В любой кадровой процедуре нужно соблюдать определенную последовательность действий. Предлагаем обратить внимание на 2 типичные рабочие ситуации и порядок их решения специалистом по кадрам.
Оформление вкладыша трудовой книжки
При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей (ст. 26 Трудового кодекса РБ, далее – ТК). Рассмотрим классический случай, когда соискатель предъявил при трудоустройстве трудовую книжку старого образца.
Ситуация
При приеме на работу работник представил трудовую книжку старого образца, в которой закончились страницы для записи сведений о приеме на работу. Нужно ли в данном случае специалисту по кадрам заводить новую трудовую книжку или можно заполнить вкладыш?
Специалисту по кадрам следует заполнить вкладыш. Разъясним, почему.
Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу заполняется трудовая книжка утвержденного образца республиканской трудовой книжки 1995 г. (п. 4 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, далее – Инструкция).
Заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляется только в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществляющего регистрацию предпринимателя.
Если, как в приведенной выше ситуации, в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она должна быть дополнена вкладышем. Вкладыш следует вшить в трудовую книжку. Он заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш нужно вшить в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой книжки.
О выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху следует проставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша должен ставиться штамп и указываться серия и номер вкладыша.
ЭТО ВАЖНО! Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного образца).
Специалист по кадрам организации должен вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по установленной форме. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые (часть третья п. 58 Инструкции). Но Инструкцией не определено, как регистрировать выдаваемый нанимателем вкладыш к трудовой книжке работника.
Рекомендуем серию и номер вкладыша записывать в ту же строку книги (за тем же номером), где была зарегистрирована трудовая книжка работника, с указанием даты выдачи вкладыша (гр. 2–4 формы), серии и номера вкладыша (гр. 6 формы) и сведений об операциях, связанных с получением и расходованием бланка вкладыша (гр. 11, 12 формы). За получение трудовой книжки с вшитым в нее вкладышем, а также при увольнении или в иных случаях работник должен единожды поставить свою подпись в гр. 14 формы.
Работник должен возместить нанимателю стоимость вкладыша в трудовую книжку в сумме, затраченной нанимателем на его приобретение.
Как оформить социальный отпуск по уходу за ребенком повторно?
На практике бывает так, что работница, находясь в социальном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, принимает решение выйти на работу на условиях неполного рабочего времени до окончания срока отпуска. Однако, проработав некоторое время, снова уходит в отпуск. Специалисты по кадрам в данном случае должны оформлять процедуру ухода работницы в отпуск заново.
Так, работница должна написать заявление о предоставлении социального отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. На основании заявления специалист по кадрам должен подготовить приказ о предоставлении социального отпуска и передать его на подпись директору.
В приказе нужно обязательно указать конкретную дату начала отпуска. Срок окончания отпуска можно указать таким образом: «До достижения ребенком возраста трех лет».
