О чем статья:
- разъясняется порядок передачи документов и дел по личному составу в архив организации.
Передача документов и дел по личному составу в архив организации напрямую вытекает из требований части первой п. 204 Инструкции по делопроизводству: дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации.
Соответственно документы по личному составу временного (до 10 лет) хранения передаче в архив организации не подлежат. Например, приказы о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) и др.
Такие документы с момента заведения и до уничтожения (после истечения сроков временного хранения дела) хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования (часть первая п. 213 Инструкции по делопроизводству).
Также норма о необходимости передачи личных дел в архив организации (по описи) закреплена в п. 23 Инструкции по личным делам.
Рассмотрим порядок передачи документов и дел по личному составу в архив организации.
Составление описи дел
Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений. Описи дел составляются в структурных подразделениях (в бесструктурных организациях – работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности или выполнение функций) (часть третья п. 204, п. 192 Инструкции по делопроизводству).
Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п. 87 Правил работы архивов).
Это значит, что раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2021 г., должен быть составлен и утвержден руководителем организации не позднее 31 декабря 2023 г.
В описи дел по личному составу включают следующие документы (часть вторая п. 165 Правил работы архивов):
– приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;
– должностные (рабочие) инструкции работникам;
– личные карточки работников;
– лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;
– личные дела работников;
– невостребованные трудовые книжки;
– документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей служащих, избранию на должность служащего, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т.п.;
– документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;
– документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.
Составление графика передачи дел в архив
Дела передаются в архив организации по графику. График составляется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации (часть первая п. 206 Инструкции по делопроизводству).
График приема дел в архив организации включает наименования структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, срок приема, наименования должностей, инициалы, фамилии лиц, ответственных за передачу архивных документов в архив организации.
График приема дел в архив организации (п. 13 Правил работы архивов):
1) подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив);
2) согласовывается с руководителями структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы;
3) утверждается руководителем организации.
Это важно! В организации, в которой отсутствуют структурные подразделения, график приема дел в архив организации не составляется.
Образец графика приема дел в архив организации
Проверка правильности формирования и оформления дел, подлежащих передаче в архив организации
При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений (часть вторая п. 206 Инструкции по делопроизводству).
Передача дел в архив
Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел.
В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются (часть третья п. 206 Инструкции по делопроизводству):
– количество фактически принятых в архив дел;
– дата приема-передачи дел;
– наименования должностей;
– подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.
От редакции
Подробнее о составлении описи см. в статье «Что надо сделать кадровику в связи с завершением делопроизводственного года» // Я – специалист по кадрам. – 2020. – № 23.
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция по личным делам).
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила работы архивов).
.png)
