У нас в гостях Алексей Иванович Штейнер, директор ООО «Яркий город», эксперт в области трудового законодательства и законодательства об охране труда.

Что обсудили:

• На каких работников оформляется личный листок по учету кадров.
• Какие требования к оформлению личного листка по учету кадров предъявляются.
• Кто отвечает за правильность оформления личного листка по учету кадров.

– Что за документ личный листок по учету кадров и в каких случаях его необходимо заполнять?

– Личный листок по учету кадров является одним из документов, составляющих личное дело работника.

Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников установлен Инструкцией № 2.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (п. 2 Инструкции № 2).

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

Личный листок по учету кадров в обязательном порядке заполняется на всех работников, на которых согласно требованиям Инструкции № 2 ведутся личные дела.

– Когда и какой службой организации должен заполняться личный листок по учету кадров?

– Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Соответственно тогда и должен быть заполнен личный листок по учету кадров (п. 5 Инструкции № 2).

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.

Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

Контроль за оформлением и хранением личных дел и личных листков по учету кадров возлагается на руководителя организации (п. 4 Инструкции № 2).

Необходимо обратить внимание, что изменения и дополнения в личный листок по учету кадров не вносятся, а заполняются в отдельном документе.

– Какие требования предъявляются к заполнению личного листка по учету кадров?

Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2 к Инструкции № 2.

По форме личный листок по учету кадров представляет собой анкету установленной формы, в которой принимаемый на работу сотрудник должен указать сведения о себе на основании имеющихся у него документов (паспорта, военного билета, трудовой книжки, свидетельства о рождении, свидетельства о браке и др.).

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:

• на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;
• не допускается прочеркивание граф, в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;
• фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например, Сидорский Олег Николаевич;
• в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например, 15.08.1962;
• место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например, БССР, д. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;
• в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
• в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;
• если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел; для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
• наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
• в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;
• в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
• в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

Например:

женат:

жена – Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,

сын – Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,

дочь – Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,

мать – Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;

• в графе «Место жительства» указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

– В каких случаях заполняется дополнение к личному листку по учету кадров?

– Новые данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Дополнение к личному листку по учету кадров оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 2.

Документ:

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Рес­публики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).