Для того чтобы организация была готова к проверкам и не столкнулась со штрафными санкциями, целесообразно проводить внутренний аудит, в т.ч. и делопроизводства в кадровой службе.
Аудит кадровой документации, по мнению автора, позволит избежать многих ошибок и исправить их в рабочем порядке.
В кадровой службе разрабатывается соответствующая локальная нормативная документация, издаются приказы, формируются личные дела, хранятся трудовые книжки, ведутся журналы и книги регистрации и составляются разнообразные отчеты.
В данном материале мы рассмотрим, какие документы или группы документов должны вестись кадровой службой организации в обязательном порядке и на какие аспекты необходимо обратить внимание при их внутреннем аудите.
Прежде всего нужно убедиться в наличии всех необходимых документов и соответствии локальных нормативных правовых актов требованиям действующего законодательства и делопроизводства. В организации, как правило, должна быть следующая внутренняя нормативная база.
Положения о структурных подразделениях
В создании всех нормативных документов организации, как правило, участвуют руководители структурных подразделений, специалист по кадрам, юрист и сотрудник, отвечающий за делопроизводство в организации.
Положение о структурных подразделениях создается в соответствии со структурой организации с использованием в качестве основы типовых положений о соответствующих службах. Все нормативы должны соответствовать требованиям Государственного стандарта РБ, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) и Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Положения о структурных подразделениях должны быть оформлены и согласованы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и утверждены руководителем организации. Если возникает необходимость внести изменения или дополнения в нормативные документы, это делается в рабочем порядке путем издания приказа о внесении изменений или руководителем утверждается новая редакция положения.
Оригинальные экземпляры положений о структурных подразделениях хранятся в отделе кадров, а копии находятся в соответствующих структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений обязаны ознакомить всех работников подразделения с содержанием положения о структурном подразделении, в котором они трудятся, о чем проставляется соответствующая отметка, которая содержит подпись ознакомленного работника, расшифровку подписи и дату ознакомления. Лист ознакомления работников с положением о структурном подразделении может быть приложен к нему или подписи производятся на обороте документа.
Положение об отделе кадров (кадровой службе)
Данный нормативный документ должен определять круг прав, обязанностей и ответственности работников отдела кадров, регламентировать взаимоотношения кадровой службы с другими структурными подразделениями организации. Он разрабатывается так же, как все положения о структурном подразделении, и определяет полный набор функций кадровой службы и порядок ее повседневной деятельности.
Правила внутреннего трудового распорядка
Данный нормативный акт должен быть разработан на основе типового документа, утвержденного постановлением Минтруда РБ от 05.04.2000 № 46, и устанавливать порядок выполнения сотрудниками работы у нанимателя, права и обязанности нанимателя и работников. Внутренний трудовой распорядок имеет целью обеспечение труда, укрепление его дисциплины, рациональное использование рабочего времени, улучшение качества работ, содействие росту производительности труда.
Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) должны быть согласованы с профсоюзами при их наличии и доведены до сведения работников под роспись. Судебная практика показала, что целесообразно разместить ПВТР на видном месте с целью ознакомления с ними новых работников и самостоятельного выяснения некоторых вопросов любым работником по мере необходимости.
Должностные инструкции работников и их роль в работе кадровой службы
Наличие данных документов в организации важно и для работника, который будет ознакомлен со своими обязанностями, и для кадровой службы с целью правильного урегулирования трудовых отношений между нанимателем и работником. Должностные инструкции необходимы для эффективной организации труда и его оплаты, оптимального распределения трудовых обязанностей между работниками, их объективной оценки при аттестации и т.д. Специалист по кадрам должен участвовать в составлении должностных инструкций всех работников организации совместно с руководителями структурных подразделений и юридической службой, соблюдая требования Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) и УСОРД.
Также нужно обратить внимание, что наименование должности (профессии) работника должно быть одинаково прописано в приказе о приеме на работу, в трудовом договоре и в его должностной инструкции.
Трудовой договор, как правило, включает пункт о добросовестном исполнении обязанностей в соответствии с должностной инструкцией, а должностная инструкция является приложением к трудовому договору (контракту).
Должностная инструкция играет важную роль в работе кадровой службы, так как может выступать в роли обоснования отказа в приеме на работу, если соискатель не соответствует требованиям данного документа. Она может являться также подтверждающим документом для законности увольнения работника как не прошедшего испытательный срок или за систематическое неисполнение им без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или ПВТР, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания
(п. 4 ст. 42 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Инструкция по охране труда
Данный локальный нормативный правовой акт должен содержать требования по охране труда для профессий и отдельных видов работ (услуг) в соответствии с Законом РБ от 23.06.2008 № 356-3 «Об охране труда».
Инструкция по охране труда должна быть разработана на основе типовых инструкций, технологической и технической документации на оборудование, применяемое в организации, конкретных условий производства или деятельности организации, а также содержать правила поведения работников на территории организации, в производственных, вспомогательных и бытовых помещениях.
График трудовых отпусков
График отпусков относят к числу локальных нормативных актов, т.е. документов, действие которых ограничено рамками одной организации. Посредством графика устанавливается очередность отпусков для определенного коллектива работников. При внутреннем аудите нужно обратить внимание, чтобы график трудовых отпусков составлялся на каждый календарный год не позднее 5 января или иного срока, предусмотренного коллективным договором, был согласован с профсоюзом (при его наличии) и работниками, в установленном порядке был утвержден руководителем и доведен до сведения всех работников.
График отпусков может быть составлен для всего коллектива, но при сложной структуре организации возможно составление графиков по структурным подразделениям. Особое внимание нужно обратить на то, не нарушены ли при составлении графика отпусков права работников, которым в соответствии с частью четвертой ст. 168 ТК отпуска предоставляются в летнее или другое удобное для них время, а также в определенный период.
Форма графика отпусков приведена в УСОРД. Она очень хорошо работает для сводного графика отпусков организации.
Списки работников организации
Списки работников составляют на бумажном варианте или в электронном виде. Они должны соответствовать структуре и штатному расписанию организации. Обновления персональных данных работников или иных изменений должны производиться своевременно и регулярно. Собственно это база данных на работников, которая помогает кадровой службе составлять статистические и другие отчеты организации.
Штатное расписание
Штатное расписание организации должно быть оформлено в соответствии с уставными документами и утверждено руководителем организации. Также оно должно соответствовать структуре, штатному составу и численности работников организации. Штатное расписание, как правило, разрабатывают специалисты по труду (экономисты, бухгалтеры), специалист по кадрам и работники юридической службы.
При внутреннем аудите нужно проверить перечень структурных подразделений, сведения о количестве штатных единиц работников, соответствие наименований должностей трудовым договорам работников, ЕТКС и ЕКСД. Размеры тарифных ставок и соответствующие категории, тарифные разряды и коэффициенты регулируют ЕТКС, ЕКСД.
В штатном расписании должны быть указаны надбавки работникам за сложность и напряженность в работе, за стаж работы в организации, ученые степени, знание иностранных языков, категории или классность и т.д.
Штатное расписание изменяется в связи с приемом на работу новых работников, увольнением, переводом на новые должности, изменением условий оплаты труда и т.д. Поэтому целесообразно вести штатное расписание помесячно, регулярно внося все изменения и дополнения.
Личные дела работников
Изучая личные дела работников, необходимо проверить правильное оформление титульного листа и наличие всех документов, из которых должны быть сформированы дела, исходя из того, что личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Справочно: общий порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция о личных делах).
По вопросам, не урегулированным Инструкцией о личных делах, в частности, следует руководствоваться:
– Инструкцией по делопроизводству;
– Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов);
– Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов).
В действующем законодательстве РБ ведение личных дел предусмотрено не только для государственных органов, но и для учреждений и организаций всех форм собственности (п. 1 Инструкции о личных делах). При этом личное дело на работника ведется весь период времени, на протяжении которого он работает в организации, и завершается с его увольнением (часть третья п. 188 Инструкции по делопроизводству).
При формировании личного дела документы в него включаются в следующей последовательности:
– внутренняя опись документов личного дела;
– дополнение к личному листку по учету кадров;
– личный листок по учету кадров;
– автобиография, характеристика;
– копии документов об образовании, квалификации, повышении квалификации, переподготовке;
– заявление о приеме на работу;
– копии приказов (распоряжений, решений, постановлений) о приеме на работу, переводах, перемещениях, социальных отпусках и увольнении (для уволенных работников);
– заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
– копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.
Одни документы включаются в личное дело в оригиналах, другие – в копиях (выписках). Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации (часть вторая п. 64 Инструкции по делопроизводству).
Приказы о предоставлении социальных отпусков согласно Перечню типовых документов хранятся 75 лет, поэтому приказы по социальным отпускам и материалы к ним целесообразно включать в личные дела работников.
Личные учетные карточки работников организации (Т-2)
Ранее существовала утвержденная форма личной карточки работника (Т-2), которую заводили в отделе кадров на каждого работника. В настоящее время наниматели могут пользоваться старой формой карточки Т-2 или разработать самостоятельно более удобную для своего пользования. Главное, чтобы существовала полная база персональных данных работников и они были ознакомлены с любыми изменениями в трудовых отношениях.
(Продолжение следует.)
