Из статьи вы узнаете:
- достаточно ли указать в должностной инструкции специалиста по кадрам, что он ответственен за формирование, ведение и оперативное хранение личных дел работников или необходимо издать отдельный приказ о назначении ответственного за ведение личных дел.
Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации (п. 4 Инструкции № 2).
Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел. При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел (п. 20 Инструкции № 2).
Таким образом, норма п. 4 Инструкции № 2 о возложении на руководителя организации контроля за оформлением и ведением личных дел является императивной, т.е. не подлежащей изменению. Иными словами, руководитель организации не может возложить контроль за оформлением и ведением личных дел на иное должностное лицо.
В свою очередь, п. 3 Инструкции № 2 предусматривает, что формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).
Кадровая служба организации может состоять из управления, отдела, сектора, бюро, группы специалистов либо из одного специалиста (п. 2 Межотраслевых нормативов).
Функции кадровой службы
Кадровая служба выполняет среди прочего следующие основные функции (подп. 3.14–3.15 п. 3 Типового положения):
- организует эффективную систему персонального учета, обработку поступающей кадровой информации, в т.ч. с использованием персональных компьютеров;
- осуществляет оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечивает их сохранность.
Указанные основные функции кадровой службы предполагают в т.ч. выполнение ею работ, связанных с формированием, ведением и оперативным хранением личных дел.
Квалификационная характеристика каждой должности имеет 3 раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования». В разделе «Должностные обязанности» устанавливаются основные, наиболее характерные для конкретной должности трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично служащему, занимающему данную должность. Должностная инструкция служащего разрабатывается в соответствии с содержанием раздела «Должностные обязанности» квалификационной характеристики должности, которую он занимает (пп. 9–10 Общих положений ЕКСД).
Так, в разделе «Должностные обязанности» квалификационной характеристики инспектора по кадрам в качестве одной из трудовых функций напрямую указано: «формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью» (выпуск 1 ЕКСД).
В то же время в квалификационной характеристике специалиста по кадрам среди трудовых функций не указаны формирование, ведение и хранение личных дел работников.
Выводы
На основании проведенного анализа можно сделать следующие выводы:
- Если в организации создана кадровая служба (которая может быть создана как в виде структурного подразделения, так и включать одного работника), издание приказа о назначении лица, ответственного за формирование, ведение и оперативное хранение личных дел, не требуется, поскольку это напрямую вытекает из п. 3 Инструкции № 2, а также из Типового положения. В данном случае ответственность за ведение личных дел будет указана в положении о кадровой службе и должностной инструкции работника(-ов) кадровой службы.
- Если в организации кадровая служба отсутствует, то ответственность за формирование, ведение и оперативное хранение личных дел может возлагаться в соответствии со ст. 67 ТК на непрофильных специалистов путем совмещения должностей служащих (например, на бухгалтера и др.). В таком случае необходимо издание приказа о назначении лица, ответственного за формирование, ведение и оперативное хранение личных дел, а также указание данной трудовой функции в должностной инструкции.
Образец приказа о назначении лица, ответственного за ведение личных дел
|
Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Найменне арганiзацыi
ЗАГАД
|
Наименование вышестоящей организации Наименование организации
ПРИКАЗ |
||||
|
|
|
№ |
|
|
|
|
Месца выдання |
Место издания |
||||
О назначении лица, ответственного
за ведение личных дел работников
На основании пунктов 3 и 20 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, и с целью упорядочивания формирования, ведения и оперативного хранения личных дел работников
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить ответственным за ведение личных дел работников бухгалтера I квалификационной категории административно-хозяйственного отдела Иванько И.А.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Петрова О.С.
Наименование должности
руководителя организации Подпись О.О.Герман
Виза
С приказом ознакомлен(-ы) Подпись И.А.Иванько
Дата
Подпись О.С.Петров
Дата
Документы:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).
Межотраслевые нормативы численности работников кадровых служб коммерческих организаций, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 27.12.2005 № 187 (Межотраслевые нормативы).
Типовое положение о кадровой службе предприятия (организации), утвержденное постановлением Минтруда Республики Беларусь от 18.12.1997 № 118 (Типовое положение).
Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (Общие положения ЕКСД).
Выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденный постановлением Минтруда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (выпуск 1 ЕКСД).
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
