Главное в статье:
- расскажем, с чего начать внедрение системы электронного документооборота, по каким критериям отбирать поставщика электронной системы и т.д.;
- рассмотрим по этапам, как действовать, приняв решение о внедрении системы электронного документооборота.
Перевод документооборота в электронный можно начать с документов, перечисленных в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству, поскольку:
1) документы, перечисленные в названном приложении, не надо сдавать в архив организации. Передаче в архив организации подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (часть первая п. 204 Инструкции по делопроизводству);
2) перевод нужно проводить поэтапно, т.е. начать с более простых документов (с небольшими сроками хранения), а затем переходить к документам с более длительными сроками хранения.
В целом работу по переходу на электронный документооборот проводят по следующему алгоритму.
Шаг 1. Определите, работу с какими документами необходимо оптимизировать, какие процессы будут затронуты и деятельность каких структурных подразделений предполагается автоматизировать.
Безусловно, если в организации не налажен бумажный документооборот, то сразу браться за электронный не имеет смысла. Сперва необходимо восстановить кадровое делопроизводство, исправить допущенные ошибки. С этой задачей можно справиться быстрее, если провести аудит кадровой документации.
Справочно:
подробнее о том, как провести кадровый аудит, см. в статье «Проверяем работу за 2020 год: аудит кадровой документации» в журнале «Я – специалист по кадрам», 2020, № 22 и № 23.
В результате кадрового аудита выявляются условия возникновения необоснованно дублированных операций и временных затрат, устранение которых позволило бы существенно увеличить эффективность документооборота. Вот почему сначала необходимо настроить бумажный документооборот, формализовать кадровые процессы, а потом уже переходить к электронному документообороту.
Выбор электронной автоматизированной системы является второстепенной задачей, по сравнению с общей организацией кадрового делопроизводства. В крайнем случае внедрение электронного документооборота должно сопровождаться наведением порядка с бумажным документооборотом.
Полноценное введение электронного документооборота в организации без использования системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО) затруднительно.
Данная система создана для обмена электронными документами (документами с электронной цифровой подписью (ЭЦП)) между государственными органами и другими подчиненными им организациями.
При необходимости интеграции с СМДО следует выбрать систему электронного документооборота, которая взаимодействует с СМДО (подп. 3.1 п. 3 Директивы Президента Республики Беларусь от 27.12.2006 № 2 «О дебюрократизации государственного аппарата и повышении качества обеспечения жизнедеятельности населения»).
Системы электронного документооборота, интегрированные с СМДО, вы можете посмотреть на сайте Национального центра электронных услуг (www.nces.by).
Для обмена документами с использованием СМДО работникам необходимо иметь ключи ЭЦП.
Шаг 2. Назначьте лицо, ответственное за внедрение системы электронного документооборота, а также определите его полномочия.
На данном этапе важно определить масштабы системы: сколько рабочих мест планируется закупать первоначально, будет ли в дальнейшем система распространяться в филиалы и дочерние организации и каков оптимальный финансовый план-график.
Надо будет также разработать порядок использования и хранения носителя с личным ключом ЭЦП (токен). Необходимо решить вопросы:
- о месте хранения носителя личного ключа ЭЦП;
- порядке применения и использования ЭЦП.
Утвердите перечень (список) работников, использующих ключи ЭЦП в своей работе, и границы их ответственности.
Конкретный перечень должностей работников, которые должны иметь ключи ЭЦП, в законодательстве отсутствует.
Шаг 3. Сформулируйте требования к системе и производителю системы.
Можно выделить следующие требования к системе:
- функциональность;
- безопасность;
- удобный интерфейс;
- наличие подробной документации;
- успешные внедрения этой системы в других организациях (в лучшем случае со схожим видом деятельности).
Что касается выбора производителя, то здесь необходимо руководствоваться деловой репутацией организации, присутствием квалифицированных специалистов, опытом работы в аналогичных проектах, принципами обслуживания и поддержки, финансовой стабильностью.
Рекомендуем заранее подготовить список вопросов к производителю системы.
Шаг 4. Протестируйте предлагаемые системы на практике.
На отдельные вопросы, касающиеся применимости системы в каждом конкретном случае, должны отвечать специалисты поставщика, подтверждая свой ответ демонстрацией на контрольном примере или реальной рабочей системе.
Необходимо установить, предоставляет ли организация гарантийную техническую поддержку и проводит ли обучение работе с системой.
Процесс автоматизации документооборота лучше вводить поэтапно: начните с пилотного проекта с ограниченным числом пользователей, обучите специалистов, опробуйте систему в деле, а потом докупайте необходимое число лицензий. Необязательно сразу приобретать дорогостоящую систему на полное число рабочих мест.
Процесс внедрения обычно строится из нескольких этапов (некоторые из них могут идти параллельно):
1. Обследование организационной структуры организации, формальное описание схемы движения документов.
2. Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций. Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.
3. Установка и настройка программного обеспечения.
4. Обучение персонала организации.
5. Опытная эксплуатация.
6. Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
7. Сдача в эксплуатацию.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
