Образцы кадровых документов к статье см. в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

 

Главное в статье:

• рекомендован алгоритм действий в случае, если сотрудник не появляется на работе продолжительное время и причина такой неявки неизвестна нанимателю.

 

На практике встречается ошибочное мнение о том, что сотрудник, не являющийся на работу в течение продолжительного периода времени, в обязательном порядке подлежит увольнению за прогул. Однако увольнение по основанию абз. 2 п. 7 ст. 42 ТК, помимо соблюдения установленного ст. 199 ТК порядка, в качестве обязательного условия предполагает отсутствие уважительных причин неявки работника на работу. С учетом изложенного, пока причина отсутствия работника достоверно не установлена, говорить о совершенном им прогуле неверно.

 

Алгоритм действий

Шаг 1. Фиксируем факт отсутствия работника на работе.

В первую очередь неявка на работу должна подтверждаться документально. В первую неделю отсутствия работника рекомендуем составлять акт об отсутствии работника на рабочем месте каждый день в конце рабочего дня. В последующие недели допустимо составлять один акт в неделю.

 

Шаг 2. Осуществляем поиск работника.

При длительном отсутствии работника на рабочем месте нанимателю следует принять меры по его поиску:

– попытаться связаться с работником по телефону;

– посетить работника по месту жительства;

– побеседовать с его коллегами, родственниками, соседями, чтобы уточнить, не известны ли им возможные причины неявки работника на работу;

– обратиться в организации здравоохранения за получением информации о возможном нахождении работника на лечении.

 

Шаг 3. Отмечаем отсутствие работника в табеле учета рабочего времени.

На практике основные правила ведения табеля и его форма определяются нанимателем самостоятельно, в т.ч. путем разработки отдельного локального акта – Положения о табельном учете рабочего времени, в котором отражается порядок организации учета рабочего времени.

До выяснения причины отсутствия работника на работе в табеле учета рабочего времени дни его неявки следует обозначать как неявку по невыясненным причинам («НН»). Если впоследствии работник появится, потребуется составить корректировочный табель, указав в нем конкретную причину отсутствия работника. С момента фиксации отсутствия сотрудника по невыясненным причинам у нанимателя имеются основания не начислять ему заработную плату.

 

Шаг 4. Пробуем получить от работника письменное объяснение о причинах отсутствия на работе.

До применения дисциплинарного взыскания наниматель должен затребовать от работника письменное объяснение (часть первая ст. 199 ТК).

В адрес работника направляем уведомление о необходимости представления письменного объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте. Отправку указанного документа необходимо отразить в журнале исходящей корреспонденции.

В случае если работник получит письмо, что будет подтверждено отметкой на уведомлении о вручении, однако не явится на работу и не представит письменное объяснение причин своего отсутствия, наниматель будет вправе уволить его за прогул. Датой увольнения работника по основанию, предусмотренному абз. 2 п. 7 ст. 42 ТК, в указанном случае будет первый день совершения прогула, т.е. первый день отсутствия на работе без уважительных причин. Для соблюдения порядка применения данного дисциплинарного взыскания, установленного ст. 199 ТК, факт получения уведомления и последующего непредставления истребованного письменного объяснения отражаем в акте с указанием присутствующих при этом свидетелей.

В случае если уведомление работником получено не будет и впоследствии письмо вернется обратно в связи с неполучением адресатом, потребуется составить акт о невозможности получения письменного объяснения причин отсутствия работника на рабочем месте.

 

Шаг 5. Обращаемся в органы внутренних дел с заявлением о пропаже работника (при необходимости).

Необходимость обязательного обращения нанимателя в органы внутренних дел с заявлением о пропаже работника законодательством не установлена. Как правило, такое заявление подается родственниками, близкими друзьями пропавшего. Однако при их отсутствии или удаленном проживании с заявлением в органы внутренних дел может обратиться представитель организации, в которой работает пропавший работник.

Указанное заявление подается в дежурную часть отделения внутренних дел по месту жительства пропавшего работника или по месту нахождения организации (п. 6 Инструкции № 5).

В течение 10 дней сотрудниками органов внутренних дел проводится проверка по заявлению и, если оперативно-розыскными мероприятиями, проведенными в этот срок, установить местонахождение работника не представляется возможным, принимается решение о возбуждении уголовного дела по розыску без вести пропавшего гражданина (п. 2 ч. 1 ст. 167 УПК).

Шаг 6. Решаем вопрос о замене отсутствующего работника.

До вступления в законную силу решения суда о признании гражданина безвестно отсутствующим наниматель не вправе прекратить с ним трудовые отношения.

В качестве возможных вариантов замещения работника можно рассмотреть:

– срочный трудовой договор на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы (п. 2 части третьей ст. 17 ТК);

– временный перевод (ст. 33, 68 ТК);

–  исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (ст. 67 ТК);

– совместительство (внутреннее либо внешнее) (ст. 343 ТК) на условиях срочного трудового договора на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы (п. 2 части третьей ст. 17 ТК).

 

Это важно! Независимо от выбранного варианта замещения срок исполнения другим работником обязанностей отсутствующего работника необходимо предусмотреть до возвращения последнего либо до прекращения с ним трудового договора.

 

Шаг 7. Обращаемся в суд с заявлением о признании работника безвестно отсутствующим.

Гражданин по заявлению заинтересованных лиц может быть признан судом безвестно отсутствующим, если в течение одного года по месту его жительства нет сведений о месте его пребывания (ст. 38 ГК).

Дело о признании гражданина безвестно отсутствующим рас­сматривается судом в порядке особого производства (п. 2 части первой ст. 361 ГПК).

Заявление о признании гражданина безвестно отсутствующим подается в суд по месту жительства заявителя (ст. 368 ГПК).

Судом при подготовке дела к судебному разбирательству выносится определение о публикации за счет заявителя в местной и республиканской газете объявления о поступившем в суд заявлении с просьбой ко всем гражданам и юридическим лицам, имеющим сведения о гражданине, в отношении которого ставится вопрос о признании его безвестно отсутствующим, сообщить их суду (ст. 370 ГПК).

На срок, указанный в публикации, производство по делу приостанавливается.

Суд выясняет, какие граждане (родственники, соседи, сослуживцы и др.) могут дать сведения об отсутствующем, и разрешает вопрос о вызове их в качестве свидетелей, запрашивает сведения о нем у юридических лиц по последнему известному месту его жительства и месту работы. Дело о признании гражданина безвестно отсутствующим рассматривается с обязательным участием прокурора.

По истечении 2 месяцев со дня публикации в газетах объявления суд возобновляет производство по делу и приступает к его рассмот­рению, если не получит в этот срок достоверных сведений о месте пребывания отсутствующего гражданина.

Рассмотрев дело, суд выносит мотивированное решение о признании гражданина безвестно отсутствующим (ст. 371 ГПК).

Решение суда должно содержать фамилию, собственное имя, отчество гражданина, дату и место его рождения, последнее известное место жительства. При удовлетворении требования суд указывает в решении начало безвестного отсутствия.

 

Справочно:

решение суда вступает в законную силу по истечении срока на кассационное обжалование и опротестование, если оно не было обжаловано или опротестовано (часть первая ст. 317 ГПК).

В случае подачи кассационной жалобы или принесения кассационного протеста решение, если оно не отменено, вступает в законную силу по рассмотрению дела вышестоящим судом.

Кассационная жалоба или кассационный протест подаются в 10-дневный срок со дня вынесения решения или вручения кассатору по его требованию этого решения с мотивировочной частью.

 

Шаг 8. Оформляем прекращение трудовых отношений с безвестно отсутствующим работником.

Трудовые отношения с безвестно отсутствующим работником прекращаются по п. 6 ст. 44 ТК на основании решения суда, вступившего в законную силу.

В случае признания работника судом безвестно отсутствующим в гр. 3 трудовой книжки после указания порядкового номера и даты признания судом безвестно отсутствующим вносится запись о прекращении трудового договора (контракта) в связи с признанием работника безвестно отсутствующим со ссылкой на п. 6 ст. 44 ТК (п. 41 Инструкции № 40).

В гр. 4 трудовой книжки указываются дата и номер приказа.

Трудовую книжку работника, признанного судом безвестно отсутствующим, наниматель выдает по письменному заявлению совершеннолетнего члена его семьи либо близкого родственника либо направляет ее по почте по указанному в заявлении адресу (п. 75 Инструкции № 40).

 

Справочно:

члены семьи – близкие родственники, указанные в п. 1 ст. 1 ГПК, а также другие родственники, супруг (супруга), нетрудоспособные иждивенцы и иные лица, которые проживают совместно с истцом, или ответчиком, или третьим лицом и ведут с ними общее хозяйство (п. 26 ст. 1 ГПК).

 

Кроме того, нанимателю дополнительно потребуется:

– внести запись о прекращении трудового договора, соответствующую записи в трудовой книжке, в личную карточку работника;

– сформировать личное дело работника, с которым прекращены трудовые отношения,  и передать его в архив организации по описи (п. 23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2);

– в месячный срок со дня расторжения трудового договора информировать соответствующий военный комиссариат (если работник состоял на воинском учете) (абз. 1 части первой ст. 9 Закона Республики Беларусь от 05.11.1992 № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе»);

– подать форму ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении», содержащую информацию об увольнении (п. 9 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837).

Полагаем, что вопрос о выплатах должен решаться по аналогии с частью третьей ст. 77 ТК, так как разъяснений о порядке выплат при признании судом работника безвестно отсутствующим ТК не со­держит.

 

Документ:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Инструкция о порядке приема, регистрации и учета органами внутренних дел заявлений и сообщений о преступлениях, административных правонарушениях и информации о происшествиях, утвержденная постановлением МВД Республики Беларусь от 08.01.2019 № 5 (Инструкция № 5).

Уголовно-процессуаль­ный кодекс Республики Беларусь (УПК).

Гражданский кодекс Республики Беларусь (ГК).

Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь (ГПК).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).