Образец протокола внеочередного общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью см. в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

Образец приказа об объединении отделов см. в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Все ответы на тест на с. 2: 1) А. 2) Б. 3) А. 4) Б. 5) А.

О чем статья:

• объединение отделов зачастую рассматривается нанимателями как один из способов повышения эффективности их работы и работы организации в целом. На какие особенности обратить внимание при проведении указанной процедуры и как ее документально оформить, рассмотрим далее.

Алгоритм объединения отделов организации и создание на их основе нового структурного подразделения, как правило, включает в себя следующие этапы.

Этап 1. Принятие решения об объединении отделов.

Инициировать объединение отделов могут:

– учредители организации;

– руководитель организации;

– иные должностные лица (в случае наличия у них соответству­ющих полномочий согласно уставу организации, трудовому договору (контракту), локальным правовым актам).

Если решение об объединении отделов и создании на их основе нового отдела исходит от учредителей организации, первоначально его следует отразить в протоколе общего собрания участников.

Этап 2. Издание приказа об объединении отделов.

После подписания протокола внеочередного общего собрания участников руководителем организации издается приказ. Как правило, в нем дублируются решения учредителей, утвержденные протоколом.

Такой приказ оформляется и в случае, если инициатором создания отдела является руководитель организации или иное должностное лицо.

Этап 3. Внесение изменений в штатное расписание.

Процедура объединения отделов и создания на их основе нового отдела требует внесения изменений в действующее штатное расписание организации.

Способ внесения изменений зависит от того, как был утвержден данный документ (п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Документы могут утверждаться путем издания распорядительного документа (приказа) либо должностным лицом. Конкретную форму утверждения документа наниматель вправе выбрать самостоятельно.

Этап 4. Разработка проекта и утверждение положения для вновь созданного структурного подразделения.

Положение о структурном подразделении  – это локальный правовой акт, определяющий статус структурного подразделения и его место в организации.

В данном документе отражаются:

– порядок создания отдела;

– правовое положение отдела в структуре организации;

– задачи и функции отдела;

– права отдела;

– характер его взаимодействия с другими структурными еди­ницами;

– иные вопросы, связанные с его функционированием.

Утверждение положения о структурном подразделении производится в том же порядке, что и утверждение любого другого локального правового акта.

Этап 5. Разработка проектов и утверждение должностных инструкций работников вновь созданного структурного подразделения.

На руководителей организаций, руководителей структурных подразделений должностные инструкции, как правило, не разрабатываются (п. 10 ЕКСД).

Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителей структурных (обособленных) подразделений определяются в положениях об этих подразделениях.

Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей структурных подразделений определяются на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей.

Должностные инструкции на иных работников нового отдела, создаваемого путем объединения, разрабатываются и утверждаются лишь в случае, если в связи с его созданием в штате организации появляются новые должности служащих. В ситуации, когда должности работников, входящих в объединенный отдел, были предусмотрены и ранее, нанимателю достаточно внести изменения в их должностные инструкции. Данные изменения будут касаться того, к какому структурному подразделению относится соответствующая должность, а также подчиненности (указание на взаимосвязи и взаимоотношения по должности).

Это важно! Если трудовая функция не изменяется, нанимателю достаточно утвердить должностные инструкции в новой редакции и ознакомить с ней работников под подпись.

Этап 6. Оформление изменений трудовых отношений с работниками объединяемых отделов:

• руководители объединяемых отделов.

Руководителем объединенного отдела может быть назначен как вновь трудоустроенный в организацию работник, так и сотрудник, который уже состоит в трудовых отношениях с нанимателем (как правило, начальник одного из объединяемых отделов).

В первом случае после заключения трудового договора с новым работником нанимателем издается приказ о его приеме на работу. Во втором – работнику, которого планируется назначить начальником нового отдела, направляется уведомление с предложением о его переводе на другую должность (ст. 30 ТК).

При отказе работника от предлагаемой должности наниматель вправе предложить ему работу по иной вакантной должности служащего, которую работник может выполнять с учетом его специальности и квалификации. В случае, если работник откажется от предложенных ему вариантов, либо в случае отсутствия подходящих вакансий в штатном расписании он подлежит увольнению в связи с сокращением штата (п. 1 ст. 42 ТК) с выплатой выходного пособия в размере не менее 3-кратного среднемесячного заработка (часть третья ст. 48 ТК).

Аналогичная кадровая процедура, предполагающая перевод на иную должность служащего, может производиться и в отношении начальника второго из объединяемых отделов. В частности, ему может быть предложен перевод на должность заместителя начальника объединенного отдела. При отсутствии такой возможности либо отказе работника от перевода он будет подлежать увольнению в связи с сокращением штата;

• иные работники объединяемых отделов.

Если у работников объединяемых отделов изменяется только структурное подразделение без изменения прежней работы и ее условий, будет иметь место перемещение (ст. 31 ТК), которое оформляется соответствующим приказом. Эти изменения вносятся также в трудовые договоры с работниками путем оформления дополнительных соглашений к ним.

Запись о перемещении работника на другое рабочее место может вноситься в трудовую книжку работника в случае принятия нанимателем такого решения (п. 20 Инструкции № 40).

Это важно! С учетом положений пп. 30 и 31 Инструкции № 40 в обязательном порядке отражаются в трудовой книжке работников сведения об их переводе на работу в производство или структурное подразделение по профессиям, должностям, предусмотренным списками производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2005 № 536.

Если перемещение предполагает изменение существенных условий труда (изменение режима рабочего времени и времени отдыха, размера заработной платы в сторону ее уменьшения и др.), нанимателю следует дополнительно осуществить процедуру изменения существенных условий труда (ст. 32 ТК).

При изменении существенных условий труда после надлежащего предупреждения работников (не позднее чем за 1 месяц) к заключенным с ними трудовым договорам оформляются дополнительные соглашения, в тексте которых отражаются необходимые нововведения. При необходимости издается соответствующий приказ.

В случае отказа от перемещения в связи с изменением существенных условий труда работники подлежат увольнению по п. 5 ст. 35 ТК с выплатой выходного пособия в размере не менее 2-недельного среднего заработка (часть четвертая ст. 48 ТК).

Если трудовая деятельность в объединенном отделе предполагает изменение трудовой функции, поручаемой сотрудникам, с их согласия они переводятся на другую работу. В случае необходимости перевода работникам направляются соответствующие уведомления. При согласии с предлагаемой должностью служащего с работником заключается новый трудовой договор и издается приказ о его пере­воде. Сведения о переводе вносят в трудовую книжку работника (п. 9 Инструкции № 40).

При отказе от перевода работник подлежит увольнению в связи с сокращением штата (п. 1 ст. 42 ТК).

Документы:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).

Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (ЕКСД).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).