Близится конец года, а значит, пора составлять номенклатуру дел на предстоящий 2020 г. Как правильно указывать срок хранения документов, если они не упоминаются в перечнях, что делать, если сроки хранения, указанные в ведомственных перечнях и Перечне № 140, имеют отличия, рассказала Нина Михайловна Дятчик, ученый секретарь Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.
Как правильно указывается индекс дела при составлении номенклатуры дел?
Индекс дела ‒ это номер раздела номенклатуры дел и порядковый номер заводимого дела в данном разделе организацией. Индексы дел проставляются в гр. 1 номенклатуры дел арабскими цифрами. Между цифрами, обозначающими номер раздела и порядковый номер дела, ставится дефис (например: 1-6). Составные части индекса могут дополняться «0», если в этом есть необходимость, скажем, если в организации больше 10 структурных подразделений (например: 01-06).
Справочно:
ЭПК ‒ экспертно-проверочная комиссия.
Индексы могут быть простыми и сложными, это зависит от структуры организации, например:
– индекс 1-6 – простой (1 ‒ номер раздела, 6 ‒ порядковый номер дела в данном разделе);
– индекс 1.3-13 – сложный (1‒ номер раздела, 3 ‒ номер подраздела, 13 ‒ порядковый номер дела в данном подразделе).
Пример 1
Существуют категории документов, которые включаются в номенклатуру дел под одним индексом. Например, под одним индексом включаются личные дела работников на основании Инструкции № 2, которая установила форму журнала (книги) учета личных дел работников. Также под одним индексом можно включать личные карточки работников и трудовые книжки.
Пример 2
<…>
.png)
При составлении номенклатуры дел необходимо в каждом разделе предусматривать резервные индексы. Они создаются для дел, заранее незапланированных при составлении номенклатуры организации, но возникающих в делопроизводстве в течение делопроизводственного (календарного) года. Резервные индексы размещаются в конце разделов (подразделов) номенклатуры с сохранением порядка индексации дел.
Как правило, порядок индексации дел в номенклатуре закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.
ЭТО ВАЖНО!
Названия разделов номенклатуры дел должны соответствовать утвержденной структуре организации.
Есть ли ограничения по объему тома дела?
Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п. 45 Правил № 143).
Какой срок хранения документов указывать в гр. 4 номенклатуры дел, если эти документы не упоминаются в перечнях типовых документов?
Помимо перечней типовых документов сроки хранения документов могут устанавливаться в соответствии с иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь. В таком случае в гр. 4 номенклатуры указывается пункт соответствующего документа, его название, кем он был утвержден, когда, дата, номер.
Пример 3
<…>
Если нормативные правовые акты не содержат сведений о сроках хранения каких-либо видов (разновидностей) документов, соответствующее решение принимает ЦЭК (ЭК) организации. При этом в гр. 5 номенклатуры дел указывается дата и номер протокола, фиксирующего решения ЦЭК (ЭК) об установлении сроков хранения данного дела (категории дел).
Справочно:
ЦЭК ‒ центральная экспертная комиссия, ЭК ‒ экспертная комиссия.
Пример 4
<…>
.png)
Организация, являющаяся источником комплектования государственного архива, согласовывает решение ЦЭК (ЭК) об установлении срока хранения документов с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполкома.
Организация, не являющаяся источником комплектования государственного архива, согласовывает решение ЭК об установлении сроков хранения документов с ЦЭК вышестоящей организации (при ее наличии).
Справочно:
Министерство юстиции Республики Беларусь – республиканский орган государственного управления и регулирования в сфере архивного дела и делопроизводства (подп. 5.1 п. 5 Положения № 1605).
Чем руководствоваться, если срок хранения документов, установленный ведомственными перечнями, отличается от сроков, установленных Перечнем № 140?
Виды и названия документов, их сроки хранения, зафиксированные в Перечне № 140, при разработке ведомственных перечней документов являются обязательными. Поэтому не допускается разногласий между типовым и ведомственным перечнями по срокам хранения одного и того же вида документов. Но если разногласия есть, то надо пользоваться Перечнем № 140, так как он установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь. Нормативный правовой акт, принятый (изданный) нормотворческим органом, имеет бóльшую юридическую силу по отношению к нормативному правовому акту другого нормотворческого органа одного уровня, если нормотворческий орган, принявший (издавший) такой акт, специально уполномочен на правовое регулирование определенной сферы общественных отношений (п. 12 ст. 23 Закона № 130-З).
Сколько должно быть экземпляров номенклатуры дел в организации, как часто пересматривать и как долго ее нужно хранить?
Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования госархивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в 3 экземплярах.
Сводные номенклатуры иных организаций составляются в 2 экземплярах.
Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий ‒ в госархив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования.
Таким образом, в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов или имеющих вышестоящую организацию, а также в иных организациях в наличии должно быть 2 экземпляра сводной номенклатуры дел организации (при условии, что третий экземпляр вы направили в госархив, источником комплектования которого являетесь при передаче документов на хранение).
Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования госархивов:
– согласовываются с соответствующими архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполкомов один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации (расширение или сокращение функций организации, реорганизации) независимо от срока предыдущего согласования;
– подлежат постоянному хранению.
Сводные номенклатуры дел иных организаций:
– согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования;
– хранятся 10 лет и могут быть уничтожены по истечении этого срока при условии составления сводных описей дел временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу за соответствующий период.
ЭТО ВАЖНО!
Сводная номенклатура дел негосударственной организации независимо от того, является она или не является источником комплектования государственного архива, подлежит постоянному хранению.
Номенклатура дел структурного подразделения (общественных организаций) организации хранится 1 год после утверждения номенклатуры дел организации.
Справочно:
ДОУ ‒ документационное обеспечение управления.
Выписки из номенклатуры дел организации структурных подразделений формируются в самостоятельные дела и хранятся 3 года.
Документы:
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь 24.05.2012 № 143 (Правила № 143).
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь 24.05.2012 № 140 (Перечень № 140).
Закон Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (Закон № 130-З).
Положение о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.10.2001 № 1605 (Положение № 1605).
