Из статьи вы узнаете:
- В каком деле необходимо хранить уведомление о получении почтового отправления (трудовой книжки): в личном деле или в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним?
- В каком деле необходимо хранить уведомление о получении почтового отправления (уведомления о необходимости явиться за получением трудовой книжки или дать письменное согласие на отправление ее по почте) – в личном деле или в деле с перепиской по кадровым вопросам?
Краткий ответ
В личном деле работника хранить такие уведомления запрещено. Место хранения уведомлений устанавливается кадровой службой организации самостоятельно.
Обоснование
В личное дело не включаются документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (п. 9 Инструкции по личным делам).
Также Инструкция по личным делам не установила среди перечня документов, подлежащих включению в состав личного дела, уведомления о получении почтового отправления. Таким образом, указанные уведомления не могут храниться в личном деле работника.
В связи с этим возможны следующие варианты хранения подобных уведомлений:
- в деле с перепиской по кадровым вопросам (см. приложение 1);
- в деле с документами, послужившими основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшими в состав личных дел (см. приложение 2);
- в отдельном деле (если в деятельности кадровой службы образуется значительное[1] количество таких уведомлений в течение делопроизводственного (календарного) года) (см. приложение 3);
- в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (например, в конверте, прикрепленном к внутренней стороне обложки указанной книги).
Приложение 1
Пример отражения в номенклатуре дел
|
Индекс дела |
Название раздела (подраздела), |
Кол-во дел (томов, |
Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) |
Примечание |
|
04-13 |
Переписка по вопросам деятельности отдела кадров |
|
5 лет ЭПК п. 622 |
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 2
Пример отражения в номенклатуре дел
|
Индекс дела |
Название раздела (подраздела), |
Кол-во дел (томов, |
Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) |
Примечание |
|
04-13 |
Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, почтовые уведомления и др.) |
|
3 года п. 644 |
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 3
Пример отражения в номенклатуре дел
|
Индекс дела |
Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню |
Примечание |
|
04-14 |
Уведомления о получении почтовых отправлений работниками организации |
|
До минования надобности / 1 год / 3 года |
Протокол заседания ЭК общества от 21.12.2020 № 5 |
|
|
|
|
|
|
Документ:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция по личным делам).
[1]* В данном случае определение «значительное» является условным.
.png)
