Прочитав статью, вы узнаете:

• достаточно ли только паспортных данных, чтобы изменить фамилию в кадровых документах;
• надо ли включать в личное дело работника копии документов, подтверждающих смену фамилии.

Оригиналы каких документов следует запросить у работника, чтобы подтвердить смену фамилии

Чтобы скорректировать кадровые документы, устного сообщения работником об изменении его фамилии недостаточно. Работник должен представить в отдел кадров оригиналы документов, которые подтверждают смену фамилии (паспорт, свидетельство о заключении брака или иной документ, подтверждающий изменение фамилии).

Включать копии этих документов в личное дело работника не нужно (п. 8 Инструкции № 2).

Законодательство о труде не требует письменного заявления работника об изменении фамилии. В то же время такое заявление будет дополнительным письменным основанием для внесения изменений в кадровые документы. Оригиналы документов необходимо вернуть работнику. В заявлении следует указать причину смены фамилии (например, в связи со вступлением в брак), реквизиты документов, которые ее подтверждают.

Как составить приказ о смене фамилии

Необходимо издать приказ об изменении фамилии. УСОРД не содержит формы такого приказа, поэтому он составляется в произвольной форме с соблюдением правил Инструкции по делопроизводству. В приказе следует указать наименование организации, дату и место его составления, регистрационный номер, старые и новые персональные данные работника. Подписывает приказ руководитель организации или иное лицо, уполномоченное руководителем. Ознакомьте с приказом работника, а также всех заинтересованных лиц (например, главного бухгалтера и т.д.).

ЭТО ВАЖНО!

Приказу о смене фамилии присваивается литера «к». Его срок хранения – 75 лет (подп. 21.3 п. 21 перечня № 140).

Образец приказа об изменении фамилии

Копия (выписка) приказа об изменении фамилии включается в личное дело работника (п. 8 Инструкции № 2).

В какие документы необходимо внести данные об изменении фамилии

На основании приказа наниматель вносит изменения:

• в личное дело работника. На обложке личного дела прежняя фамилия заключается в скобки, и над ней записывается измененная фамилия (часть вторая п. 18 Инструкции № 2);
• трудовую книжку. Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки). При изменении фамилии она зачеркивается, и над ней записывается измененная фамилия. Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность (часть третья п. 51 Инструкции № 40);
• личную карточку. В настоящее время форму и порядок заполнения личной карточки работника определяет наниматель. Это значит, что и внесение изменения фамилии осуществляется в порядке, установленном нанимателем (как правило, старая фамилия зачеркивается либо заключается в скобки, а над ней указывается измененная);
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Указанная в гр. 5 фамилия зачеркивается, над ней записывается измененная фамилия;
• при необходимости – в иные документы (например, в трудовой договор). Персональные данные работника являются обязательными условиями трудового договора (контракта), но не являются существенными (ст. 19, 32 ТК). Изменение фамилии работником не требует согласования с нанимателем. С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в дополнительном соглашении должна быть указана измененная фамилия работника. Во избежание путаницы целесообразно зафиксировать изменения данных документально.

Образец дополнительного соглашения к контракту в связи с изменением фамилии работника

Подача формы ПУ-1

В орган ФСЗН наниматель подает измененные данные по работнику.

Форма ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) представляется в орган ФСЗН в течение 5 рабочих дней со дня предъявления работником нанимателю документа, удостоверяющего личность, или документа для выезда за границу, подтверждающего факт изменения анкетных данных. Работник обязан предъявить данный документ в течение месяца со дня его получения (часть вторая п. 14 Правил № 837).

Документы:

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом Департамента по архивам и делопроиз­водству Минюста Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (УСОРД).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).

Перечень типовых документов Национального архив­ного фонда Рес­публики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (перечень № 140).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).

Трудовой кодекс Респуб­лики Беларусь (ТК).

Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837 (Правила № 837).