Личное дело: какие документы не включаются в его состав

Лич­ное де­ло вклю­ча­ет до­ку­мен­ты, от­ра­жаю­щие све­де­ния о ра­бот­ни­ке и его тру­до­вой дея­тель­но­сти. Как пра­ви­ло, лич­ное де­ло фор­ми­ру­ет­ся в те­че­ние дли­тель­но­го пе­рио­да вре­ме­ни (все вре­мя ра­бо­ты). О том, ка­кие до­ку­мен­ты не вклю­ча­ют­ся в со­став лич­но­го де­ла, чи­тай­те в ста­тье.

Лич­ное де­ло – это со­во­куп­ность до­ку­мен­тов, со­дер­жа­щих наи­бо­лее пол­ные све­де­ния о ра­бот­ни­ке и его тру­до­вой дея­тель­но­сти. Лич­ные де­ла ве­дут­ся на ру­ко­во­ди­те­лей и спе­циа­ли­стов, на­уч­ных ра­бот­ни­ков, го­су­дар­ст­вен­ных слу­жа­щих, а так­же дру­гих ра­бот­ни­ков в слу­ча­ях, оп­ре­де­лен­ных за­ко­но­да­тель­ст­вом РБ.

По­ря­док ве­де­ния лич­ных дел ра­бот­ни­ков ус­та­нов­лен Ин­ст­рук­ци­ей о по­ряд­ке фор­ми­ро­ва­ния, ве­де­ния и хра­не­ния лич­ных дел ра­бот­ни­ков, ут­вер­жден­ной по­ста­нов­ле­ни­ем Ко­ми­те­та по ар­хи­вам и де­ло­про­из­вод­ст­ву при Со­ве­те Ми­ни­ст­ров РБ от 26.03.2004 № 2 (да­лее – Ин­ст­рук­ция № 2).

Фор­ми­ро­ва­ние, ве­де­ние и опе­ра­тив­ное хра­не­ние лич­ных дел осу­ще­ст­в­ля­ет кад­ро­вая служ­ба ор­га­ни­за­ции (спе­циа­лист по кад­рам). Кон­троль за оформ­ле­ни­ем и хра­не­ни­ем лич­ных дел воз­ла­га­ет­ся на ру­ко­во­ди­те­ля ор­га­ни­за­ции.

Пер­во­на­чаль­но в лич­ное де­ло вклю­ча­ют­ся до­ку­мен­ты, фик­си­рую­щие про­цесс по­сту­п­ле­ния на ра­бо­ту, а за­тем все до­ку­мен­ты, воз­ни­каю­щие в пе­ри­од ра­бо­ты, в хро­но­ло­ги­че­ской по­сле­до­ва­тель­но­сти.

На прак­ти­ке дос­та­точ­но час­то при фор­ми­ро­ва­нии лич­но­го де­ла у ра­бот­ни­ков кад­ро­вых служб воз­ни­ка­ет во­прос: на­до ли вклю­чать в его со­став ко­пии пас­пор­та и во­ен­но­го би­ле­та при­ни­мае­мо­го ра­бот­ни­ка?

Нач­нем с то­го, что за­ко­но­да­тель­ст­вом не пре­ду­смот­ре­но хра­не­ние ко­пий пас­пор­та и во­ен­но­го би­ле­та в лич­ном де­ле ра­бот­ни­ка.

Лич­ное де­ло фор­ми­ру­ет­ся по­сле за­клю­че­ния тру­до­во­го до­го­во­ра (кон­трак­та) и из­да­ния рас­по­ря­ди­тель­но­го до­ку­мен­та о прие­ме на ра­бо­ту или на­зна­че­нии на долж­ность (п. 5 Ин­ст­рук­ции № 2).

Со­став до­ку­мен­тов лич­но­го де­ла при оформ­ле­нии на ра­бо­ту (на­зна­че­нии на долж­ность) за­ви­сит от то­го, в ка­кую ор­га­ни­за­цию, на ка­кую ра­бо­ту при­ни­ма­ют ра­бот­ни­ка, ка­ко­ва бу­дет спе­ци­фи­ка его тру­до­вой дея­тель­но­сти.

При фор­ми­ро­ва­нии лич­но­го де­ла до­ку­мен­ты вклю­ча­ют­ся в не­го в сле­дую­щей по­сле­до­ва­тель­но­сти (п. 6 Ин­ст­рук­ции № 2):

– внут­рен­няя опись до­ку­мен­тов лич­но­го де­ла;

– до­пол­не­ние к лич­но­му ли­ст­ку по уче­ту кад­ров;

– лич­ный лис­ток по уче­ту кад­ров;

– ав­то­био­гра­фия;

– ко­пии до­ку­мен­тов об об­ра­зо­ва­нии, по­вы­ше­нии ква­ли­фи­ка­ции, пе­ре­под­го­тов­ке;

– за­яв­ле­ние о прие­ме на ра­бо­ту;

– ко­пия (вы­пис­ка) при­ка­за (рас­по­ря­же­ния, ре­ше­ния, по­ста­нов­ле­ния) о прие­ме на ра­бо­ту (на­зна­че­нии на долж­ность).

При фор­ми­ро­ва­нии лич­ных дел от­дель­ных ка­те­го­рий ра­бот­ни­ков в них до­пол­ни­тель­но вклю­ча­ют­ся сле­дую­щие до­ку­мен­ты (п. 7 Ин­ст­рук­ции № 2):

– дек­ла­ра­ция о до­хо­дах (для лиц, упол­но­мо­чен­ных на вы­пол­не­ние го­су­дар­ст­вен­ных функ­ций, и лиц, при­рав­нен­ных к ним, а так­же иных ра­бот­ни­ков в слу­ча­ях, пре­ду­смот­рен­ных за­ко­но­да­тель­ст­вом);

– обя­за­тель­ст­во о вы­пол­не­нии мер по пре­ду­пре­ж­де­нию кор­руп­ции;

– справ­ка-объ­ек­тив­ка;

– ан­ке­та;

– ко­пия (вы­пис­ка) про­то­ко­ла за­се­да­ния уче­но­го со­ве­та (для на­уч­ных ра­бот­ни­ков и пре­по­да­ва­те­лей выс­ших учеб­ных за­ве­де­ний, про­шед­ших кон­курс­ный от­бор на за­ме­ще­ние ва­кант­ных долж­но­стей);

– ко­пия (вы­пис­ка) про­то­ко­ла об­ще­го со­бра­ния тру­до­во­го кол­лек­ти­ва (для ру­ко­во­ди­те­лей, из­би­рае­мых на долж­ность тру­до­вым кол­лек­ти­вом);

– ко­пия (вы­пис­ка) ре­ше­ния уч­ре­ди­те­лей о на­зна­че­нии на долж­ность ру­ко­во­ди­те­ля ор­га­ни­за­ции;

– до­го­вор о ма­те­ри­аль­ной от­вет­ст­вен­но­сти (для ма­те­ри­аль­но от­вет­ст­вен­ных лиц);

– на­прав­ле­ние на ра­бо­ту (служ­бой за­ня­то­сти для мо­ло­дых спе­циа­ли­стов по­сле окон­ча­ния го­су­дар­ст­вен­ных учеб­ных за­ве­де­ний, на­прав­ле­ние по бро­ни для во­ен­но­слу­жа­щих сроч­ной служ­бы, уво­лен­ных из Воо­ру­жен­ных Сил РБ, и др.).

В про­цес­се ве­де­ния лич­но­го де­ла в не­го вклю­ча­ют­ся до­ку­мен­ты, ха­рак­те­ри­зую­щие де­ло­вые, об­ще­ст­вен­но-по­ли­ти­че­ские, на­уч­ные и лич­ные ка­че­ст­ва ра­бот­ни­ка (п. 8 Ин­ст­рук­ции № 2):

– ха­рак­те­ри­сти­ки и ат­те­ста­ци­он­ные лис­ты;

– спи­ски на­уч­ных тру­дов и изо­бре­те­ний;

– за­яв­ле­ния ра­бот­ни­ка о пе­ре­во­де, уволь­не­нии, иные до­ку­мен­ты, по­слу­жив­шие ос­но­ва­ни­ем для пе­ре­во­да, уволь­не­ния ра­бот­ни­ка;

– ко­пии (вы­пис­ки) при­ка­зов (рас­по­ря­же­ний, ре­ше­ний, по­ста­нов­ле­ний) о пе­ре­во­де, уволь­не­нии, на­гра­ж­де­нии, из­ме­не­нии фа­ми­лии, при­свое­нии клас­сов, ква­ли­фи­ка­ци­он­ных ка­те­го­рий, раз­ря­дов, зва­ний и т.п.;

– иные до­ку­мен­ты, пре­ду­смот­рен­ные за­ко­но­да­тель­ст­вом РБ.

По ре­ше­нию кад­ро­вой служ­бы (спе­циа­ли­ста по кад­рам) в со­став лич­ных дел вклю­ча­ют тру­до­вые до­го­во­ры (кон­трак­ты) с ра­бот­ни­ка­ми.

В сфор­ми­ро­ван­ное лич­ное де­ло до­ку­мен­ты вклю­ча­ют в хро­но­ло­ги­че­ской по­сле­до­ва­тель­но­сти.

В лич­ное де­ло не вклю­ча­ют (п. 9 Ин­ст­рук­ции № 2):

– ко­пии до­ку­мен­тов о пре­дос­тав­ле­нии от­пус­ков, на­ло­же­нии дис­ци­п­ли­нар­ных взы­ска­ний (за ис­клю­че­ни­ем слу­ча­ев уволь­не­ния ра­бот­ни­ка в ка­че­ст­ве ме­ры дис­ци­п­ли­нар­но­го взы­ска­ния);

– справ­ки о мес­те жи­тель­ст­ва, со­ста­ве се­мьи, раз­ме­ре за­ра­бот­ной пла­ты;

– дру­гие до­ку­мен­ты, имею­щие срок хра­не­ния до 10 лет вклю­чи­тель­но.

Лич­ный лис­ток по уче­ту кад­ров за­пол­ня­ет по­сту­паю­щий на ра­бо­ту соб­ст­вен­но­руч­но в од­ном эк­зем­п­ля­ре без по­ма­рок и ис­прав­ле­ний на ос­но­ва­нии пас­пор­та, во­ен­но­го би­ле­та, тру­до­вой книж­ки, до­ку­мен­тов об об­ра­зо­ва­нии и иных лич­ных до­ку­мен­тов. Пол­но­ту и пра­виль­ность за­пол­не­ния лич­но­го ли­ст­ка про­ве­ря­ет ра­бот­ник кад­ро­вой служ­бы (спе­циа­лист по кад­рам), ко­то­рый све­ря­ет со­от­вет­ст­вие за­пи­сей, сде­лан­ных в лич­ном ли­ст­ке, за­пи­сям в до­ку­мен­тах (п. 11 Ин­ст­рук­ции № 2).

Та­ким об­ра­зом, за­ко­но­да­тель­ст­вом не пре­ду­смот­ре­но хра­не­ние ко­пий пас­пор­та и во­ен­но­го би­ле­та в лич­ном де­ле ра­бот­ни­ка. Вме­сте с тем при за­клю­че­нии тру­до­во­го до­го­во­ра на­ни­ма­тель обя­зан по­тре­бо­вать, а гра­ж­да­нин дол­жен предъ­я­вить на­ни­ма­те­лю до­ку­мент, удо­сто­ве­ряю­щий лич­ность; до­ку­мен­ты во­ин­ско­го уче­та (для во­ен­но­обя­зан­ных и лиц, под­ле­жа­щих при­зы­ву на во­ин­скую служ­бу) (п. 1 час­ти пер­вой ст. 26 Трудового кодекса РБ).

На ос­но­ва­нии вы­ше­ука­зан­ных до­ку­мен­тов оформ­ля­ет­ся лич­ный лис­ток по уче­ту кад­ров, ко­то­рый хра­нит­ся в лич­ном де­ле ра­бот­ни­ка, а ори­ги­на­лы пас­пор­та и во­ен­но­го би­лет воз­вра­ща­ют­ся вла­дель­цу.