У нас в гостях Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.

Что обсудили:

1. Надо ли в личное дело работника включать документы об образовании, если они не связаны с квалификацией по занимаемой должности (профессии).
2. Как вести делопроизводство после реорганизации в форме преобразования.

– Работник при приеме на работу представил диплом о высшем образовании (квалификация по занимаемой должности совпадает). Копия диплома подшита в личное дело. В процессе трудовой деятельности выяснилось, что у работника есть еще и среднее специальное образование (квалификация по занимаемой сейчас должности не совпадает). Нужно ли включать копию диплома о среднем специальном образовании в личное дело ра­ботника?

– При формировании личного дела в него включаются (среди прочего) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке (абз. 6 п. 6 Инструкции № 2).

Кроме того, при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю документ об образовании или документ об обучении, подтвержда­ющий наличие права на выполнение данной работы (п. 3 части первой ст. 26 ТК).

Вопрос о необходимости включения документа об образовании (например, диплома о среднем специальном образовании) при наличии включенной в личное дело при его формировании копии диплома о высшем образовании (соответствующем занимаемой должности работника) Инструкция № 2 не регулирует. Полагаем, данный вопрос кадровая служба должна решать самостоятельно.

Справочно:

диплом о среднем специальном образовании и диплом о высшем образовании являются документами об образовании (подп. 2.4 и 2.5 п. 2 ст. 98 КоО).

В рассматриваемой ситуации на основании предписаний ст. 26 ТК работник предъявил нанимателю диплом о высшем образовании, который подтверждает наличие права на занятие конкретной долж­ности.

Поэтому, с одной стороны, включение в последующем копии диплома о среднем специальном образовании является нецелесообразным, так как потребует (среди прочего) внесения изменений во внут­реннюю опись документов личного дела.

С другой стороны, включение копии диплома о среднем специальном образовании в личное дело работника может быть оправдано с точки зрения обеспечения полной и всеобъемлющей информации о компетенциях работника.

Также полагаем, что если работником в п. 6 личного листка по учету кадров («Образование») было указано обучение как в учреждении высшего образования, так и в учреждении среднего специального образования, то включению в личное дело подлежат копии документов об образовании, полученных на разных уровнях образования (среднее специальное, высшее и др.).

– Произошла реорганизация предприятия в форме преобразования. Как теперь вести все кадровое делопроизводство? Как нумеровать приказы, контракты: начиная с первого или продолжить нумерацию? Нужно ли заводить новые журналы регистрации приказов, уведомлений и т.д.?

– При преобразовании юридического лица одного вида в юридическое лицо другого вида (изменение организационно-правовой формы) к вновь возникшему юридическому лицу переходят права и обязанности реорганизованного юридического лица в соответствии с пере­даточным актом, за исключением прав и обязанностей, которые не могут принадлежать возникшему юридическому лицу (п. 5 ст. 54 ГК).

При смене собственника имущества и (или) реорганизации (слия­нии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) организации, сдаче имущественного комплекса организации в аренду или передаче в доверительное управление акций (долей в уставном фонде) организации трудовые отношения с согласия работника на условиях, предусмотренных трудовым договором, продолжаются. При отказе работника от продолжения работы по той же должности служащего (профессии рабочего) трудовой договор прекращается в соответствии с п. 5 части второй ст. 35 ТК (часть третья ст. 36 ТК).

При реорганизации организаций документы передаются правопреемникам этих организаций. При преобразовании государственных организаций в организации иной формы собственности их архивные документы постоянного хранения передаются в государственные архивы, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в т.ч. по личному составу, – в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) (части первая и вторая ст. 19 Закона № 323-З).

При определении принадлежности документов к фонду организации соблюдаются следующие правила (абз. 9 и 10 части третьей п. 184 Правил работы архивов):

• при реорганизации организации в форме преобразования ее документы, образовавшиеся до и после реорганизации, составляют единый фонд;
• при реорганизации государственной организации в форме преобразования в организацию иной формы собственности ее документы, образовавшиеся в организации после такого преобразования, составляют новый фонд.

Справочно:

документальный фонд – это совокупность документов, образовавшихся в деятельности юридического или физического лица (подп. 3.3.11 п. 3 СТБ 2059-2013).

Таким образом, порядок ведения кадрового делопроизводства при реорганизации организации в форме преобразования будет зависеть от того, какая организация была преобразована (негосударственная или государственная).

Так, при реорганизации негосударственной организации регистрация приказов по личному составу, контрактов, уведомлений и других документов продолжается в заведенных ранее регистра­ционно-контрольных формах (журналах).

В свою очередь, при реорганизации государственной организации регистрация приказов по личному составу, контрактов, уведомлений и других документов осуществляется в новых регистрационно-контрольных формах (журналах). Архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в т.ч. по личному составу, передаются в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

– Как быть в ситуации, если приказ подготовлен с одним номером, но в дальнейшем выясняется, что должностное лицо, которое разрабатывало приказ, ошиблось с нумерацией? Необходимо ли привлечь к дисциплинарной ответственности должностное лицо, допустившее ошибку в нумерации приказа?

– Инструкция по делопроизводству не дает четкого ответа на поставленный вопрос. Соответственно конкретный вариант устранения ошибки в нумерации приказа организация определяет самостоятельно. Наиболее распространенным вариантом является использование литерных номеров.

Исходя из вышесказанного возможным вариантом исправления регистрационного индекса приказа в регистрационно-контрольной форме (журнале) является регистрация его под литерным номером.

Например, если приказ (исходя из даты его издания) должен был быть зарегистрирован под номером 55, то его можно зарегистрировать под номером 55а (или 55/1). Это позволит избежать наличия 2 приказов с одинаковыми номерами, а также необходимости вносить изменения во все последующие приказы.

Также необходимо учитывать, в каком виде (бумажном, электронном) осуществляется регистрация приказов. Например, если регистрация приказов осуществляется в электронном виде (например, в документе Excel), то добавить дополнительную строку для регистрации приказа под литерным номером не представляет каких-либо трудностей. При этом в журнале, который ведется на бумажном носителе, может быть недостаточно места между строками, чтобы поместить запись о регистрации приказа под литерным номером.

Справочно:

если обнаруженные ошибки в нумерации листов дела незначительны, то используются литерные номера листов. Например: 15а, 15б и др. (п. 185 Инструкции по делопроизводству).

Отметим, что наличие приказов с литерными номерами «бросается в глаза». Как показывает практика, наличие распорядительных документов (приказов) с литерными номерами может вызвать вопросы и замечания у проверяющих органов.

За противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (дисциплинарный проступок) устанавливается дисциплинарная ответственность (ст. 197 ТК). За совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику замечание, выговор, лишение полностью или частично стимулирующих выплат на срок до 12 месяцев, увольнение.

Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит нанимателю. При выборе меры дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве (часть третья ст. 198 ТК).

Таким образом, вопросы привлечения работника, допустившего ошибку в номере приказа, к дисциплинарной ответственности, а также избрание меры дисциплинарного взыскания остаются на усмотрение нанимателя.

Документы:

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Кодекс Республики Беларусь об образовании (КоО).

Гражданский кодекс Республики Беларусь (ГК).

Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Закон № 323-З).

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила работы архивов).

СТБ 2059-2013 «Дело­производство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта Рес­публики Беларусь от 29.03.2013 № 18 (СТБ 2059-2013).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).