Образец приказа по личному составу с признанием утратившим силу предыдущего приказа по личному составу см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
О чем статья:
рассмотрены вопросы внесения исправлений:
– в кадровые документы, относящиеся к организационно-распорядительной системе документации (приказы по личному составу, штатные расписания);
– нумерацию листов документов дела.
Исправление ошибок в кадровых документах, относящихся к организационно-распорядительной системе документации
Основным документом, устанавливающим общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является Инструкция по делопроизводству (п. 1 Инструкции по делопроизводству).
Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий (часть первая п. 3 Инструкции по делопроизводству).
Однако Инструкция по делопроизводству не содержит конкретных алгоритмов внесения исправлений в официальные документы.
Оформление документов предусматривает процедуру подготовки проекта документа, его внутреннее (визирование) и внешнее согласование, утверждение соответствующими лицами и т.п. Это при должном исполнении своих обязанностей позволяет избежать ошибок в документах.
Внесение каких-либо исправлений не допускается даже в проект документа на этапе его визирования. Все замечания должны быть отражены либо в визе ниже даты визирования, либо на отдельном листе (часть четвертая п. 61 Инструкции по делопроизводству).
В случае обнаружения ошибок и неточностей в официальном организационно-распорядительном документе возможны два варианта действий.
Вариант 1. Подготовка нового документа и признание в нем недействительным и утратившим силу предыдущего документа.
Например, новым распорядительным документом по личному составу можно признать недействительным предыдущий распорядительный документ по личному составу, в котором имеются ошибки.
Если в информационно-справочном документе была допущена ошибка (например, в докладной записке), то в новом информационно-справочном документе целесообразно сделать указание на недействительность предыдущего документа (или отдельных его данных). Например:
Докладную записку от 02.09.2022 № 13 «О поощрении Иванова Т.В.» считать недействительной.
Вариант 2. Подготовка распорядительного документа, который внесет исправления в другой документ.
Подобным распорядительным документом можно внести изменения в другой распорядительный или организационный документ: в иной приказ по личному составу, в должностную (рабочую) инструкцию, штатное расписание, структуру и штатную численность и т.п.
Справочно:
внесение исправлений в официальные документы является недопустимым, поскольку это может быть расценено как подделка официального документа, что влечет уголовную ответственность по ст. 380 УК.
Внесение исправлений в нумерацию листов документов дела
Нумерация листов в деле осуществляется при полном оформлении дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством (пп. 181, 183 Инструкции по делопроизводству).
заголовки подобных приказов формулируются исходя из количества вносимых изменений и дополнений (или чего-то одного): «О внесении изменения», «О внесении дополнения», «О внесении изменений», «О внесении дополнений», «О внесении изменений и дополнений».
Полное оформление дела предусматривает также:
– подшивку или переплет дела;
– составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п. 186 Инструкции по делопроизводству);
– составление листа-заверителя дела;
– оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
– систематизацию документов дела в соответствии с требованиями гл. 11 Инструкции по делопроизводству.
Все листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, по умолчанию нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом, не задевая текст документа. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно (часть первая п. 185 Инструкции по делопроизводству).
Справочно:
основные правила нумерации листов дела содержатся в гл. 13 Инструкции по делопроизводству.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Лист-заверитель дела не нумеруется.
Это важно! Использование чернил и цветных карандашей не допускается (часть первая п. 185 Инструкции по делопроизводству).
При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа (часть седьмая п. 185 Инструкции по делопроизводству).
Это важно! При перенумерации листов дела должна составляться новая заверительная надпись, а старая надпись должна быть зачеркнута, но сохранена в деле.
Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов, а также допускается пропуск нумерации незначительного количества листов. Например: 7а, 7б.
Литерные и пропущенные номера листов должны быть отражены в листе-заверителе дела.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 2-11
В деле подшито (вложено) и пронумеровано 124 (сто двадцать четыре)
(цифрами и прописью)
лист(ов), в том числе:
литерные номера: 91а
пропущенные номера: 71
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
Уголовный кодекс Республики Беларусь (УК).
