Ведение каких документов, предусмотренных законодательством о труде, обязательно в любой организации независимо от формы собственности? Ответ на этот вопрос, а также основные критерии, предъявляемые к содержанию, оформлению и очередности составления таких документов, вы найдете в данной статье.
Профессиональная деятельность сотрудников структурных подразделений и специалистов, на которых возложены обязанности по оформлению трудовых отношений с работниками, связана с составлением большого количества документов.
Рассмотрим основные документы, ведение которых предусмотрено законодательством о труде.
Трудовой договор
Трудовой договор – важнейший и основополагающий документ, своеобразный «фундамент», на котором строятся трудовые отношения между его сторонами – работником и нанимателем. Именно с заключения трудового договора, как правило, начинаются трудовые отношения (за исключением случая фактического допуска работника к работе, предусмотренного ст. 25 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
ЭТО ВАЖНО! Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами. При этом один экземпляр передается работнику, другой хранится у нанимателя (часть первая ст. 18 ТК).
Законодательство о труде не предусматривает обязанности нанимателя выдавать работнику его экземпляр трудового договора под роспись. Но на практике многие наниматели регистрируют данный факт в журнале произвольной формы с проставлением работником личной росписи, подтверждающей получение им трудового договора. Такая мера позволяет в последующем избежать возможных необоснованных жалоб со стороны работника.
От редакции:
Более подробно о таком журнале читайте в статье Э. Давыдовой «Все ли вы знаете о способах хранения трудовых договоров» в рубрике «Оформляем документы правильно» (см.: «Я – специалист по кадрам», 2011, № 13, с. 42).
Более подробно о таком журнале читайте в статье Э. Давыдовой «Все ли вы знаете о способах хранения трудовых договоров» в рубрике «Оформляем документы правильно» (см.: «Я – специалист по кадрам», 2011, № 13, с. 42).
При составлении трудового договора с работником для должностных лиц нанимателя крайне важно учесть все требования законодательства о труде, предъявляемые к его содержанию (условиям). Так, заключаемый с работником трудовой договор должен содержать в качестве обязательных сведения и условия, предусмотренные ст. 19 ТК.
При составлении трудового договора с работником в целях упрощения данного процесса должностным лицам нанимателей целесообразно применять примерную форму трудового договора, утвержденную постановлением Минтруда РБ от 27.12.1999 № 155. Эта форма разработана с учетом требований законодательства о труде к содержанию трудового договора (в частности, с учетом требований ст. 19 ТК) и включает все обязательные условия, предусмотренные законодательством. Тем не менее важно учитывать, что примерная форма трудового договора является основой для разработки трудового договора, но не исключает необходимости внесения в нее конкретных сведений и условий труда работника (оплаты его труда, режима рабочего времени) с учетом особенностей работы у данного нанимателя.
Если наниматель принял решение о применении в отношении работника контрактной формы найма, необходимо учитывать, что к содержанию такой разновидности срочного трудового договора, как контракт, законодатель предъявляет ряд дополнительных требований. В связи с этим при составлении контракта с работником целесообразно пользоваться примерной формой контракта нанимателя с работником, утвержденной постановлением Совета Министров РБ от 02.08.1999 № 1180.
ЭТО ВАЖНО! Руководствоваться следует последней редакцией данного нормативного правового акта, поскольку с 1999 г. законодательство о контрактах находилось в стадии активного формирования, что обусловило появление ряда новых требований к содержанию контракта.
Приказ о приеме на работу
После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляют приказом (распоряжением) нанимателя (часть четвертая ст. 25 ТК). Приказ о приеме на работу издают уже после (на основе) заключения сторонами трудового договора, а не до этого.
В приказе о приеме на работу следует указывать сведения о работнике, профессию или должность, для работы по которой он принимается, структурное подразделение, дату приема на работу. Данные сведения должны совпадать с аналогичными сведениями и условиями, указанными в трудовом договоре.
ЭТО ВАЖНО! С приказом (распоряжением) о приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под роспись (ст. 25 ТК).
Должностная инструкция служащего или функциональные обязанности рабочего
Обязанность нанимателя ознакомить работника под роспись с порученной работой закреплена п. 2 части первой ст. 54 ТК. С целью исполнения данного требования законодательства нанимателю необходимо разработать и утвердить локальный документ, содержащий трудовые обязанности работника (должностную инструкцию) – если на работу принимается служащий, или функциональные обязанности – если на работу принимается рабочий.
Должностные инструкции, регламентирующие правовое положение служащих в организации и определяющие их задачи, функции, права, обязанности и ответственность согласно занимаемым ими должностям, разрабатывает наниматель на основе Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее – ЕКСД) – это предусмотрено п. 1 Общих положений ЕКСД, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32.
От редакции:
Более подробно о должностной инструкции и ее разработке читайте в статье В. Долгова «Алгоритм порядка разработки и утверждения должностной инструкции» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» журнала «Я – специалист по кадрам», 2011, № 2, с. 39.
ЕКСД представляет собой ряд выпусков, которым присвоены порядковые номера и в которых предусмотрены квалификационные характеристики должностей служащих, сгруппированные по видам экономической деятельности.
В основу построения выпусков ЕКСД положен должностной признак. Структура каждого выпуска ЕКСД едина и построена согласно установленной общегосударственным классификатором РБ «Профессии рабочих и должности служащих» (далее – ОКПД) классификации служащих по категориям: руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители), которым в ОКПД присвоены коды категорий должностей – 1, 2 и 3 соответственно.
Основной нормативный правовой акт, которым нанимателям необходимо руководствоваться при разработке функциональных обязанностей рабочих, – Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (далее – ЕТКС). Он состоит из целого ряда разделов, которые дифференцированы по видам производств и работ.
Для удобства использования разделы ЕТКС объединены в отдельные выпуски справочника. Перечень этих выпусков прилагается к Общим положениям ЕТКС.
От редакции:
Общие положения ЕТКС утверждены постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 34.
Общие положения ЕТКС утверждены постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 34.
Таким образом, у должностного лица нанимателя отсутствует необходимость приобретать и изучать все 66 выпусков ЕТКС. Используя прилагаемый к Общим положениям ЕТКС перечень, можно определить конкретный выпуск, содержащий сведения о профессиях и работах, связанных с видом деятельности организации. Выпуск 1 ЕТКС, утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 33, содержит сведения о профессиях рабочих, которые являются общими для всех отраслей экономики, что обусловливает необходимость его использования во всех организациях независимо от вида их деятельности.
Правила внутреннего трудового распорядка и графики сменности
Важным условием труда любого работника является установленный в отношении его режим рабочего времени, который представляет собой порядок распределения нанимателем установленных ТК для работников норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов. Режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни.
Режим рабочего времени наниматель устанавливает в 2 документах – правилах внутреннего трудового распорядка или графиках работ (сменности) (часть четвертая ст. 123 ТК).
Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой локальный нормативный правовой акт организации, в котором сведены нормы, регламентирующие трудовой распорядок, установленный у конкретного нанимателя: порядок приема и увольнения работников, режим рабочего времени, общие для всех работников обязанности, обязанности нанимателя, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушения трудовой дисциплины.
Правила внутреннего трудового распорядка составляются нанимателем с участием профсоюзов на основании Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Минтруда РБ от 05.04.2000 № 46 (ст. 195 ТК).
При сменном режиме работы или в тех случаях, когда режим рабочего времени не носит стабильный характер и его сложно отразить в правилах внутреннего трудового распорядка, законодательство о труде предоставляет нанимателю право составлять графики работ (сменности). Форма графиков работ (сменности) законодательно не установлена, что позволяет нанимателю самостоятельно с учетом его потребностей составлять данный документ. Тем не менее должностным лицам нанимателя необходимо учитывать, что установленный (как правилами внутреннего трудового распорядка, так и графиками работ, сменности) режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее чем за 1 месяц до введения его в действие (часть шестая ст. 123 ТК).
Табель использования рабочего времени
Обязанность вести учет фактически отработанного работником времени возложена на нанимателя п. 3 части первой ст. 55 ТК. Законодательство о труде не содержит норм, устанавливающих обязательную для нанимателей форму табеля использования рабочего времени. Вместе с тем в силу требований ст. 133 ТК учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемого в соответствии с законодательством в рабочее время. При этом в составе отработанного времени отдельно учитывают время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.
В составе неотработанного времени выделяют оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине работника, так и при отсутствии его вины.
Фактическое рабочее время учитывают с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену). Как фактически отработанное должно учитываться время выполнения основных и подготовительно-заключительных операций (получение наряда, материалов, инструментов, ознакомление с техникой, документацией, подготовка и уборка рабочего места, сдача готовой продукции и др.), перерывов, предусмотренных технологией, организацией труда, правилами его технического нормирования и охраны, а при их отсутствии – нанимателем по согласованию с профсоюзом.
ЭТО ВАЖНО! В фактическое время не входит и не учитывается время проезда от места жительства до места постоянной работы (постоянного сбора) и обратно, время, необходимое на дорогу от проходной до рабочего места, на переодевание перед началом и после окончания работы, на регистрацию при уходе.
Время внутрисменных простоев учитывают начиная с 5 минут. Время занятости работников в период простоя на других работах в листок простоя не включают и оформляют выдачей разовых нарядов.
Штатное расписание
Обязанность нанимателя составить и утвердить штатное расписание определена ст. 194 ТК. Законодательство о труде не содержит норм, устанавливающих обязательную для всех нанимателей форму штатного расписания. Вместе с тем на практике штатное расписание представляет собой важнейший документ, который содержит сгруппированный в определенном порядке перечень структурных подразделений организации, должностей служащих и профессий рабочих с указанием количества единиц по каждому их наименованию, разрядов, классов, категорий, условий оплаты труда работников, в частности размеров должностных окладов (тарифных ставок), надбавок, доплат. В штатном расписании закреплены организационная структура, штатный состав и штатная численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением).
ЭТО ВАЖНО! При применении нанимателем Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь в штатном расписании указывают тарифные коэффициенты и размер тарифной ставки 1-го разряда.
От редакции:
Более подробно о штатном расписании и его составлении читайте в статье И. Васильковой «Как составить штатное расписание: рекомендации, практические примеры» в рубрике «Полезная практика» журнала «Я – специалист по кадрам», 2011, № 4, с. 13.
Более подробно о штатном расписании и его составлении читайте в статье И. Васильковой «Как составить штатное расписание: рекомендации, практические примеры» в рубрике «Полезная практика» журнала «Я – специалист по кадрам», 2011, № 4, с. 13.
График отпусков
График отпусков определяет очередность предоставления трудовых отпусков работникам.
Форма графика отпусков законодательством о труде не установлена. Как правило, составляя график отпусков, наниматель указывает в нем сведения о дате начала и окончания трудовых отпусков работников организации и предусматривает разделение трудовых отпусков на части.
График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (часть вторая ст. 168 ТК).
От редакции:
Подробнее о составлении и содержании графика отпусков читайте в статье Т. Рахубо «Правила составления графика отпусков» в рубрике «Кадровое делопроизводство» журнала «Я – специалист по кадрам», 2011, № 24, с. 12.
Подробнее о составлении и содержании графика отпусков читайте в статье Т. Рахубо «Правила составления графика отпусков» в рубрике «Кадровое делопроизводство» журнала «Я – специалист по кадрам», 2011, № 24, с. 12.
Личная карточка
Обязанность нанимателя вести такой документ, как личная карточка, обусловлена нормой, содержащейся в п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30). Так, с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке формы Т-2, в которой также производят запись, соответствующую записи в трудовой книжке (вкладыше к ней).
В настоящее время нормативный правовой акт, устанавливающий обязательную форму указанной личной карточки, отсутствует, что позволяет нанимателю самостоятельно разработать форму данного документа в целях реализации обязанности, возложенной на него п. 16 Инструкции № 30. Кроме того, учитывая отсутствие правового регулирования данного вопроса, наниматель может использовать ранее действовавшую форму Т-2 «Личная карточка», утвержденную утратившим силу постановлением Госкомитета СССР по статистике от 28.06.1990 № 94.
Документы, связанные с учетом трудовых книжек работников
К документам, связанным с учетом трудовых книжек работников, относят:
– книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
– приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
– расписку о приеме у работника трудовой книжки.
Обязанность ведения (составления) данных документов предусмотрена п. 58 Инструкции № 30.
В приходно-расходную книгу вносят все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка. Книгу ведет бухгалтерия.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба или другое подразделение, лицо, оформляющее прием и увольнение работников. В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые.
Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним представлена в приложении 2 к Инструкции № 30, а форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – в приложении 3 к Инструкции № 30.
При приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя (часть третья п. 58 Инструкции № 30).
От редакции:
Более подробно о расписке и ее оформлении читайте в статье Э. Давыдовой «Принимаем от работника трудовую книжку» в рубрике «Кадровое делопроизводство» журнала «Я – специалист по кадрам», 2011, № 9, с. 18.
Более подробно о расписке и ее оформлении читайте в статье Э. Давыдовой «Принимаем от работника трудовую книжку» в рубрике «Кадровое делопроизводство» журнала «Я – специалист по кадрам», 2011, № 9, с. 18.
Расчетные листки
Наниматель при выплате заработной платы ежемесячно обязан выдавать каждому работнику расчетный листок с указанием в нем составных частей заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размеров удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежащей выплате (часть первая ст. 80 ТК). Форму расчетного листка утверждает наниматель (часть вторая ст. 80 ТК).
Подводя итог…
Мы рассмотрели лишь основные документы, ведение которых предусмотрено законодательством о труде и которые должен оформить практически каждый наниматель, принявший работников на работу, независимо от формы собственности организации и численности в ней работающих.
Очевидно, что перечень документов, которые оформляет наниматель в процессе трудовой деятельности работника, значительно шире. В частности, обязанность оформления некоторых документов, предусмотренных законодательством о труде и не упомянутых в данной статье, может быть вызвана действиями нанимателя (например, изменением условий труда работника, определенных в трудовом договоре) или действиями самого работника (например, совершением дисциплинарного проступка), принятием решения сторон (стороны) трудового договора прекратить трудовые отношения и т.д. Кроме того, законодательство о труде предоставляет нанимателю право (хотя в большинстве случаев не обязывает его) принятия на уровне организации локальных нормативных правовых актов, в т.ч. коллективного договора.
