Образец докладной записки о неверном установлении наименования должности служащего см. в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
О чем статья:
- как показывает практика, при проверках достаточно часто встречаются нарушения в части ведения и заполнения трудовых книжек работников. О наиболее часто встречающихся нарушениях расскажем в статье.
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника (часть первая ст. 50 ТК).
Ведение и заполнение трудовых книжек на работников, работающих свыше 5 дней, обязательно для всех нанимателей за исключением нанимателей – физических лиц, к которым относятся:
• граждане, предоставляющие работу домашним работникам;
• индивидуальные предприниматели;
• нотариусы;
• адвокаты;
• физические лица, осуществляющие деятельность по оказанию услуг в сфере агроэкотуризма без государственной регистрации в качестве индивидуальных предпринимателей.
Порядок заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем определяются Инструкцией № 40.
Проанализируем ошибки, наиболее часто допускаемые на практике при ведении и заполнении трудовых книжек, а также заполнении вкладышей к трудовым книжкам и выдаче дубликатов.
Ошибки, допускаемые при ведении трудовых книжек
Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней (за исключением нанимателя – физического лица), в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (часть вторая ст. 50 ТК, п. 4 Инструкции № 40).
В трудовую книжку вносятся сведения:
• о работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения, образование, профессия, специальность);
• работе (прием на работу, заключение трудового договора (в т.ч. на неопределенный срок, срочного трудового договора, контракта), в т.ч. на условиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постоянную работу, присвоение категории (разряда, класса), а также увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта));
• награждениях и поощрениях за успехи в работе;
• подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;
• регистрации в качестве безработного с выплатой пособия по безработице (по желанию безработного);
• назначении пенсии;
• назначении пособия по уходу за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет, а также за лицом, достигшим 80-летнего возраста, нуждающимся в постоянном уходе, и прекращении его выплаты;
• лишении работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (п. 9 Инструкции № 40).
В трудовую книжку работника наниматель по месту работы также вносит следующие записи:
• о периоде военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь, органах пограничной службы Республики Беларусь (пограничных войсках Республики Беларусь), внутренних войсках МВД, органах государственной безопасности Республики Беларусь и иных войсках и воинских формированиях, создаваемых в соответствии с законодательством, службы в Следственном комитете, Государственном комитете судебных экспертиз, органах внутренних дел Республики Беларусь, органах и подразделениях по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, органах финансовых расследований Комитета госконтроля, а также службы в Вооруженных Силах, органах государственной безопасности и органах внутренних дел бывшего СССР;
• времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность (часть первая п. 10 Инструкции № 40).
Справочно:
записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета. Записи дат во всех разделах и графах трудовой книжки производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двузначными числами, год – четырехзначными числами.
К числу распространенных ошибок, допускаемых нанимателями при ведении трудовых книжек, можно отнести:
• нежелание нанимателей оформлять трудовую книжку на работников, работающих непродолжительный период времени (как правило, сезонных и временных, а также учеников общеобразовательных школ, принятых на работу на время летних каникул);
• невнесение в трудовую книжку отдельных сведений, указание которых является обязательным (о награждениях и поощрениях за успехи в работе; о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке; о периоде военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь и службы в правоохранительных органах и др.);
• отражение в трудовой книжке записей, которые согласно п. 11 Инструкции № 40 в нее не вносятся. К таковым относятся сведения:
– о работе по гражданско-правовым договорам и осуществлении предпринимательской деятельности, адвокатской деятельности, нотариусом нотариальной деятельности, деятельности по оказанию услуг в сфере агроэкотуризма, иных видов деятельности в соответствии с законодательством;
– условии выполнения работы по срочному трудовому договору;
– дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания;
– неполном рабочем времени;
– временном переводе на другую работу, за исключением случаев, предусмотренных п. 34 Инструкции № 40.
Также в нарушение установленных требований:
• записи в разделах трудовой книжки не нумеруются или нумерация прерывается;
• порядковые номера с 1 по 9 пишутся как 01, 02, 03 и т.д.;
• в соответствующей графе трудовой книжки слово «Приказ» пишется сокращенно «Пр.» либо запись делается с нарушением формы (например, «Приказ № 75 от 12.04.2022» вместо «Приказ от 12.04.2022 № 75»);
• записи производятся небрежно, что впоследствии затрудняет их прочтение;
• между записями в трудовой книжке пропускаются строки.
Это важно! Для предупреждения возможных нарушений (например, неправомерного добавления периодов работы, переводов на другую должность и т.п.) пропуск строк между записями в трудовой книжке не допускается.
Ошибки, допускаемые при заполнении сведений о работнике
Сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче вкладыша в трудовую книжку или дубликата трудовой книжки (п. 21 Инструкции № 40).
Фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются полностью на основании данных документа, удостоверяющего личность (п. 22 Инструкции № 40). Занесение указанных сведений со слов работника не допускается.
Образование, профессия, специальность вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего документа об образовании, документа об обучении (п. 23 Инструкции № 40).
Образование указывается на основании:
• общее базовое – свидетельства об общем базовом образовании;
• общее среднее образование – аттестата об общем среднем образовании;
• специальное образование на уровне общего среднего образования – свидетельства о специальном образовании;
• профессионально-техническое образование – диплома (аттестата) о профессионально-техническом образовании;
• среднее специальное образование – диплома о среднем специальном образовании;
• высшее образование – диплома о высшем образовании (диплома о высшем образовании с отличием), диплома магистра.
Справочно:
профессия, специальность указываются в трудовой книжке на основании документов, перечисленных в части второй п. 23 Инструкции № 40. При этом сведения о специальности указываются в соответствии со сведениями о квалификации, указанными в документах об образовании, обучении.
После даты заполнения трудовой книжки работником проставляется собственноручная подпись (п. 25 Инструкции № 40).
К числу ошибок, часто допускаемых на практике при внесении в трудовую книжку сведений о работнике, можно отнести:
• неверное написание фамилии, имени, отчества, числа, года и месяца рождения (например, фамилия «Кореневская» записана как «Кораневская», отчество «Георгиевна» – как «Григорьевна», вместо имени «Марина» указано имя «Мария», дата рождения работника по паспорту 19 декабря 1985 г., а запись внесена как 17 декабря 1986 г.);
• указание сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки с его слов без истребования соответствующих документов;
• отсутствие на титульном листе трудовой книжки подписи работника.
Ошибки, допускаемые при заполнении сведений о работе
Записи о приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), увольнении и основаниях прекращения трудового договора (контракта) вносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки (п. 26 Инструкции № 40).
Эта информация вносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) нанимателя в течение 7 календарных дней после его издания, а при увольнении работника – в день увольнения.
Записи должны соответствовать формулировке приказа (распоряжения) нанимателя.
При внесении записи о приеме на работу в гр. 3 трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование нанимателя (п. 27 Инструкции № 40).
Ниже заголовка в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата приема на работу.
В гр. 3 трудовой книжки вносится запись о приеме или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования, наименования должности служащего, профессии рабочего с указанием квалификационного разряда, класса, категории.
В гр. 4 трудовой книжки вносятся дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя.
Распространенные ошибки, допускаемые при внесении в трудовую книжку сведений о работе:
• указание в трудовой книжке вместо полного наименования нанимателя его сокращенного варианта (например, ООО «Мириго» вместо Общество с ограниченной ответственностью «Мириго», ЗАО «Свет» вместо Закрытое акционерное общество «Свет» и т.п.);
• неотражение сведений о реорганизации организации-нанимателя;
• удостоверение записи о реорганизации, внесенной в трудовую книжку, печатью нанимателя;
• несоответствие наименования должности служащего или профессии рабочего, внесенной в трудовую книжку, Единому квалификационному справочнику должностей служащих либо Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих;
• несоответствие наименования должности служащего или профессии рабочего, отраженной в трудовой книжке, наименованию, указанному в приказе о приеме на работу;
• заверение подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, записей о приеме на работу, переводе (такому заверению подлежат только записи об увольнении);
• отражение в трудовой книжке сведений о временном переводе на другую должность служащего (например, на время отпуска или временной нетрудоспособности другого работника), о совмещении работником другой должности служащего, профессии рабочего или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, а также о продлении контракта;
• несоответствие дат записей в трудовой книжке датам, указанным в приказах о приеме, переводе на другую постоянную работу или увольнении;
• отсутствие в записи об увольнении ссылки на соответствующую статью ТК.
Ошибки, допускаемые при заполнении сведений о награждениях и поощрениях за успехи в работе
В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки вносятся следующие сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе (п. 45 Инструкции № 40):
• о награждении орденами и медалями Республики Беларусь;
• присвоении звания «Герой Беларуси», почетных званий Республики Беларусь;
• награждении почетными грамотами, нагрудными знаками;
• поощрениях и награждениях, определенных коллективным договором, соглашением, правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (размещение на Доске почета, объявление благодарности, награждение ценным подарком и др.).
Справочно:
записи о выплате премий и (или) вознаграждений, предусмотренных локальными правовыми актами, в трудовые книжки не вносятся.
При внесении в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях указываются (п. 47 Инструкции № 40):
– в гр. 3 – в виде заголовка полное наименование нанимателя;
– ниже в гр. 1 – порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
– в гр. 2 – дата награждения и (или) поощрения;
– гр. 3 – кем награжден и (или) поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;
– гр. 4 – основание внесения записи, дата, номер и наименование документа.
Ошибками, которые чаще всего допускаются при внесении в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях за успехи в работе, являются:
• невнесение в трудовую книжку работника сведений о награждениях и поощрениях за успехи в работе, отражение которых обязательно;
• внесение указанных записей без наличия соответствующего документального основания (приказа (распоряжения) нанимателя);
• внесение в трудовую книжку работника записей о выплате премий и (или) вознаграждений, предусмотренных локальными правовыми актами.
Ошибки, допускаемые при заполнении сведений о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке
Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке работника в период работы у данного нанимателя вносятся в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» трудовой книжки (п. 49 Инструкции № 40).
При внесении в трудовую книжку сведений об обучении указываются (п. 50 Инструкции № 40):
– в гр. 3 – в виде заголовка полное наименование нанимателя;
– ниже в гр. 1 – порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
– в гр. 2 – дата начала и окончания периода обучения;
– гр. 3 – наименование учреждения дополнительного образования взрослых, иного учреждения образования, организации, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность, реализующих образовательные программы дополнительного образования взрослых;
– гр. 4 – основание внесения записи, дата, номер и наименование документа.
Распространенные ошибки, допускаемые при заполнении сведений о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке:
• неверное указание даты начала и окончания периода обучения работника;
• неверное указание наименования учреждения образования, в котором осуществлялось его обучение;
• отражение в указанном разделе информации об образовании, полученном работником до начала трудовой деятельности.
Документы:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (Инструкция № 40).
