О чем статья:

• рассказываем про ошибки, которые чаще всего совершают наниматели, переводя сотрудников на дистанционную работу или заключая трудовой договор с дистанционным работником.

С учетом сложившейся сложной эпидемиологической ситуацией во всем мире и в нашей стране дистанционная работа стала активно использоваться на практике с начала 2020 г.

Поскольку применение данной формы организации труда в новинку, а судебная практика по делам о дистанционном труде пока что отсутствует, то и четкого представления у кадровиков о том, что же будет являться ошибкой при оформлении дистанционной работы, нет.

Ошибка 1. Переход на дистанционную работу происходит без надлежащего оформления

При переходе работников на дистанционную работу нанимателю следует определить категории работников, которые могут выполнять работу удаленно, т.е. могут исполнять трудовые обязанности посредством использования информационно-телекоммуникационных сетей.

Следует иметь в виду, что дистанционная работа предполагает самостоятельность работника в выполнении работы, а сам переход на дистанционную работу не повлияет на результаты выполняемой работы.

Переход на дистанционную работу могут инициировать наниматель и сам работник. Переход на дистанционный труд влечет внесение соответствующих изменений в трудовой договор (контракт) и издание приказа (распоряжения) нанимателя о переходе на дистанционную работу.

Если предложение о переходе на дистанционную работу в период трудовых отношений исходит от нанимателя, то дополнительно оформляется уведомление (предложение) и применяются положения ст. 32 ТК.

Обращаем внимание, что переход на дистанционную работу должен быть обоснован и аргументирован нанимателем производственными, организационными или экономическими причинами.

При наличии обоснованных причин, связанных с неблагоприятным воздействием эпидемиологической ситуации на деятельность нанимателя, п. 14 Указа № 143 нанимателям предоставлено право предупредить работника письменно не позднее чем за 1 календарный день об изменении существенных условий труда, за исключением уменьшения размера оплаты труда.

В аналогичном порядке может быть осуществлен переход с дистанционной работы на работу с предоставлением рабочего места.

Совет. Разработайте отдельное положение (или внесите отдельную главу (раздел) о дистанционной работе в ПВТР). Это поможет вам описать множество нюансов такой работы, нуждающихся в урегулировании на уровне ЛПА.

Лучше подробнее регламентировать процедуры взаимодействия с сотрудниками на удаленке, чтобы потом не увязнуть в ситуациях с работниками – «я не получил задание», «меня не уведомили», «у меня Интернета не было», «я по этому адресу не живу» и т.п. Доведите содержание обязанностей и правил работы до работника – как стороны подтверждают получение писем электронных и бумажных, в какой срок необходимо на них отреагировать, как быть при неисправностях оборудования, адреса почтовые и электронные.

Ошибка 2. Заключили трудовой договор с дистанционным работником по электронной почте

Заключение трудового договора с работником, осуществляющим дистанционную работу, допускается только при личном присутствии такого работника. Все остальное время работник и наниматель контактируют с помощью информационно-коммуникационных технологий в порядке и с периодичностью, о котором они договорятся при заключении трудового договора.

Таким образом, исключительный случай, при котором требуется обязательное личное присутствие работника, – это заключение трудового договора.

Вместе с тем стороны трудового договора вправе предусмотреть и иные случаи личного присутствия работника, выполняющего работу дистанционно.

Местом заключения трудового договора, а также дополнительных соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора является место нахождения нанимателя.

Таким образом, заключение трудового договора с работником, осуществляющим работу дистанционно в ином месте, путем направления документов почтовым отправлением или посредством информационно-коммуникационных технологий не допускается.

Ошибка 3. Работа выполняется периодически дистанционно и в офисе

С учетом условий и характера дистанционной работы предусмотреть в трудовом договоре условие о выполнении работы дистанционно и в офисе нанимателя (в т.ч. в определенные дни (часы) рабочей недели) не представляется возможным.

В настоящее время, с учетом сложившейся сложной эпидемио­логической ситуации, бывают случаи, когда работник, имея рабочее место, вынужден осуществлять свои непосредственные трудовые обязанности вне своего рабочего места, организованного нанимателем (например, на дому).

Вместе с тем, с учетом норм законодательства о труде, в трудовом договоре или ЛПА организации может быть установлен режим работы, при котором работник при необходимости может находиться дома и выполнять свои непосредственные трудовые обязанности.

В указанных документах должно найти отражение подробное регулирование такого режима, включая права, обязанности работника и нанимателя, условия работы вне рабочего места, способы обеспечения охраны труда и т.д.

Ошибка 4. Недоработаны условия трудового договора с дистанционным работником

Помимо обязательных условий, предусмотренных в ст. 19 ТК, трудовой договор с дистанционным работником должен содержать дополнительно следующие сведения:

• условия обмена между нанимателем и работником электронными документами или сообщениями в электронном виде (в т.ч. СМС-сооб­щениями, файлами и записями), содержащими:

1. письменные задания, иную информацию для исполнения трудовых обязанностей работником;
2. результаты выполненной работы;
3. заявления и объяснения работника, уведомления, приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора;

• порядок и сроки обеспечения работника необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей:

1. оборудованием;
2. программно-техническими средствами;
3. средствами защиты информации;
4. иными средствами;

• порядок и сроки представления работником отчетов о выполненной работе;
• размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работником принадлежащих ему либо арендованных им:

1. оборудования;
2. программно-технических средств;
3. средств защиты информации;
4. иных средств, необходимых для работы;

• порядок возмещения иных, связанных с выполнением дистанционной работы расходов;
• способы и периодичность рабочих контактов работника с нанимателем.

В трудовом договоре, заключаемом с работником, осуществля­ющим дистанционную работу, также может предусматриваться по соглашению сторон:

• дополнительное условие об обязанности работника использовать при исполнении трудовых обязанностей предоставленные или рекомендованные нанимателем:

1. оборудование;
2. программно-технические средства;
3. средства защиты информации;
4. иные средства, используемые при исполнении трудовых обязанностей;

• условие о возмездном (безвозмездном) использовании работником своего оборудования для нужд нанимателя;
• возмещение расходов, связанных с поездкой работника к нанимателю;
• возмещение иных расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей.

Так, например, в трудовом договоре могут быть закреплены следующие условия:

• порядок и размер осуществления компенсации за износ оборудования;
• порядок и периодичность обновления морально устаревшего оборудования;
• порядок и условия осуществления ремонта (модернизации, технического обслуживания) используемого оборудования.

Совет. В трудовом договоре с работником целесообразно определять конкретные наименования оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иные средства, предпочтительные для нанимателя.

Ошибка 5. Неоформление направления дистанционного работника в служебную командировку

В части направления в служебную командировку дистанционных работников особенностей и исключений нет.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (ст. 91 и 93 ТК).

Основными признаками, свидетельствующими, что поездка работника относится к служебной командировке, являются:

• поездка работника осуществляется по распоряжению нанимателя;
• конкретный срок поездки определяется нанимателем;
• работнику выдается служебное задание (определяется цель поездки работника в интересах нанимателя).

Принимая во внимание, что на работников, выполняющих дистанционную работу, распространяется действие законодательства о труде и иных актов законодательства с учетом особенностей, дистанционные работники могут быть направлены в служебную командировку и на них распространяются гарантии и компенсации при служебных командировках, установленные ст. 95 ТК.

Проезд работника, выполняющего дистанционную работу, к месту нахождения нанимателя (обособленного подразделения) не является служебной командировкой, поскольку данная поездка не содержит основные признаки служебной командировки.

По соглашению сторон работнику могут возмещаться расходы, связанные с поездкой к месту нахождения нанимателя (обособленного подразделения) (данное условие может быть включено, в т.ч. в заключенном трудовом договоре).

Ошибка 6. Увольнение за прогул

Прогул дистанционного работника – одно из самых сложно доказуемых дисциплинарных нарушений. Связано это в первую очередь с тем, что в трудовом договоре о дистанционной работе рабочее место сотрудника не указано.

Дистанционная работа выполняется вне места нахождения нанимателя, вне места нахождения стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем нанимателя. Поэтому если работник не отвечает на звонки, не высылает отчеты и вообще ведет себя так, будто его нет, следует ли увольнять его за прогул?

Прогулом считается неявка на работу без уважительной причины в течение всего рабочего дня, а также отсутствие работника на работе более трех часов в течение рабочего дня без уважительных причин (части первая и вторая п. 32 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46).

Прогулом также являются ситуации, перечисленные в части второй п. 34 постановления Пленума ВС № 2. Возникает закономерный вопрос: как работника уволить за прогул, если его рабочее место не установлено или не конкретизировано?

Организация учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня определяются трудовым договором либо работником самостоятельно, что указывается в трудовом договоре. Следовательно, наниматель самостоятельно оценивает, какие именно действия (бездействие) работника будут являться прогулом.

Поскольку судебная практика по дистанционному труду не сформирована, то при увольнении работника за прогул наниматели должны быть готовы к тому, что исход судебного процесса может быть и не в их пользу. Поэтому при увольнении дистанционных работников по данному основанию наниматель всегда рискует.

Выбор формы трудовых правоотношений, в данном случае выполнение работы дистанционно, основан на взаимной договоренности сторон, и наниматель по своей воле принимает на себя возможные риски.

Документ:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Указ Президента Рес­публики Беларусь от 24.04.2020 № 143 «О поддержке экономики» (Указ № 143).

Постановление Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде» (постановление Пленума ВС № 2).