Главное в статье:

• если придет проверка, особое внимание будет уделено организации хранения и оформлению трудовых книжек. Предлагаем проверить себя на знание правил учета и хранения трудовых книжек.

 

Трудовая книжка установленного образца – это основной документ о трудовой деятельности работника в тех случаях, когда ее заполнение обязательно.

 

Трудовые книжки

 

           

Ведутся: на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые

Не ведутся: на работников, проработавших у нанимателя менее 5 дней; внешних совместителей; граждан, работающих у ИП и у нанимателей – физических лиц; граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам

 

 

Трудовая книжка – один из документов, который при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю.

 

Это важно! Прием на работу без трудовой книжки не допускается (ст. 26 ТК). Следовательно, в случае, если новый работник отказывается передавать ее нанимателю, наниматель вправе отказать работнику в заключении трудового договора.

Записи, которые вносятся в трудовую книжку

В трудовую книжку наниматель обязан вносить следующие сведения:

– о работнике;

– выполняемой работе;

– переводах на другую постоянную работу;

– увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора;

– награждениях и поощрениях за успехи в работе;

– иные сведения и данные.

Порядок заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем, а также иные сведения, подлежащие внесению в трудовую книжку, определен Инструкцией № 40.

Предлагаем проверить себя на знание Инструкции № 40. Ответив на вопросы ниже, оцените, как хорошо вы знаете порядок учета и хранения трудовых книжек работников, бланков трудовой книжки и бланков вкладыша к трудовой книжке.

 

Вопрос 1. Должна ли вестись книга, в которой регистрируются трудовые книжки?

А. На усмотрение нанимателя.

Б. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников, в обязательном порядке.

В. Книга ведется в организации с численностью от 15 работников.

 

Вопрос 2. По какой форме нужно вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним?

А. В произвольной форме.

Б. Форма книги определяется в ЛПА нанимателя.

В. Строго по форме, установленной в приложении к Инструкции № 40.

 

Вопрос 3. Что делать с трудовой книжкой при поступлении работника на работу?

А. Трудовая книжка регистрируется, в нее вносится запись о приеме на работу и возвращается работнику.

Б. Трудовая книжка передается на хранение нанимателю на период работы.

В. Трудовые книжки не ведутся начиная с II квартала 2022 г., их заменили формами ПУ-2.

 

Вопрос 4. Какие сведения регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним?

А. В книге регистрируются только трудовые книжки, а вкладыши и дубликаты – нет.

Б. В книге регистрируются только трудовые книжки образца 1995 г. Трудовые книжки, выданные ранее, со времен СССР, в книгу учета не вносятся.

В. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

 

Вопрос 5. Должен ли наниматель подтвердить принятие от работника трудовой книжки?

А. Нет, достаточно зарегистрировать трудовую книжку в книге учета.

Б. Выдается расписка в получении трудовой книжки, при этом работник расписывается в книге учета трудовых книжек.

В. Только в случае, если это прямо предусмотрено в ЛПА.

 

Вопрос 6. Какой формы должна быть расписка?

А. Форма расписки установлена в приложении 2 к Инструкции № 40.

Б. Форма расписки произвольная.

В. Форма расписки произвольная, обязательным условием являются реквизиты нанимателя.

 

Вопрос 7. Нужно ли пронумеровывать и прошнуровывать книгу учета движения трудовых книжек?

А. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя).

Б. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя).

В. На усмотрение нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя).

 

Вопрос 8. Где хранятся трудовые книжки?

А. Хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).

Б. Хранятся в личных делах работников.

В. Передаются работникам после внесения записи о приеме на работу.

 

Вопрос 9. Сколько хранить трудовую книжку в случае, если работник не забрал ее при увольнении?

А. В течение 2 лет хранить отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока – уничтожить после заседания экспертной комиссии организации.

Б. В течение 2 лет хранить отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока – уничтожить.

В. В течение 2 лет хранить отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока – хранить в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем уничтожить.

 

Вопрос 10. Как ведется учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения?

А. Это вопрос, который не имеет отношения к работе отдела кадров.

Б. Трудовые книжки и вкладыши к ним – это документы с определенной степенью защиты, поэтому учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведется согласно гл. 4 Инструкции № 33/77/17.

В. Порядок учета поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учета испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения определяется ЛПА нанимателя.

 

Вопрос 11. Как быть с неиспользованными бланками трудовой книжки и бланками вкладыша в случае, если организация ликвидируется?

А. Составить акт с указанием количества, серий и номеров трудовых книжек и вкладышей к ним и уничтожить неиспользованные бланки.

Б. Ликвидационной комиссией (ликвидатором) бланки трудовой книжки и вкладыша к ней сдаются по месту их получения.

В. Ликвидационной комиссией (ликвидатором) бланки трудовой книжки и вкладыша к ней сдаются в архив вместе с прочими документами.

 

Вопрос 12. В случае прекращения деятельности ИП как быть с неиспользованными бланками трудовых книжек?

А. Неиспользованные бланки трудовых книжек остаются у ИП.

Б. ИП самостоятельно уничтожает неиспользованные бланки.

В. ИП представляет документ о последнем получении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и сдает неиспользованные бланки в местный исполнительный и распорядительный орган по месту своего жительства.

Правильные ответы на вопросы см. на с. 38 журнала.

Документы:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).

Инструкция о порядке приобретения, использования, учета, хранения, возврата и уничтожения бланков документов с определенной степенью защиты, утвержденная постановлением МНС, Минфина и Минсвязи Республики Беларусь от 12.08.2011 № 33/77/17, в редакции от 24.02.2021 (Инструкция № 33/77/17).