Ведение личных карточек
В последнее время вопрос о необходимости ведения личной карточки наниматели задают неоднократно. Особенно он интересует руководителей и специалистов отдела кадров частных коммерческих организаций. Прямого указания на необходимость ведения нанимателями личной карточки на каждого работника организации в законодательстве о труде нет. Единственным нормативно-правовым актом, в котором указывается на необходимость ее ведения, является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция). Так, п. 16 Инструкции обязывает нанимателей знакомить работников под роспись с каждой записью о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) в личной карточке, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней). Работник также должен расписаться в личной карточке при получении трудовой книжки в связи с увольнением (часть четвертая п. 58 Инструкции).
Таким образом, несмотря на отсутствие прямой нормы, предписывающей обязательное ведение личной карточки, организации, в т.ч. и частные коммерческие, должны ее вести на всех работников. Вместе с тем форму и вид личной карточки наниматели разрабатывают самостоятельно. В настоящее время многие организации ведут на работников личные карточки по форме, разработанной еще в СССР (постановление Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» (далее – постановление Госкомстата СССР)).
Как правило, личные карточки ведут специалисты по кадрам или работники, в чьи обязанности входит прием и увольнение работников. При разработке формы личной карточки за основу можно взять форму, утвержденную постановлением Госкомстата СССР, и изменить ее с учетом потребностей конкретной организации. Если нет надобности в каких-либо сведениях о работнике, форма личной карточки может быть изменена. Утверждать форму личной карточки приказом или распоряжением руководителя организации не требуется. В организациях, где ведется электронный документооборот, в личной карточке можно предусмотреть только графы для ознакомления работника с записями, вносимыми в его трудовую книжку, и графу о дате выдаче работнику трудовой книжки при увольнении.
Личную карточку заполняют на всех работников, в т.ч. на специалистов с высшим и средним специальным образованием и молодых рабочих, окончивших училища, учреждения профессионально-технического образования и т.д.
Личную карточку заполняет в одном экземпляре работник отдела кадров на основании опроса работника и соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения и других документов.
