Организация работы с документами невозможна без их правильной систематизации и классификации. Порядок распределения создаваемых в организации документов в дела, сроки их хранения и уничтожения определяются номенклатурой дел организации. Данный материал поможет правильно разработать и использовать этот документ в работе отдела кадров.
Номенклатура дел представляет собой документ, который систематизирует перечень всех наименований дел, заводимых в организации, оформленный в установленном порядке.
Обязательность составления номенклатуры дел всеми нанимателями предусмотрена также Инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел определены в постановлении Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – постановление № 140).
Виды номенклатур
Существует 3 вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел определяет примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Примерные номенклатуры являются методическими пособиями и используются организациями для составления собственных номенклатур дел.
В индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизируя их с учетом специфики деятельности и администрирования организации. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Номенклатура дел в организации обновляется ежегодно и по правилам
Проект номенклатуры дел ежегодно готовит сотрудник, назначенный приказом руководителя ответственным за организацию делопроизводства (помощник директора, секретарь, специалист по кадрам), совместно с руководителями структурных подразделений. Руководители структурных подразделений вносят предложения о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.
Номенклатура дел составляется в IV квартале предшествующего года, т.е. номенклатура дел на 2015 г. должна составляться в конце 2014 г. После утверждения руководителем организации она вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При подготовке номенклатуры дел следует руководствоваться уставом организации, положениями о структурных подразделениях, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Для уточнения сроков хранения документов необходимо использовать Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный в приложении 1 к постановлению № 140 (далее – Перечень).
Способы составления номенклатуры дел
Существует несколько способов составления номенклатуры дел. Например, номенклатура может составляться по структурному принципу, т.е. в соответствии со структурными подразделениями организации по штатному расписанию (бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). Если структурных подразделений нет, то документы формируются в дела по направлениям деятельности: например, планирование, финансирование, учет и отчетность, кадры. Можно формировать номенклатуру по специалистам: главный бухгалтер, экономист, юрисконсульт и т.п.
Сводная номенклатура дел организации составляется из номенклатур дел структурных подразделений. Если организация небольшая, можно составить одну общую номенклатуру дел.
В работе по подготовке номенклатуры дел организациям всех форм собственности необходимо учитывать, что существуют документы постоянного и временного срока хранения, и четко соблюдать временные сроки хранения документов согласно Перечню.
Организации, не передающие документы постоянного хранения в архивы (не являющиеся источниками комплектования архивов), хранят документы постоянного срока хранения не менее 10 лет.
Сроки хранения документов для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов (архивообразующих), негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей приведены в Перечне.
ЭТО ВАЖНО! Следует иметь в виду, что некоторые документы постоянного срока хранения по Перечню в таких организациях должны храниться до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и (или) длительным практическим значением этих документов. Так, до ликвидации организации необходимо хранить: уставы, положения, приказы по основной деятельности, протоколы комиссий, документы о приватизации, свидетельства о регистрации, ликвидации, бухгалтерские балансы и т.д.
Функции номенклатуры
Номенклатура дел – документ, который выполняет одновременно несколько функций:
– является основой для распределения документов по папкам, что облегчает их поиск;
– закрепляет индексацию документов и дел;
– устанавливает сроки хранения документов;
– облегчает учет документов для дел временного (до 10 лет) хранения;
– является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, личных дел работников и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.
Содержание номенклатуры
Номенклатура дел организации состоит из разделов, названиями которых являются названия структурных подразделений. Разделы номенклатуры располагают в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации.
В разделы включают заголовки дел, отражающие все направления деятельности структурных подразделений, которые целесообразно располагать по значимости.
Первым разделом должна быть служба документационного обеспечения управления, поскольку там хранятся документы руководства и администрирования организации. В небольших организациях, где нет четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности: организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т.п.
Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.
Образец номенклатуры дел организации и приказа о создании экспертной комиссии по согласованию номенклатуры дел смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21–25 журнала.
В гр. 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номен-клатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами.
Например:
01-03, где 01 – наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 – порядковый номер заголовка дела (Приказы директора по основной деятельности);
02-04, где 02 – обозначение структурного подразделения (отдел кадров), 04 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (Положение об отделе кадров. Копия).
В гр. 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, т.е. это краткое и точное обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовок обычно состоит из следующих элементов:
– название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
– название адресата или корреспондента;
– название местности, с которой связано содержание документов;
– даты (период), к которым относится содержание дела;
– особые пометки (например, копия документа).
Например:
Приказы директора по личному составу;
План работы организации по развитию на 2015 год;
Бухгалтерский отчет за 2014 год;
Документы о проведении конференций в г. Могилеве (программы, списки, доклады).
Заголовки дел не должны содержать расплывчатые формулировки («разные материалы», «входящие документы» и т.п.). Легче найти нужный документ по заглавию «Переписка по вопросам организации научной конференции», чем «Общая переписка».
Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. Первыми перечисляются дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Распорядительные документы вышестоящих органов целесообразно располагать перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Затем следуют дела, содержащие плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения, и т.д.
Графа 3 заполняется по окончании календарного года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводят следующую папку с этим же заголовком и индексом. Для идентификации папок обычно применяется дополнительная нумерация по томам.
Соответственно информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.
В гр. 4 указывают сроки хранения дел, номера статей согласно Перечню. Источниками для определения сроков хранения являются также типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
ЭТО ВАЖНО! В одно дело не могут объ-единяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.
В гр 5 «Примечание», как правило, проставляют отметки о переходящих делах, о том, где хранится оригинал документа, сроки замены и т.д. По окончании календарного года лицо, ответственное за делопроизводство в организации, в конце номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения (отдельно).
В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).
