Главное в статье:
- разъясняются ситуации из практики, с которыми сталкиваются специалисты при оформлении и ведении личных дел работников.
Ситуация 1
Сотрудник несколько лет трудился по профессии рабочего, личное дело на него не заводилось. Затем он был переведен на должность специалиста.
В этом случае личное дело необходимо завести с даты приема на работу по профессии рабочего или перевода на должность специалиста?
Личное дело необходимо завести после перевода работника на должность специалиста.
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь (часть вторая п. 2 Инструкции по личным делам).
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции по личным делам).
Справочно:
позиции «научные работники» и «государственные служащие» частично конкретизируют общую норму, согласно которой личные дела ведутся на руководителей и специалистов.
Крайними датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело (подп. 82.5 п. 82 Правил).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации личное дело должно быть заведено после перевода работника на должность специалиста.
Ситуация 2
Кадровая служба решила изъять контракты из личных дел работников.
Как оформить указанное действие?
Решение об изъятии трудовых договоров (контрактов) из личных дел целесообразно оформить протоколом заседания ЭК.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками (часть вторая п. 8 Инструкции по личным делам).
С целью проведения экспертизы ценности в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК) (часть первая п. 52 Правил).
Одной из функций ЭК является принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций (п. 56 Правил). В свою очередь, ЭК является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЭК может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации.
Соответственно изъятие трудовых договоров (контрактов) из личных дел работников может быть оформлено:
– протоколом ЭК, который утверждается руководителем организации;
– протоколом ЭК, который утверждается приказом.
Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» (часть вторая п. 10 Инструкции по личным делам).
Таким образом, в случае изъятия трудовых договоров (контрактов) из личных дел на основании решения ЭК или приказа в графе «Примечание» необходимо указать, например:
Изъят. Приказ от 00.00.0000 № 00
или
Изъят. Решение ЭК от 00.00.0000 № 00.
Также в случае изъятия документов из личных дел необходимо
решить вопрос внутренней нумерации документов. Это можно сделать следующими способами:
– перенумеровать дело и пересоставить внутреннюю опись;
– в листе-заверителе личного дела сделать отметки о пропущенных номерах листов, которые были присвоены трудовым договорам (контрактам), и сделать отметки во внутренней описи по изъятым документам (см. выше).
Также отметим, что изъятие трудовых договоров (контрактов) необходимо проводить в процессе ведения личного дела (т.е. до передачи их в архив организации).
Ситуация 3
Специалист был уволен с работы, а через год вновь был принят на работу специалистом.
Надо ли заводить на него новое личное дело?
В данном случае необязательно заведение нового личного дела.
Инструкция по личным делам напрямую не урегулировала рассматриваемый вопрос.
Отметим, что дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, подлежат передаче в архив организации. Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (части первая, вторая п. 97 Правил).
Иными словами, если работник был уволен из организации в октябре 2021 г., то его личное дело должно быть включено в опись и передано в архив организации не позднее 31 января 2023 г. В приведенной ситуации личное дело (вероятнее всего) еще не было передано в архив организации. Таким образом, по решению кадровой службы организации возможно было бы дальнейшее его ведение в порядке, установленном Инструкцией по личным делам.
Если же личное дело уже было передано в архив организации, то на повторно принятого работника необходимо заводить новое личное дело в порядке, установленном Инструкцией по личным делам.
Ситуация 4
Работник при увольнении попросил выдать ему копию личного дела.
Может ли кадровая служба удовлетворить его просьбу?
Указанный вопрос решается по усмотрению кадровой службы организации.
Инструкция по личным делам не установила процедуры выдачи работнику копии его личного дела. В иных нормативных правовых актах не установлен запрет на выдачу работнику копии его личного дела (например, при увольнении).
В связи с этим вопрос представления копии личного дела работнику (например, при увольнении) решается кадровой службой организации самостоятельно. В локальных правовых актах организации возможно закрепить процедуру представления копии личного дела работнику (например, необходимость для работника написать соответствующее заявление и др.).
Порядок заверения копий документов установлен в п. 64 Инструкции по делопроизводству.
Ситуация 5
Главный инженер при приеме на работу представил свидетельства о повышении квалификации за предыдущие годы (предшествующие трудоустройству).
В состав личного дела включаются только копии свидетельств о повышении квалификации, которые работник получил в процессе работы в организации, или все свидетельства, полученные им в процессе трудовой деятельности?
Инструкция по личным делам не ограничивает количество копий свидетельств о повышении квалификации, которые подлежат включению в состав личного дела.
При формировании личного дела в него (среди прочего) включаются копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке (п. 6 Инструкции по личным делам).
Инструкция по личным делам не установила, за какой период, предшествующий трудоустройству и заведению личного дела, допускается включать копии документов о повышении квалификации (свидетельств о повышении квалификации).
По мнению автора, объем включения копий свидетельств о повышении квалификации решается кадровой службой индивидуально в каждом случае. В данном случае необходимо принимать во внимание востребованность информации, содержащейся в указанных копиях свидетельств, для целей кадрового обеспечения организации.
Если копии свидетельств о повышении квалификации включаются в состав личного дела, они должны быть отражены во внутренней описи документов личного дела согласно требованиям п. 10 Инструкции по личным делам.
Ситуация 6
Специалист работает в организации с 1983 г. Его личное дело было заведено с 1983 г.
Нужно ли приводить в соответствие с требованиями Инструкции по личным делам личный листок по учету кадров, так как в 1983 г. бланки документов были совершенно другими?
Обозначенный вопрос Инструкцией по личным делам не урегулирован.
Инструкцией по личным делам вопрос оформления (переоформления) личных дел, сформированных до ее вступления в силу (т.е. до 07.04.2004), не урегулирован.
В связи с этим можно отменить следующее:
– у кадровой службы организации отсутствует обязательство по перезаведению (переоформлению) личного дела, которое было заведено до вступления в силу Инструкции по личным делам, – в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по личным делам;
– вместе с тем, по мнению автора, ведение такого личного дела после 07.04.2004 должно осуществляться в соответствии с нормами Инструкции по личным делам;
– с целью актуализации справочной информации о работнике можно заполнить и включить в состав личного дела анкету (на основании п. 12 Инструкции по личным делам).
Ситуация 7
Прием на работу оформлялся 30.09.2021. При этом дата начала работы – 04.10.2021. Таким образом, дата приказа о приеме на работу и контракта – 30.09.2021, а срок действия контракта исчисляется с 04.10.2021.
В связи с этим верно ли считать, что:
– личное дело должно быть начато 30.09.2021?
– датой заполнения личной карточки, личного листка по учету кадров, автобиографии, личной карточки воинского учета может быть 30.09.2021?
– в дополнении к личному листку по учету кадров в графе «число, месяц, год приема» нужно указать дату фактического приема (дата заключения контракта и дата приказа о приеме на работу – 30.09.2021) или дату начала действия контракта (04.10.2021)?
Есть особенности исчисления сроков при приеме на работу.
1. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
Крайними датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.
2. Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах (часть вторая п. 11 Инструкции по личным делам).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты (часть вторая п. 14 Инструкции по личным делам).
В нормативных правовых актах не содержатся нормы о необходимости ведения личной карточки на всех работников организации. Порядок ведения личных карточек организация определяет самостоятельно.
3. Началом действия трудового договора является день начала работы, определенный в нем сторонами. После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись (части первая, четвертая ст. 25 ТК).
На основании вышесказанного:
– датой заведения личного дела будет 30.09.2021 (т.е. дата приказа о приеме на работу);
– датой заполнения личной карточки, личного листка по учету кадров, автобиографии, личной карточки воинского учета может быть 30.09.2021;
– в графе «число, месяц, год приема» дополнения к личному листку по учету кадров нужно указать дату приказа о приеме на работу (т.е. 30.09.2021).
Документы:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция по личным делам).
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
