У нас в гостях Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, магистр управления.
Что обсудили:
- Включаются ли в личное дело работника копии документов, выданных по результатам участия в обучающем семинаре или прохождения онлайн-курсов?
- Нужно ли включать в состав личного дела копию свидетельства о признании документа об образовании в случае, если работник обучался в учреждении образования иностранного государства?
– Работник принял участие в обучающем вебинаре. По результатам участия ему были выданы сертификат и справка об обучении. Нужно ли копии указанных документов включать в состав его личного дела?
– Нет, не нужно. В перечне документов об образовании, приведенном в п. 2 ст. 98 Кодекса об образовании, нет сертификата и справки об обучении.
Также в Кодексе об образовании используется термин «документ об обучении».
Документ об обучении – это документ государственного образца, подтверждающий освоение обучающимся содержания соответствующей образовательной программы, незавершенное освоение содержания образовательных программ, обучение в учреждении образования (иной организации, которой в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность), не прошедшем государственную аккредитацию (п. 1 ст. 99 Кодекса об образовании).
В перечне документов об обучении, приведенных в п. 2 ст. 99 Кодекса об образовании, есть справка об обучении, однако отсутствует сертификат.
Справка об обучении выдается обучающимся, не завершившим освоение содержания образовательных программ, или обучавшимся в учреждении образования (иной организации, которой в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность), не прошедшем государственную аккредитацию, или освоившим содержание образовательной программы обучающих курсов (лекториев, тематических семинаров, практикумов, тренингов, офицерских курсов и иных видов обучающих курсов) (п. 9 ст. 99 Кодекса об образовании).
На основании проведенного анализа можно прийти к выводу, что в рассматриваемой ситуации работник прошел обучение на вебинаре, который проводила организация, имеющая лицензию на образовательную деятельность. Соответственно по результатам обучения на вебинаре такая организация имеет право выдавать справку об обучении установленного (государственного) образца, подтверждающую факт прохождения соответствующего обучения. Дополнительно к справке об обучении слушателю был выдан сертификат, который в данном случае выполняет символическую (презентационную) функцию.
На основании изложенного можно сделать вывод, что справка об обучении и сертификат о прохождении обучающего вебинара документами об образовании не являются. Инструкция по личным делам не предусматривает включение копий таких документов в состав личных дел. При этом для хранения копий указанных документов в кадровой службе организации может быть заведено отдельное дело по номенклатуре дел со сроком хранения «До минования надобности».
Также хранение копий указанных документов можно организовать и в электронном виде (путем создания их скан-копий). Если в организации используется учетная кадровая система, хранение копий сертификатов возможно организовать в упомянутой системе (при условии, что ее технические возможности позволяют загружать в карточку работника документы в электронном виде).
– Нужно ли в состав личного дела вместе с дипломом о высшем образовании включать приложение к нему (выписку из зачетно-экзаменационной ведомости)?
‒ Инструкция по личным делам не регулирует указанный вопрос. Включение приложения в состав личного дела осуществляется по решению кадровой службы.
С дипломом о высшем образовании выдается приложение к нему в виде выписки итоговых отметок (выписки из зачетно-экзаменационных ведомостей), которая без соответствующего документа об образовании недействительна (п. 14 ст. 98 Кодекса об образовании).
В выписке из зачетно-экзаменационной ведомости указываются, среди прочего (п. 35 Инструкции № 194):
- номер бланка документа о высшем образовании, приложением к которому она является;
- названия изученных и аттестованных учебных дисциплин; учебных дисциплин, по которым выполнены и аттестованы курсовые проекты (работы); пройденных и аттестованных практик; учебных дисциплин, по которым сданы государственные экзамены;
- название темы выполненной дипломной работы (проекта) и отметка по результатам ее (его) защиты.
Отметим, что выписка из зачетно-экзаменационной ведомости документом об образовании не является, так как не перечислена в п. 2 ст. 98 Кодекса об образовании. При этом указанный документ позволяет нанимателю получить более подробную информацию о том, какие курсы (дисциплины) соискатель проходил (изучал) в учреждении высшего образования, тему его дипломной работы (проекта) и др.
Таким образом, Инструкция по личным делам не запрещает включать в состав личного дела приложение к диплому (выписку из зачетно-экзаменационных ведомостей). Вопрос о необходимости ее включения в состав личного дела решается кадровой службой организации.
Аналогичным образом может решаться и вопрос о включении в состав личного дела копии выписки итоговых отметок (выписки из зачетно-экзаменационных ведомостей) к диплому о профессионально-техническом образовании, о среднем специальном образовании, магистра, о переподготовке на уровне высшего образования, о переподготовке на уровне среднего специального образования.
– Работник обучался в учреждении образования иностранного государства. В последующем им были поданы документы для прохождения процедуры признания (нострификации) его диплома о высшем образовании в Республике Беларусь. Нужно ли включать в состав личного дела копию свидетельства о признании документа об образовании?
– Инструкция по личным делам не регулирует указанный вопрос. Включение копии свидетельства о признании документа об образовании в состав личного дела осуществляется по решению кадровой службы.
Признание документов об образовании, выданных в иностранных государствах, и установление их эквивалентности (соответствия) документам об образовании Республики Беларусь означают предоставление Республикой Беларусь обладателям этих документов тех же прав, что и обладателям документов об образовании Республики Беларусь (п. 1 ст. 102 Кодекса об образовании).
Признание и установление соответствия периодов обучения, курсов высшего образования в организациях иностранных государств дают право лицу продолжить получение образования в учреждениях образования Республики Беларусь (часть вторая п. 2 Положения о признании документов).
Республиканский институт высшей школы (РИВШ) на основании экспертного заключения заполняет свидетельство о признании документа об образовании, выданного в иностранном государстве, и установлении его эквивалентности (соответствия) документу об образовании Республики Беларусь.
Экспертное заключение и его копия, а также свидетельство направляются РИВШ в Минобразования Республики Беларусь, на основании чего им осуществляются признание документа об образовании, выданного в иностранном государстве, и установление его эквивалентности (соответствия) документу об образовании Республики Беларусь. После подписания свидетельство направляется в РИВШ, где оно ламинируется и выдается заявителю (п. 18 Положения о признании документов).
На основании вышесказанного можно сделать вывод, что Инструкция по личным делам не запрещает включать в состав личного дела копии свидетельства о признании документа об образовании. Вопрос о необходимости ее включения в состав личного дела решается кадровой службой организации. Необходимость включения копии свидетельства может быть обусловлена тем, что нормативными правовыми актами установлены требованию по наличию у работника соответствующего образования, полученного в учреждении образования Республики Беларусь.
– Работник окончил аспирантуру. Ему был выдан диплом исследователя. Является ли диплом исследователя документом об образовании? Нужно ли копию указанного диплома включать в состав личного дела?
– Диплом исследователя выдается обучающимся, освоившим содержание образовательной программы аспирантуры (адъюнктуры), обеспечивающей получение научной квалификации «Исследователь» (п. 9 ст. 98 Кодекса об образовании).
Диплом исследователя является документом об образовании (подп. 2.7 п. 2 ст. 98 Кодекса об образовании).
Таким образом, копию диплома исследователя необходимо включать в состав личного дела.
– Работник прошел обучение на платформе массовых открытых онлайн-курсов Coursera. В последующем ему был выдан именной сертификат о прохождении обучающего курса. Нужно ли копию указанного сертификата включать в состав личного дела?
– Нет, не нужно. В перечне документов об образовании, приведенном в п. 2 ст. 98 Кодекса об образовании, нет сертификата о прохождении курса на платформе массовых открытых онлайн-курсов.
Соответственно сертификат о прохождении обучения на платформе массовых открытых онлайн-курсов Coursera документом об образовании не является. В свою очередь, Инструкция по личным делам не предусматривает включение копий таких документов в состав личных дел.
При этом для хранения копий указанных документов в кадровой службе организации может быть заведено отдельное дело по номенклатуре дел со сроком хранения «До минования надобности». Хранение нанимателем копий указанных сертификатов целесообразно в том случае, если они могут свидетельствовать о наличии у работников специальных навыков и компетенций.
Также хранение копий указанных сертификатов можно организовать и в электронном виде (путем создания скан-копий сертификатов). Если в организации используется учетная кадровая система, хранение копий сертификатов возможно организовать в упомянутой системе (при условии, что ее технические возможности позволяют загружать в карточку работника документы в электронном виде).
Документы:
Кодекс Республики Беларусь об образовании (Кодекс об образовании).
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция по личным делам).
Инструкция о порядке заполнения документов об образовании, приложений к ним, документов об обучении, учета и выдачи документов об образовании, приложений к ним, золотой, серебряной медалей, документов об обучении, утвержденная постановлением Минобразования Республики Беларусь от 27.07.2011 № 194 (Инструкция № 194).
Положение о порядке признания документов об образовании, выданных в иностранных государствах, и установления их эквивалентности (соответствия) документам об образовании Республики Беларусь, признания и установления соответствия периодов обучения, курсов высшего образования в организациях иностранных государств, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 21.07.2011 № 981 (Положение о признании документов).
