О чем статья:

• работница сменила фамилию, поэтому нанимателю потребуется внести изменения в ряд учетных документов. Рассмотрим, как правильно это сделать.

Гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию, собственное имя и отчество (если таковое имеется), если иное не вытекает из законодательства (пп. 1 и 2 ст. 18 ГК). Гражданин вправе переменить свое имя в порядке, установленном законодательством. При этом перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем.

Если фамилия работника изменяется, соответствующие изменения потребуется внести и в кадровые документы:

• трудовую книжку;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• документы личного дела;
• трудовой договор (контракт);
• личную карточку и др.

Порядок действий кадровой службы организации в ситуации, если фамилия работника изменилась

Этап 1. Принимаем от работника заявление об изменении фамилии

Необходимость подачи работником заявления об изменении фамилии законодательством не установлена. Вместе с тем эти действия представляются целесообразными, поскольку подача заявления позволит нанимателю зафиксировать дату обращения работника с просьбой об изменении своих персональных данных.

К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающих изменение фамилии: паспорта, свидетельства о регистрации брака, о расторжении брака и др.

Справочно:

копии с нового паспорта работника и с документа, подтвержда­ющего смену его личных данных, как правило, снимаются нанимателем само­стоятельно.

Этап 2. Издаем приказ об изменении фамилии работника

На основании заявления наниматель издает приказ об изменении фамилии работника и внесении соответствующих изменений в учетные документы. Приказ доводится до сведения работника под роспись.

Этап 3. Вносим изменения, связанные со сменой фамилии работника, в трудовой договор

Трудовой договор должен содержать в качестве обязательных условий данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор (п. 1 части второй ст. 19 ТК). К данным о работнике относится в т.ч. и его фамилия.

Во избежание расхождения сведений о работнике, содержащихся в трудовом договоре (контракте) и других документах организации, изменение его фамилии следует отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору (контракту).

Этап 4. Включаем копию приказа об изменении фамилии в личное дело работника, вносим соответствующие изменения в личный листок по учету кадров, в личную карточку и иные учетные документы

Копия приказа об изменении фамилии включается в личное дело работника (п. 8 Инструкции № 2).

Справочно:

правила ведения личных карточек, каса­ющиеся в т.ч. внесения дополнений и изменений в указанные документы, в настоящее время определяются нанимателем самостоя­тельно. Как правило, при внесении таких изменений прежняя фамилия работника зачеркивается либо заключается в скобки, а над ней указывается новая.

Сведения, касающиеся изменения фамилии работника, вносятся также в дополнение к личному листку по учету кадров (п. 13 Инстукции №2).

В иных учетных документах (графике отпусков, табеле учета рабочего времени и др.), если кадровый учет ведется в электронном виде, при внесении новой фамилии она автоматически поменяется во всех программах. В случае если учет ведется в бумажном виде, прежние данные зачеркиваются и вписываются новые с соответствующей ссылкой на документ и заверением подписью.

Этап 5. Вносим изменения в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Изменение записей в трудовой книжке о фамилии работника производится нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтвержда­ющих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, документ об образовании, документ об обучении и др.), со ссылкой на их реквизиты (п. 51 Инструкции № 40).

 Эти изменения и дополнения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответству­ющий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя (лица, уполно­моченного на внесение записей в трудовые книжки).

При изменении фамилии прежние данные зачеркиваются и над ними записывается измененная фамилия. Новые данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность.

Справочно:

если фамилия работника менялась неоднократно и места на титульном листе трудовой книжки для внесения новых изменений уже не имеется, по просьбе работника нанимателем может быть оформлен дубликат трудовой книжки.

Помимо трудовой книжки сведения об изменении фамилии работника отражаются также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Этап 6. Представляем корректирующие сведения в территориальные подразделения ФСЗН Минтруда и соцзащиты Респуб­лики Беларусь

Форма ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) представляется работодателем в орган ФСЗН в течение 5 рабочих дней со дня предъявления ему застрахованным лицом документа, удостоверя­ющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных (п. 14 Правил).

Документ, удостоверяющий личность, с измененными анкетными данными работник обязан предъявить работодателю в течение месяца со дня его получения.

Этап 7. Представляем сведения об изменении фамилии работника в обслуживающий банк

Если заработная плата сотрудникам организации перечисляется на платежные банковские карты, сведения об изменении фамилии работника следует сообщить в обслуживающий банк. С этой целью копия нового паспорта работника направляется сотрудникам банка, и на основании указанного документа они оформляют новую зарплатную карту.

Справочно:

о смене фамилии руко­водителя и главного бухгалтера организации помимо обслуживающего банка необходимо уведомить также налоговые органы, а при необходимости и контрагентов.

Этап 8. Представляем сведения об изменении фамилии работника в военкомат (если работник является военнообязанным)

Изменение фамилии работника подлежит внесению в личную карточку по воинскому учету. Кроме того, указанные сведения в месячный срок необходимо письменно сообщить в военный комиссариат района (города) (абз. 9 п. 76 Положения о воинском учете).

Документы:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (ГК).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Рес­публики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).

Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837 (Правила).

Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2003 № 1662 (Положение о воинском учете).