О чем статья:
- рассказывается о правилах разработки, согласования и утверждения должностных инструкций, а также о правилах оформления необходимых реквизитов.
ТК содержит в себе ряд упоминаний о должностных (рабочих) инструкциях.
Так, под трудовой функцией в ТК понимается работа по одной или нескольким должностям служащих (профессиям рабочих) с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, должностной (рабочей) инструкцией, технологическими картами и другими документами (абз. 16 части первой ст. 1 ТК).
Трудовой распорядок для работников определяется (среди прочего) должностными (рабочими) инструкциями работников (п. 3 части первой ст. 194 ТК).
Должностная инструкция является локальным правовым актом организации, которая разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно (часть вторая п. 10 Общих положений ЕКСД).
Таким образом, должностные инструкции подлежат обязательному согласованию и утверждению нанимателем.
Согласование проекта должностной инструкции
Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование), утверждение (часть первая п. 16 Инструкции по делопроизводству).
Унифицированная форма должностной инструкции включена в состав УСОРД.
Унифицированная форма, включенная в УСОРД, предполагает, что должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения организации.
Так как должностная инструкция является локальным правовым актом, ее необходимо согласовать с юридической службой организации (с целью ее проверки на соответствие требованиям нормативных правовых актов).
Дополнительно проект должностной инструкции может согласовыватьcя и с иными должностными лицами и структурными подразделениями организации (например, с главным бухгалтером и др.).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Реквизит «Виза» включает в себя (части вторая, третья п. 61 Инструкции по делопроизводству):
- наименование должности лица, визирующего проект документа;
- собственноручную подпись;
- расшифровку подписи;
- дату.
Например:
Начальник отдела правовой и кадровой работы
Подпись А.В.Петров
22.12.2020
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются» (п. 61 Инструкции по делопроизводству).
Например:
Начальник отдела правовой и кадровой работы
Подпись А.В.Петров
22.12.2020
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются.
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева.
При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.
Утверждение проекта должностной инструкции
Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документ может утверждаться двумя способами (часть третья п. 52 Инструкции по делопроизводству):
- посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи;
- посредством издания распорядительного документа.
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
Утверждение посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи
При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит (часть четвертая п. 52 Инструкции по делопроизводству):
- из слова «УТВЕРЖДАЮ»;
- наименования должности лица, включая видовое (общество, предприятие и др.) или сокращенного наименования организации;
- собственноручной подписи;
- расшифровки подписи и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор общества
Подпись М.Н.Петрович
22.12.2020
или
УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО «Гранит»
Подпись М.Н.Петрович
22.12.2020
При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор открытого
акционерного общества «Гранит»
Подпись М.Н.Петрович
22.12.2020
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.
Утверждение посредством издания распорядительного документа
Распорядительный документ издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением.
При утверждении документа посредством издания распорядительного документа или составления протокола гриф утверждения состоит:
- из слова «УТВЕРЖДЕНО»;
- названия вида документа в именительном падеже;
- его даты и регистрационного индекса.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора общества
22.12.2020 № 654-од
Особенности технического оформления
«Грифа утверждения»
При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Гриф утверждения» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт (часть первая п. 81 Инструкции по делопроизводству).
«Гриф утверждения» оформляется на компьютере от пятого положения (отступа в миллиметрах от границы левого поля), что составляет 100 мм от границы левого поля (часть четвертая п. 84, абз. 7 п. 83 Инструкции по делопроизводству).
Документы
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Общие положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (Общие положения ЕКСД).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (УСОРД).
