Главное в статье:
- разъясняются правила хранения должностных инструкций работникам в зависимости от того, являются ли они частью трудового договора (контракта) и включаются ли договоры в личные дела работников.
Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности регулируется Инструкцией № 2.
Должностная инструкция не входит в перечень документов, которые включаются в состав личного дела:
- при его формировании (п. 6 Инструкции № 2);
- при его формировании – для отдельных категорий работников (п. 7 Инструкции № 2);
- в процессе его ведения (п. 8 Инструкции № 2).
В личное дело также не включаются следующие документы (п. 9 Инструкции № 2):
- копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
- справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
- другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
Это важно! По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками (часть вторая п. 8 Инструкции № 2).
ТК содержит ряд упоминаний о должностных инструкциях.
Так, трудовой распорядок для работников определяется (среди прочего) должностными (рабочими) инструкциями работников (п. 3 части первой ст. 194 ТК). Локальные правовые акты, регулирующие трудовой распорядок, не могут ухудшать положение работников по сравнению с ТК и иными актами законодательства, регулирующими соответствующие отношения в социально-трудовой сфере (часть вторая ст. 194 ТК).
Должностная инструкция – локальный правовой акт организации, который разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно (часть вторая п. 10 Общих положений ЕКСД).
Таким образом, ТК и Общие положения ЕКСД подразумевают, что должностная инструкция является локальным правовым актом.
Примерная форма контракта и Примерная форма трудового договора подразумевают возможность включения должностной инструкции в качестве приложения к контракту (трудовому договору) (подп. 2.1 п. 2 Примерной формы контракта, подп. 8.1 п. 8 Примерной формы трудового договора). Соответственно должностная инструкция будет являться их неотъемлемой частью.
Сроки хранения документов устанавливаются на основании Перечня типовых документов.
Срок хранения должностных (рабочих) инструкций работникам – 50 лет после замены новыми (п. 30 Перечня типовых документов).
Срок хранения трудовых договоров, контрактов – 3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (п. 641 Перечня типовых документов).
Срок хранения личных дел работников организаций – 75 лет после увольнения (подп. 638.3 п. 638 Перечня типовых документов).
В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения. Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела (п. 170 Инструкции по делопроизводству).
На основании проведенного анализа вопрос хранения должностных инструкций может решаться несколькими способами.
Способ 1. Должностная инструкция оформляется в качестве приложения к трудовому договору (контракту), и кадровая служба приняла решение включать в состав личных дел трудовые договоры (контракты) с работниками.
В данном случае включение должностной инструкции в состав личного дела работника будет правомерным.
Отметим, что в случае включения в состав личного дела срок хранения трудового договора (контракта) будет составлять не 3 года и 50 лет, а 75 лет соответственно (срок хранения личного дела работника в целом).
В таком случае должностная инструкция не будет отражаться во внутренней описи документов личного дела, так как инструкция является приложением (неотъемлемой частью) трудового договора (контракта). В дальнейшем должностную инструкцию можно не изымать из личного дела работника.
Способ 2. Должностная инструкция оформляется в качестве приложения к трудовому договору (контракту), но кадровая служба приняла решение не включать в состав личных дел трудовые договоры (контракты) с работниками.
В данном случае должностные инструкции будут сформированы в отдельное дело (вместе с трудовыми договорами (контрактами)).
Как уже отмечалось ранее, срок хранения трудовых договоров (контрактов) – 3 года. В свою очередь, срок хранения должностных инструкций – 50 лет. Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела. В связи с продолжительным сроком хранения должностных инструкций их целесообразно формировать в отдельное от трудовых договоров (контрактов) дело с приложениями (по алфавиту должностей).
Способ 3. Должностные инструкции оформляются не в качестве приложений к трудовым договорам (контрактам), а в качестве отдельного документа.
При данном способе их включение в состав личного дела будет неправомерным, так как Инструкция № 2 не предусматривает включение в состав личного дела должностной инструкции.
Должностные инструкции должны быть сформированы по году утверждения в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел (по алфавиту должностей).
Документы:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (Общие положения ЕКСД).
Примерная форма контракта нанимателя с работником, утвержденная постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180 (Примерная форма контракта).
Примерная форма трудового договора, установленная постановлением Минтруда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155 (Примерная форма трудового договора).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень типовых документов).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
