В связи с принятием в августе 2012 г. постановления Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»» (далее – постановление № 140) и утвержденного им нового Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее – Перечень) у специалистов по кадрам возникают вопросы по срокам хранения кадровых документов. Рекомендации автора настоящей статьи помогут вам избежать ошибок при применении нового Перечня на практике.
Номенклатура дел на 2012 г. была составлена в конце 2011 г. с использованием перечней 2001 г. и 2006 г. Согласно постановлению № 140 новый Перечень является основным документом, в соответствии с которым устанавливаются сроки хранения документов организаций.
Следует ли вносить изменения в номенклатуру или нужно менять ее полностью?
Сводная номенклатура дел подлежит пересоставлению (пересогласованию и переутверждению) при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации (п. 154 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству)). Иные случаи необходимости пересоставления номенклатуры дел законодательством не предусмотрены.
В связи со вступлением в силу нового Перечня специалистам по кадрам необходимо произвести уточнение сроков хранения документов организации, закрепленных в действующей номенклатуре дел.
Законодательством по делопроизводству порядок уточнения сроков хранения документов в номенклатуре дел организации напрямую не регламентирован. Исходя из общих правил составления номенклатуры дел и определения сроков хранения документов, закрепленных в Инструкции по делопроизводству, а также Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов), можно определить следующий порядок уточнения сроков хранения документов в номенклатуре дел организации.
Определение сроков хранения документов и дел относится к компетенции экспертной комиссии организации (далее – ЭК) (подп. 165.4 п. 165, п. 176 Инструкции по делопроизводству и п. 56 Правил работы архивов). В связи с утверждением нового Перечня целесообразно провести внеочередное заседание ЭК, на котором следует рассмотреть вопрос об уточнении сроков хранения дел организации. По итогам заседания ЭК составляется протокол, в котором (либо в приложении к нему) необходимо отразить все изменения, вносимые в номенклатуру дел. Например, в качестве приложения к протоколу ЭК может быть оформлена следующая таблица:
|
Индекс дела
|
Название раздела (подраздела), заголовок дела
|
Срок хранения дела и номера пунктов по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
|
|
|
В столбце 3 такой таблицы следует указать сроки хранения дел согласно новому Перечню, а в столбце 4 – соответствующие примечания к ним из гр. 5 Перечня «Пояснение». На основе решения ЭК, закрепленного в протоколе, необходимо внести соответствующие уточнения в действующую номенклатуру дел организации (например, указать рукописным способом в графе 4 номенклатуры новый срок хранения дел, а в графе 5 номенклатуры дел «Примечание» сделать отметку о дате и номере соответствующего протокола заседания ЭК, например: «Протокол заседания ЭК предприятия от 15.10.2012»).
ЭТО ВАЖНО!Протокол ЭК подлежит утверждению руководителем организации.
Соблюдение подобных формальностей позволит придать необходимую юридическую значимость вносимым в номенклатуру дел изменениям.....
