Из статьи вы узнаете:

• какой срок хранения необходимо установить для гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг и создание объектов интеллектуальной собственности (далее – договор подряда (оказания услуг)).

Сроки хранения документов в организациях устанавливаются на основании Перечня типовых документов.

Перечень типовых документов устанавливает сроки хранения ряда договоров, например:

• договоры по финансово-хозяйственной деятельности – 3 года (п. 66);
• договоры о материально-техническом обеспечении – 3 года (п. 1020) и др.

Справочно:

для перечисленных договоров Перечнем типовых документов также устанавливаются дополнительные условия выделения к уничтожению, например после проведения налоговыми органами проверки, после окончания срока действия договора и др.

Сроки хранения договоров подряда (оказания услуг) Перечень типовых документов не устанавливает.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются центральными экспертными комиссиями (экспертными комиссиями) (далее – ЦЭК (ЭК)) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп. 39.4 п. 39 Правил работы архивов).

Это важно! Если организация не является источником комплектования государственного архива и не имеет вышестоящей организации, решение ЦЭК (ЭК) об установлении сроков хранения согласовывать не нужно.

При установлении сроков хранения документов, не определенных перечнями документов с указанием сроков хранения, необходимо принимать во внимание:

• характер информации, содержащейся в документах (например, является ли она дублетной, т.е. содержится в других документах; документы являются оригиналами или копиями; содержат первичную или вторичную информацию и др.);
• риски, связанные с уничтожением документов (например, невозможность подтвердить те или иные действия организации в случае возникновения судебных разбирательств, при проведении контрольных мероприятий государственными органами и др.);
• практическая потребность в обращении к документам с течением времени;
• требования нормативных правовых актов, которые прямо или косвенно могут влиять на срок хранения документов, и др.

Так, юридические лица и индивидуальные предприниматели, предоставляющие работу гражданам по договорам подряда (оказания услуг), обязаны определять в них обязательство заказчика по уплате в установленном порядке обязательных страховых взносов на государственное социальное страхование в Фонд социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь (абз. 2 части первой ст. 7 Закона № 3563-XII; абз. 3 подп. 1.1 п. 1 Указа № 314).

По общему правилу, возможность заключения гражданско-правового договора наступает при достижении гражданином 18 лет (п. 1 ст. 20 ГК). Несовершеннолетние в возрасте от 14 до 18 лет совершают сделки с письменного согласия своих законных представителей: родителей, усыновителей или попечителей (часть первая п. 1 ст. 25 ГК).

Таким образом, заключение гражданско-правового договора возможно с 14 лет (с письменного согласия законных представителей).

Право на пенсию по возрасту на общих основаниях имеют мужчины при стаже работы не менее 25 лет, женщины при стаже работы не менее 20 лет по достижении общеустановленного пенсионного возраста (ст. 11 Закона № 1596-XII):

• в 2021 г.: мужчины – 62 года 6 месяцев, женщины – 57 лет 6 месяцев;
• в 2022 г. и последующие годы: мужчины – 63 года, женщины – 58 лет.

При этом страховой стаж должен будет составлять с 2025 г. не менее 20 лет (абз. 2 части первой ст. 5 Закона № 1596-XII).

Если отнять от возраста возможного заключения гражданско-правовых договоров, и возраста, с которого граждане могут выходить на пенсию, то получится, что указанные договоры теоретически будут в среднем востребованы в контексте начисления пенсии:

• для мужчин – 49 лет (63 – 14);
• для женщин – 44 года (58 – 14).

Периоды работы, предпринимательской, творческой и иной деятельности, протекавшие до 1 января 2003 г., подтверждаются документами, выдаваемыми работодателями, архивными учреждениями и иными организациями, имеющими соответствующие сведения о работе, иной деятельности (часть первая подп. 2.1 п. 2 Положения № 777).

Периоды работы, иной деятельности (при условии, что в течение этих периодов производилась уплата обязательных страховых взносов согласно законодательству о государственном социальном
страховании), протекавшие после 1 января 2003 г., подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (подп. 2.2 п. 2 Положения № 777).

Таким образом, учитывая высокую социальную значимость, для договоров подряда (оказания услуг), заключенных до 1 января 2003 г., целесообразно установить срок хранения не менее 50 лет.

Для договоров подряда (оказания услуг), заключенных после 1 января 2003 г., целесообразности установления таких продолжительных сроков хранения (50 лет) нет, поскольку указанные периоды уплаты страховых взносов будут подтверждаться на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета. В связи с этим организация может установить:

• срок хранения 50 лет (представляется избыточным);
• менее продолжительный срок хранения, принимая во внимание высокую социальную значимость для граждан таких договоров, а также гипотетические риски, связанные с утратой сведений индивидуального (персонифицированного) учета вследствие технических сбоев в работе информационной системы ФСЗН, техногенной катастрофы и др.

Справочно:

ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации (п. 57 Правил работы архивов).

По нашему мнению, срок хранения 25 лет смог бы удовлетворить заявленным выше требованиям.

Документы:

Перечень типовых документов Национального архив­ного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень типовых документов).

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Мин­юста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила работы архивов).

Закон Республики Беларусь от 31.01.1995 № 3563-XII «Об основах государственного социального страхования» (Закон № 3563-XII).

Указ Президента Республики Беларусь от 06.07.2005 № 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-право­вым и трудовым договорам» (Указ № 314).

Гражданский кодекс Республики Беларусь (ГК).

Закон Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении» (Закон № 1596-XII).

Положение о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.12.1992 № 777 (Положение № 777).