Расскажем, правильно ли будет включить характеристику с предыдущего места работы в личное дело работника до копии диплома об образовании и заявления о приеме на работу.
Случаи, при которых предусмотрено представление при приеме на работу характеристик с предыдущих мест работы, установлены в Декрете № 5:
– при назначении лиц, уволенных по дискредитирующим обстоятельствам, на руководящие должности в организации государственной и частной форм собственности в течение 5 лет после такого увольнения (п. 9 Декрета № 5);
– при приеме на работу работника в государственные органы, иные государственные организации, а также организации, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности;
– по требованию нанимателя (часть первая п. 11 Декрета № 5).
Документы, включаемые в личное дело при его формировании
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей очередности (п. 6 Инструкции № 2):
‒ внутренняя опись документов личного дела;
‒ дополнение к личному листку по учету кадров;
‒ личный листок по учету кадров;
‒ автобиография;
‒ копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
‒ заявление о приеме на работу;
‒ копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются документы, определенные в п. 7 Инструкции № 2 (декларация о доходах; обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции; контракт (государственных служащих); справка-объективка; анкета и др.).
При включении на этапе формирования в личные дела отдельных категорий работников дополнительных документов, определенных п. 7 Инструкции № 2, последовательность включения таких документов не установлена. Это обусловлено тем, что некоторые их этих документов могут создаваться как при приеме на работу (назначении, избрании на должность), так и в период осуществления работником трудовой деятельности.
Принимая во внимание, что указанные в п. 7 Инструкции № 2 документы могут оказываться в распоряжении кадровой службы организации (специалиста по кадрам) в различной последовательности, а могут быть и вовсе не включены в личное дело работника, представляется допустимым включение подобных документов в личное дело на этапе его формирования как в хронологической последовательности, так и в последовательности, указанной в п. 7 Инструкции № 2 (по усмотрению кадровой службы организации, специалиста по кадрам).
Последовательность включения документов в процессе ведения личного дела
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника (часть первая п. 8 Инструкции № 2):
‒ характеристики и аттестационные листы;
‒ списки научных трудов и изобретений;
‒ заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
‒ копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
‒ иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
Таким образом, характеристики подлежат включению в сформированное личное дело.
В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности (часть третья п. 8 Инструкции № 2).
Следовательно, характеристики, а также иные документы, указанные в пп. 7 и 8 Инструкции № 2, должны включаться в сформированное личное дело после документов, указанных в п. 6 Инструкции № 2, исключительно в хронологической последовательности.
Таким образом, включение характеристики в личное дело работника до копии диплома об образовании и заявления о приеме на работу недопустимо.
Документы:
Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (Декрет № 5).
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).
