быть вызвано неисполнением или ненадлежащим исполнением своих обязанностей сторонами трудового договора, отсутствием необходимых для работы материалов, средств индивидуальной защиты и др.
В такой ситуации руководителю структурного подразделения необходимо оперативно решать возникшие проблемы, а также иметь письменные доказательства о принятии необходимых мер реагирования.
Понятие термина «докладная записка» приводится в Инструкции по делопроизводству.
Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции по делопроизводству).
Таким образом, докладная записка используется для решения вопросов между руководителями различного уровня, например руководителем структурного подразделения и директором.
– В каких случаях используется служебная записка?
– В Инструкции по делопроизводству не приводится такой вид документа, как служебная записка. Но в делопроизводстве различных организаций этот вид документа используется довольно часто.
При организации документооборота необходимо также руководствоваться УСОРД.
Справочно:
УСОРД является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности всех организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих ОРД и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством.
Организация вправе разработать форму служебной записки и включить ее в документооборот организации.
Служебная записка составляется по информационным, организационным вопросам, вопросам, связанным с хозяйственным обеспечением.
Посредством служебной записки осуществляется взаимодействие между структурными подразделениями, сотрудниками. Такой запиской обмениваются руководители и сотрудники организации, равные по статусу.
– Подразделяются ли докладные записки по видам? Кто из должностных лиц вправе составлять такие записки?
– В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. Внутренняя докладная записка адресуется вышестоящему руководству организации в порядке прямого подчинения. Внешняя докладная записка адресуется руководству вышестоящей организации.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки можно подразделить:
- на инициативные – содержат предложения, просьбы, описание фактов, например, о премировании, направлении работника в командировку, описание факта совершения работником прогула;
- отчетные – содержат сведения о ходе, состоянии выполнения определенного вида работ, результат выполнения поручения, командировки, проверки.
Докладную записку вправе писать только руководитель (должностное лицо, исполняющее его обязанности) любого структурного подразделения нанимателя (цеха, участка, отдела, сектора и др.) (п. 118 Инструкции по делопроизводству).
– Работник прогуливает целую неделю. Необходимо ли в такой ситуации писать докладные и акты об отсутствии на работе на каждый день отдельно?
– Допускается составить докладные записки и акты об отсутствии на работе в первый день прогула и в последний день недели, в течение которой работник отсутствовал на работе.
Прогул является дисциплинарным проступком, за совершение которого наниматель может применить к работнику меру дисциплинарного взыскания, в т.ч. увольнение по абз. 2 п. 7 ст. 42 ТК.
Прогулом признается отсутствие на работе более 3 ч в течение рабочего дня без уважительных причин (абз. 2 п. 7 части первой ст. 42 ТК).
При применении к работнику дисциплинарного взыскания нанимателю также необходимо руководствоваться постановлением Пленума № 2.
По абз. 2 п. 7 ст. 42 ТК могут быть уволены работники в случае их отсутствия на работе без уважительных причин в течение всего рабочего дня либо более 3 ч в течение всего рабочего дня непрерывно или суммарно как на территории организации, так и на объекте вне территории организации, где они в соответствии с трудовыми обязанностями должны выполнять порученную работу (п. 34 постановления Пленума № 2).
Для применения в отношении работника меры дисциплинарного взыскания нанимателю необходимо соблюсти процедуру, установленную гл. 14 ТК.
У нанимателя должны иметься письменные доказательства совершения работником прогула. Они будут являться основанием для издания приказа о привлечении работника к дисциплинарной ответственности, а также могут быть в дальнейшем запрошены судом в случае обжалования работником дисциплинарного взыскания.
При совершении работником прогула руководителю структурного подразделения необходимо составить акт об отсутствии работника на работе в первый день совершения прогула (такой акт обязательно подписывается свидетелями, в присутствии которых он был составлен), а также написать докладную записку на имя нанимателя с указанием факта совершения прогула работником. Отметим, что докладная записка тоже будет рассматриваться в суде (при возникновении конфликтной ситуации) в качестве доказательства вины работника.
Вместе с тем трудовым законодательством не урегулирован вопрос о том, необходимо ли составлять акт об отсутствии работника на работе и писать докладную записку на каждый день прогула в течение недели.
Законодательством определена обязанность нанимателя в части организации учета явки работников на работу и ухода с нее в порядке, утвержденном у нанимателя (книга прихода и ухода с работы, электронная пропускная система и др.) (ст. 133 ТК). В случае необходимости документы по учету явки работников на работу также могут явиться доказательством совершения работником прогулов в течение недели. В конце недели рекомендуется составить акт, в котором отразить все даты совершения прогула, и написать докладную записку соответствующего содержания.
Нанимателю необходимо принять меры для установления причины совершения работником прогула и возможного наличия уважительной причины его совершения.
– Необходимо ли в приказе о наложении дисциплинарного взыскания ссылаться на докладную записку?
– Да, необходимо. По общему правилу доказать вину работника в совершении дисциплинарного проступка обязан наниматель. В приказе о привлечении работника к дисциплинарной ответственности необходимо указать основания. Одним из таких оснований будет являться докладная записка руководителя, поэтому ее следует указать в приказе как одно из оснований привлечения работника к дисциплинарной ответственности.
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (УСОРД).
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Постановление Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде» (постановление Пленума № 2).
