О чем статья:
- если фамилия работника изменилась, кадровой службе потребуется отразить это изменение (новую фамилию) в отдельных документах. Рассмотрим, как правильно это сделать.
Гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию, собственное имя и отчество (если таковое имеется), если иное не вытекает из законодательства. Гражданин вправе переменить свое имя в порядке, установленном законодательством. При этом перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем (пп. 1 и 2 ст. 18 ГК).
Если работник сменил фамилию, соответствующие изменения потребуется внести:
‒ в трудовой договор (контракт);
‒ документы личного дела;
‒ личную карточку;
‒ табель учета рабочего времени;
‒ трудовую книжку;
‒ книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Рассмотрим действия кадровика при изменении фамилии работника.
Шаг 1. Принять от работника заявление об изменении его фамилии.
Необходимость подачи работником заявления об изменении фамилии законодательством не установлена, однако такой шаг представляется целесообразным. Ведь с помощью этого заявления можно зафиксировать дату обращения работника с просьбой изменения своих персональных данных.
К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающих изменение фамилии: паспорта, свидетельства о регистрации брака, о расторжении брака и др.
Справочно:
копии с нового паспорта работника и с документа, подтверждающего смену его личных данных, как правило, снимаются нанимателем самостоятельно. Следует отметить, что законодательством не предусмотрено хранение в личном деле работника паспорта, свидетельства о регистрации брака, о расторжении брака и других документов, не относящихся к трудовой деятельности работника.
Это важно! Изготовление копий указанных документов и их последующее хранение нанимателем возможны без получения согласия работника на обработку персональных данных.
Это объясняется тем, что согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных не требуется при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством (абз. 8 ст. 6 Закона о персональных данных).
Паспорт, являющийся документом, удостоверяющим личность, относится к числу обязательных документов, предъявляемых при трудоустройстве (часть первая ст. 26 ТК). В свою очередь, в случае изменения фамилии в связи с заключением или расторжением брака работник должен представить свидетельство о заключении (расторжении) брака, чтобы наниматель смог внести изменения в трудовую книжку работника (п. 51 Инструкции № 40).
Шаг 2. Издать приказ об изменении фамилии работника.
Получив заявление, наниматель издает приказ об изменении фамилии работника и внесении соответствующих изменений в учетные документы. Приказ в обязательном порядке доводится до сведения работника под роспись.
Шаг 3. Внести изменения, связанные со сменой фамилии работника, в трудовой договор (контракт).
Трудовой договор должен содержать в качестве обязательных условий данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор (п. 1 части второй ст. 19 ТК). К данным о работнике относится в т.ч. и его фамилия.
Во избежание расхождения сведений о работнике, содержащихся в трудовом договоре (контракте) и других документах организации, изменение его фамилии следует отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору (контракту).
Шаг 4. Включить копию приказа об изменении фамилии в личное дело работника, внести соответствующие изменения в личный листок по учету кадров, в личную карточку и иные учетные документы.
Копия приказа об изменении фамилии включается в личное дело работника (п. 8 Инструкции № 2).
Сведения, касающиеся изменения фамилии работника, вносятся также в дополнение к личному листку по учету кадров (п. 13 Инструкции № 2).
Правила ведения личных карточек, касающиеся в т.ч. внесения дополнений и изменений в указанные документы, определяются нанимателем самостоятельно. На практике при внесении таких изменений прежняя фамилия работника зачеркивается либо заключается в скобки, а над ней указывается новая.
В иных учетных документах (графике отпусков, табеле учета рабочего времени и др.), если кадровый учет ведется в электронном виде, при внесении новой фамилии она автоматически поменяется во всех программах. В случае если учет ведется на бумажных носителях, прежние данные зачеркиваются и вписываются новые с соответствующей ссылкой на документ и заверением подписью.
Шаг 5. Внести изменения в трудовую книжку работника и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Изменение записей в трудовой книжке о фамилии работника производится нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, документ об образовании, документ об обучении и другое), со ссылкой на их реквизиты (п. 51 Инструкции № 40).
Справочно:
в случае если фамилия работника менялась неоднократно и места на титульном листе трудовой книжки для внесения новых изменений уже недостаточно, наниматель может оформить дубликат трудовой книжки.
Перечисленные изменения и дополнения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).
При изменении фамилии прежние данные зачеркиваются, и над ними записывается измененная фамилия. Новые данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность.
Помимо трудовой книжки, сведения об изменении фамилии работника отражаются также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Шаг 6. Представить корректирующие сведения в территориальные подразделения ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь.
Форма ПУ-1 (тип формы ‒ изменение анкетных данных) представляется работодателем в орган ФСЗН в течение 5 рабочих дней со дня предъявления ему застрахованным лицом документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных (п. 14 Правил).
Документ, удостоверяющий личность, с измененными анкетными данными работник обязан предъявить нанимателю в течение месяца со дня его получения.
Справочно:
если работник, сменивший фамилию, является руководителя или главным бухгалтером организации, о таких изменениях необходимо уведомить также налоговые органы, а при необходимости и контрагентов.
Шаг 7. Представить сведения об изменении фамилии работника в обслуживающий банк.
В случае если заработная плата перечисляется работникам на пластиковые карты, сведения об изменении фамилии работника необходимо представить и в обслуживающий банк. Для этого наниматель с письменного согласия работника направляет сотрудникам банка копию нового паспорта работника. В последующем на основании этого документа ему оформляется новая зарплатная карта.
Шаг 8. Представить сведения об изменении фамилии работника в военкомат (если работник является военнообязанным).
Изменения в части фамилии работника подлежат внесению в личную карточку по воинскому учету (абз. 9 п. 76 Положения). Также указанные сведения в месячный срок необходимо письменно сообщить в военный комиссариат района (города).
Документы:
Гражданский кодекс Республики Беларусь (ГК).
Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (Закон о персональных данных).
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).
Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837 (Правила).
Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2003 № 1662 (Положение).
