Расскажем, как кадровику отвечать на запросы работников о выдаче документов.

По просьбе работника, в т.ч. уволенного, наниматель обязан не позднее чем в 5-дневный срок выдать справку с указанием квалификации, должности служащего (профессии рабочего), времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством (ст. 51 ТК). В статье ТК не разъяснено, какие именно документы о работе наниматель обязан выдать по запросу работника.

К документам о работе, предусмотренным законодательством, относятся:

• один экземпляр трудового договора (контракта), дополнительного соглашения (ст. 18 ТК);
• трудовая книжка (вкладыш к трудовой книжке, дубликат трудовой книжки) – по письменной просьбе работника сроком не более чем на 5 календарных дней (часть первая п. 76 Инструкции о трудовых книжках);
• расчетный листок при выплате заработной платы (часть первая ст. 80 ТК);
• один экземпляр договора о полной материальной ответственности (по аналогии с трудовыми договорами, контрактами);
• сведения, переданные в органы, осуществляющие персонифицированный учет (ст. 9 Закона о ПУ);
• копии приказа об увольнении (часть первая ст. 242 ТК);
• документы, предусмотренные Перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200.

Обязан ли наниматель выдавать работнику копии документов, которые отменены или утратили силу?

По общему правилу запрета нет. Например, наниматель издал приказ об увольнении работника, а потом его отменил, а работник попросил выдать копию приказа об увольнении. Поскольку законодательно не установлен запрет на выдачу подобных документов, получается, что работник вправе запросить копию приказа, который был отменен.

Как поступить, если работник просит документы к конкретной дате (раньше, чем установленный ст. 51 ТК срок)?

Если работник просит выдать ему документы раньше, чем в 5-дневный срок, наниматель может пойти ему навстречу и выдать документы в т.ч. в день обращения работника. Однако, если такой возможности у нанимателя нет, он вправе выдать документы в 5-дневный срок.

Какие документы может запрашивать уволенный работник?

Наниматель обязан выдать справки и другие документы, которые связаны с работой, по письменному заявлению уволенного работника (ст. 51 ТК). Статья 51 ТК не делает исключения для действующих работников и уволенных. Важно помнить, что количество обращений за документами не ограничено, т.е. за одним и тем же документом работник вправе обращаться неограниченное количество раз.

Имеет ли наниматель право отказать работнику в выдаче характеристики?

По общему правилу законодательство не обязывает нанимателя выдавать характеристики по запросу уволенным работникам. Этот вопрос решается в индивидуальном порядке. В то же время при рассмотрении вопроса о приеме на работу другие организации могут обратиться к прежнему нанимателю с письменным запросом о выдаче характеристики на принимаемого работника. В этом случае следует руководствоваться нормами Декрета № 5.

В целях недопущения нарушения трудовых прав рекомендуем уточнить у бывшего работника, для чего ему требуется характеристика. Уволенный работник вправе попросить у нанимателя характеристику. Однако здесь необходимо учитывать, что правовым основанием для выдачи характеристики по форме, установленной постановлением № 585, с указанием всей необходимой информации является запрос нового нанимателя. Поэтому новый наниматель обязан исполнить требование Декрета № 5 и запросить характеристику по установленной форме. Законодательство не запрещает работнику участвовать в передаче запроса и доставке характеристики новому нанимателю.

Работник требует выдать ему копии уставных документов юрлица. Обязан ли наниматель удовлетворить его просьбу?

Не обязан.

Документы, которые работник может запросить у кадровика, – это документы о работе и иные, установленные законодательством. Основное, на что нужно обратить внимание, когда принимаете от работника заявление, – документы, которые он запрашивает, должны быть связаны с его работой, с выполнением трудовых обязанностей. Иногда работники требуют выдать копии ПВТР, положения об оплате труда и других локальных правовых актов. Чаще всего такие документы становятся нужны работнику, когда он планирует защищать свои права в прокуратуре, инспекции по труду или суде, если он посчитал, что наниматель их нарушил.

Если в документе, который запросил работник, есть информация о персональных данных других работников, то выдать его копию без их письменного согласия нельзя. Чтобы не получать согласие, сделайте выписку из документа, исключающую персональные данные других лиц.

Документы:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция о трудовых книжках).

Закон Республики Беларусь от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» (Закон о ПУ).

Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организации» (Декрет № 5).

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики» (постановление № 585).