С июля 2013 г. в порядке заполнения листков нетрудоспособности и табелей использования рабочего времени произошли изменения. О них и о том, что следует знать при оформлении листков нетрудоспособности, читайте в предлагаемой статье.
Законодательством РБ предусмотрено, что документом, удостоверяющим факт временной нетрудоспособности (беременности и родов) работника, является листок нетрудоспособности, выданный и оформленный в установленном порядке (п. 3 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 28.06.2013 № 569 (далее – Положение № 569)).
Аналогичное требование закреплено в п. 1 Инструкции о порядке выдачи и оформления листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности, утвержденной постановлением Минздрава и Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2002 № 52/97 (далее – Инструкция № 52/97).
Основным нормативно-правовым актом, которым следует руководствоваться при выдаче и оформлении листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности, является Инструкция № 52/97.
Как правило, прием листков нетрудоспособности в организации осуществляет работник кадровой службы (табельщик) либо иное уполномоченное лицо (чаще всего специалист по кадрам).
Листок нетрудоспособности и справка о временной нетрудоспособности
ЭТО ВАЖНО! Уполномоченному лицу не стоит смешивать термины «листок нетрудоспособности» и «справка о временной нетрудоспособности».
Законодательство достаточно четко разграничивает эти понятия. Закрытые перечни случаев, при которых выдается листок нетрудоспособности, а при которых – справка о временной нетрудоспособности закреплены в пп. 3 и 4 Инструкции № 52/97 соответственно.
Специалисту по кадрам следует помнить, что лицам, работающим по трудовым договорам и (или) гражданско-правовым договорам, предметом которых являются оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, у юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и частных нотариусов, а также на основе членства (участия) в юридических лицах любых организационно-правовых форм, выдают листок нетрудоспособности.
В то же время справку о временной нетрудоспособности выдают:
1) лицам, у которых временная нетрудоспособность вследствие заболевания или травмы наступила в течение 30 календарных дней после прекращения трудового договора;
2) лицам, осуществляющим уход:
– за больным ребенком в возрасте до 14 лет при оказании ему медицинской помощи в амбулаторных условиях, если ребенок нуждается в уходе по истечении 14-дневного срока, удостоверенного листком нетрудоспособности;
– за больным ребенком, достигшим 14-летнего возраста, при оказании ему медицинской помощи в амбулаторных условиях, если ребенок по заключению врачебно-консультационной комиссии (далее – ВКК) нуждается в уходе по истечении 7-дневного срока, удостоверенного листком нетрудоспособности;
– за больным ребенком, достигшим 14-летнего возраста, при оказании ему медицинской помощи в стационарных условиях, на период, в течение которого ребенок по заключению ВКК нуждается в уходе;
– за ребенком в возрасте до 10 лет в период карантина в учреждении дошкольного или общего среднего образования.
Как правило, организация производит выплату пособия по временной нетрудоспособности работникам, с которыми на этот момент у нее заключены трудовые договоры (контракты).
Однако имеется случай, при котором организация выплачивает пособие по временной нетрудоспособности (по беременности и родам) работникам, с которыми у нее уже прекращены трудовые отношения (пп. 8 и 34 Положения № 569).
Так, лицам, у которых временная нетрудоспособность в связи с заболеванием или травмой продолжительностью более 30 календарных дней или право на пособие по беременности и родам наступили в течение 30 календарных дней после прекращения трудового договора (кроме трудового договора о работе по совместительству) по уважительным причинам, пособия в порядке исключения назначает комиссия по назначению пособий областных (Минского городского) управлений Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ. Указанная комиссия в свою очередь может обязать выплатить данное пособие по прежнему месту работы.
В рассматриваемой ситуации гражданину будет также выдаваться справка о временной нетрудоспособности (подп. 4.3. п. 4 Инструкции № 52/97).
Оформление листка нетрудоспособности
Лицевую сторону листка нетрудоспособности заполняет организация здравоохранения, оборотную – плательщик (п. 78 Инструкции № 52/97).
Требования к оформлению и выдаче листка нетрудоспособности, а также условия, при которых листок нетрудоспособности не принимается к зачету и подлежит возврату работнику, перечислены в Инструкции № 52/97.
Лицевая сторона листка нетрудоспособности
Если лицевая сторона листка нетрудоспособности оформлена с нарушением требований, установленных Инструкцией № 52/97, то он не принимается и подлежит возврату работнику для возвращения в организацию здравоохранения по месту выдачи для внесения в него необходимых изменений. Данный момент является принципиальным и важным, так как листки нетрудоспособности, оформленные с нарушением законодательства, не принимаются к зачету для назначения пособий (п. 38 Положения № 569).
Первое, на что нужно обратить внимание уполномоченному лицу при представлении работником листка нетрудоспособности, это:
– наличие всех необходимых печатей, расположенных в установленных местах (пп. 67–68 Инструкции № 52/97);
– наличие исправлений (допускается не более 2 на одном бланке) (часть третья п. 66 Инструкции № 52/97);
– отсутствие сокращений в строках «Фамилия, собственное имя, отчество», «Вид нетрудоспособности», «Заключение о трудоспособности» и строке раздела листка нетрудоспособности «Освобождение от работы» (сведения в указанных строках заполняются без сокращений, в остальных строках листка нетрудоспособности допустимы общепринятые сокращения (часть четвертая п. 66 Инструкции № 52/97));
– наличие записей в строке «Особые отметки».
Оборотная сторона листка нетрудоспособности
На оборотной стороне листка нетрудоспособности специалист по кадрам заполняет следующие строки: «Цех (отдел) предприятия», «Профессия нетрудоспособного», «Табельный номер», «К работе приступил», «Выходные дни за период нетрудоспособности», «Особые отметки» (если в этом есть необходимость) и, разумеется, «Подпись ответственного лица», а бухгалтер – строки «Справка о заработной плате» и «Причитается пособие».
В случае если решение о назначении пособия по временной нетрудоспособности принимает комиссия по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности (в ряде организаций сотрудники кадровых служб и бухгалтерии приказом руководителя организации включаются в состав комиссий), то в строке «Решение комиссии о назначении пособия, № протокола, дата» производят запись: «Назначить (отказать в назначении) пособие(я)», указывают номер протокола и дату заседания комиссии по назначению пособий (п. 81 Инструкции № 52/97). В то же время при назначении пособия по беременности и родам п. 81 Инструкции № 52/97 не применяют.
Новое в заполнении листка нетрудоспособности и табеля использования рабочего времени
Одним из нововведений 2013 г., повлиявшим на заполнение листка нетрудоспособности, является п. 16 Положения № 569, согласно которому пособие по временной нетрудоспособности и по беременности и родам назначают за календарные дни.
Таким образом, необходимость заполнения строки «Выходные дни за период нетрудоспособности» на оборотной стороне листка нетрудоспособности отпадает.
В табелях использования рабочего времени в таком случае период нетрудоспособности отмечается сплошным проставлением (включая выходные дни) соответствующей отметки, а именно кода «Б».
Если же, например, временная нетрудоспособность приходится на время отпуска работника, дни временной нетрудоспособности также должны быть отмечены в табеле кодом «Б».
Пример
Работнику на основании приказа нанимателем был предоставлен трудовой отпуск продолжительностью 27 календарных дней. В период трудового отпуска работник заболел, что подтверждается листком нетрудоспособности. Период временной нетрудоспособности составил 10 календарных дней. При представлении работником листка нетрудоспособности специалист по кадрам обнаружил, что строка «Фамилия, собственное имя, отчество» заполнена с нарушением п. 66 Инструкции № 52/97 – записана фамилия работника с проставлением инициалов.
В сложившейся ситуации данный листок нетрудоспособности не может быть принят к зачету и работнику надо вернуть листок нетрудоспособности в организацию здравоохранения по месту выдачи для его надлежащего оформления.
Поскольку случай временной нетрудоспособности наступил в период трудового отпуска, то последний продлевается на соответствующее число календарных дней либо по желанию работника неиспользованная часть отпуска переносится на другой согласованный с нанимателем срок текущего рабочего года (ст. 171 Трудового кодекса РБ).
Таким образом, в последующем при представлении листка нетрудоспособности, оформленного надлежащим образом, в табеле использования рабочего времени дни, приходящиеся на период временной нетрудоспособности, должны быть отмечены кодом «Б», а оставшиеся дни трудового отпуска – кодом «О».
Хранение листков нетрудоспособности
Листки нетрудоспособности, которые были оплачены или в отношении которых было установлено, что они не подлежат оплате, должны храниться в течение срока, установленного законодательством, так, чтобы абсолютно все сделанные на них записи оставались читаемыми, в т.ч. их номер (часть пятая п. 82 Инструкции № 52/97).
Конкретный срок хранения листков нетрудоспособности определен п. 198 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Перечень № 140), а именно – 3 года.
ЭТО ВАЖНО! Уменьшение сроков хранения не допускается.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Контроль за правильностью применения Перечня № 140 осуществляют органы архивного дела и делопроизводства.
Ответственность за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения
Важно помнить, что в связи со вступлением в силу новой редакции Кодекса РБ об административных правонарушениях (далее – КоАП) (в ред. Закона РБ от 12.07.2013 № 64-З) за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений виновное должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст. 23.37 КоАП).
Полномочиями по привлечению к административной ответственности за нарушение законодательства РБ в области архивного дела и делопроизводства наделены органы внутренних дел, органы КГК, органы, осуществляющие контроль за исполнением законодательства РБ в области архивного дела и делопроизводства (ст. 3.30 Процессуально-исполнительного кодекса РБ об административных правонарушениях).
