О чем статья:
- даются пошаговое руководство по восстановлению трудовой книжки и список документов, подтверждающих трудовой стаж.
Утрата или порча трудовой книжки может произойти по многим причинам и при различных обстоятельствах. Но кто бы ни был виновником утраты документа, его придется восстанавливать. Самое сложное – это восстановить в полном объеме сведения, внесенные в документ.
Шаг 1. Документируем утрату (порчу) трудовой книжки.
Вариант 1. Оформить докладную записку. Если причина утраты трудовой книжки известна, укажите ее в докладной записке. Если причина утраты не известна, необходимо будет создать комиссию по установлению обстоятельств утраты трудовой книжки. Можно обойтись и без создания комиссии, однако причины порчи или утраты документа должны быть установлены в любом случае. Если в утрате документа виновно должностное лицо нанимателя, то оно должно быть установлено. Впоследствии к нему могут быть применены меры дисциплинарного взыскания.
Вариант 2. Оформить заявление. Обратиться с просьбой о восстановлении утраченной трудовой книжки может и сам работник. В этом случае работник пишет заявление и обращается к нанимателю, а уволенный работник – к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 месяцев после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.
Шаг 2. Устанавливаем причины утраты трудовой книжки.
Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающий трудовую деятельность. Когда данный документ, например, утерян, это становится большой проблемой и для работника, и для нанимателя. При этом независимо от того, кто потерял документ, наниматель должен содействовать при восстановлении сведений.
Как упоминалось выше, для установления причин утраты по решению нанимателя может быть создана комиссия.
Шаг 3. Устанавливаем места работы работника, предшествующие поступлению на работу к данному нанимателю.
Для установления предыдущих мест работы можно сделать запрос в территориальные органы ФСЗН. Данные о стаже работы после 1 января 2003 г. подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета, а до указанной даты – документами, выдаваемыми работодателями, архивными учреждениями и иными организациями, имеющими соответствующие сведения (п. 2 Положения № 777).
При прекращении деятельности нанимателя, смерти нанимателя – физического лица по вопросу выдачи справки о периоде работы, службы у данного нанимателя, а также выдачи иных документов уволенный работник должен обращаться по месту хранения этих документов.
Основным документом, подтверждающим периоды работы, является трудовая книжка. При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения или отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются справки, выданные на основании приказов, лицевых счетов, ведомостей на выдачу заработной платы и иных документальных данных, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативных промышленных артелей и кооперативных артелей инвалидов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы. При этом периоды работы с 1 июля 1998 г. до 1 января 2003 г. подтверждаются справкой о периоде уплаты обязательных страховых взносов в бюджет фонда и о сумме заработной платы (дохода), из которой эти взносы уплачены, выдаваемой работодателем.
Шаг 4. Делаем запрос о подтверждении стажа работы работника у предыдущих нанимателей.
Чтобы получить нужные сведения, необходимо оформить запросы к нанимателям, у которых работал до этого работник, чтобы получить справку о периоде работы, службы по форме приложения 2 к постановлению № 140.
В случае реорганизации организации документы выдаются ее правопреемником, а при полной ликвидации – территориальными (городскими или районными) архивами (часть седьмая ст. 13 Закона № 323-З).
Документы, не содержащие полных сведений о трудовой деятельности, к рассмотрению не принимайте. Не вносите данные о стаже со слов сотрудника, если они не подтверждены документально.
Документы, подтверждающие стаж работы (службы), после внесения сведений не хранятся у нанимателя, а возвращаются работнику (часть вторая п. 69 Инструкции о трудовых книжках).
Шаг 5. Оформляем и выдаем дубликат трудовой книжки.
В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник обращается к нанимателю, а уволенный работник – к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 месяцев после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (п. 64 Инструкции о трудовых книжках).
Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника. При обращении работника по истечении 6 месяцев после его увольнения прежним нанимателем выдается справка о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней). Таким образом, решение вопроса по оформлению дубликата трудовой книжки зависит от срока, прошедшего с даты увольнения с последнего места работы.
Для оформления дубликата используется чистый бланк трудовой книжки (вкладыша к ней). Оформляйте дубликат согласно правилам, предусмотренным для заполнения трудовых книжек (часть первая п. 69 Инструкции о трудовых книжках).
Справочно:
подробно о том, как оформить дубликат, вы можете прочитать в журнале «Я – специалист по кадрам», 2020, № 18, с. 33.
Учет дубликата трудовой книжки ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним на основании п. 79 Инструкции о трудовых книжках.
Попросите работника подтвердить, что все записи внесены верно. Затем заберите дубликат трудовой книжки для хранения.
Документы:
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24.12.1992 № 777 «О порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий» (Положение № 777).
Постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 05.10.2010 № 140 «Об установлении типовых форм справок и разрешения» (постановление № 140).
Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Закон № 323-З).
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция о трудовых книжках).
