Образец  уведомления о продлении контракта см. в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

О чем статья:

• при создании новой организации у должностных лиц довольно часто возникает вопрос: какой минимальный перечень документов должен быть в организации для регулирования трудовых отношений с работниками? Разберемся в данной публикации.

При организации трудовых отношений с работниками во вновь созданной небольшой организации необходимо руководствоваться Рекомендациями.

Рекомендации разработаны в целях оптимизации и совершенствования работы по ведению кадрового делопроизводства индивидуальными предпринимателями и микроорганизациями, его упрощения, а также создания более удобной системы ведения документов кадрового делопроизводства.

 

Это важно! Полный состав кадровой документации, необходимой для регулирования трудовых отношений между нанимателем – индивидуальным предпринимателем или микроорганизацией и работниками, зависит от сферы деятельности нанимателя, местности, условий труда и ряда других факторов.

 

Справочно:

к микроорганизациям относятся зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 человек включительно (ст. 3 Закона Республики Беларусь от 01.07.2010 № 148-З «О поддержке малого и среднего предпринимательства»).

 

Перечень кадровых документов

Перечень кадровых документов, обязательных для организаций, в т.ч. микроорганизаций и ИП, будет таким:

1) правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР).

ПВТР устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании типовых правил внутреннего трудового распорядка, утверждаемых Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (ст. 195 ТК).

ПВТР организации должны составляться и утверждаться на основании Типовых правил.

Целью ПВТР является создание условий, способствующих укреплению трудовой дисциплины, эффективному труду, рациональному использованию рабочего времени, и, как следствие, повышение производительности труда.

Алгоритм составления и утверждения ПВТР следующий:

• разработать ПВТР;
• согласовать с профсоюзом (при его наличии в организации);
• утвердить нанимателем;
• ознакомить работников под роспись;
• разместить на видном месте.

 

Это важно! Утвержденные в установленном порядке ПВТР являются обязательными как для работников, так и для нанимателей;

 

Справочно:

при разрешении вопросов, не урегулированных ПВТР организации, работник и наниматель руководствуются действующим трудовым законодательством.

 

2) письменные трудовые договоры (контракты).

Порядок заключения трудового договора установлен гл. 2 ТК.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2 экземплярах. Каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у нанимателя (часть первая ст. 18 ТК).

Особенности регулирования труда работников, с которыми заключаются контракты, установлены гл. 18-1 ТК;

 

Справочно:

примерная форма трудового договора утверждена постановлением Минтруда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155.

 

3) штатное расписание.

Штатное расписание является ЛПА, определяющим трудовой распорядок для работников (ст. 194 ТК).

Одна из обязанностей нанимателя – разработка и утверждение штатного расписания. Содержание и форма такого ЛПА определяются нанимателем в зависимости от вида экономической деятельности организации и ее целей.

В штатном расписании наименования профессий рабочих устанавливаются в строгом соответствии с ЕТКС. Наименования должностей служащих устанавливаются в соответствии с ЕКСД.

Штатное расписание имеет прямое отношение к другим ЛПА организации. Например, с учетом штатного расписания в организации составляются должностные (рабочие) инструкции, положения о структурном подразделении, об оплате труда и др.

Сведения, которые должны быть в штатном расписании:

• наименования структурных подразделений;
• наименования профессий рабочих и должностей служащих согласно содержанию организационной структуры организации;
• количество штатных единиц и их долей;
• условия об оплате труда;
• месячный фонд заработной платы;

4) приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, предоставлении отпусков, командировке, применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.).

Работники обязаны выполнять письменные и устные приказы (распоряжения) нанимателя, не противоречащие законодательству и ЛПА (п. 2 части первой ст. 53 ТК).

При организации труда работников наниматель обязан оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом (распоряжением) и объявлять его работнику под роспись (п. 15 части первой ст. 55 ТК).

При оформлении приказов (распоряжений) нанимателю необходимо руководствоваться Инструкцией № 4.

 

Справочно:

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п. 93 Инструкции № 4).

 

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей;

5) основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки).

Докладная записка используется для решения вопросов между руководителями различного уровня, например руководителем структурного подразделения и директором.

 

Справочно:

докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции № 4).

 

Организация вправе разработать форму служебной записки и включить ее в документооборот организации.

Служебная записка составляется по информационным, организационным вопросам, вопросам, связанным с хозяйственным обеспечением.

Посредством служебной записки осуществляется взаимодействие между структурными подразделениями, сотрудниками. Такой запиской обмениваются руководители и сотрудники организации, равные по статусу;

6) трудовые книжки (вкладыши к ним) работников.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно (часть первая ст. 50 ТК).

Трудовые книжки заполняются нанимателем (за исключением нанимателя – физического лица) на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (часть вторая ст. 50 ТК).

Порядок ведения трудовых книжек, в т.ч. их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем определяет Инструкция № 40;

7) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников (далее – должностное лицо), ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 79 Инструкции № 40).

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя);

 

Справочно:

форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним приводится в приложении к Инструкции № 40.

 

8) уведомление работника о продлении контракта, заключении нового контракта, о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта.

Каждая из сторон, заключивших контракт, не позднее чем за 1 месяц до истечения срока его действия письменно предупреждает другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения (часть вторая ст. 261-3 ТК).

 

Справочно:

форма уведомления работника о продлении контракта, уведомления о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта приводятся в унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

 

Срок действия контракта, порядок продления контракта, основания заключения нового контракта, прекращение контракта в связи с истечением срока его действия изложены в ст. 261-3 ТК;

9) табель учета использования рабочего времени.

Обязанность нанимателя по организации учета рабочего времени установлена ст. 133 ТК.

Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время (часть четвертая ст. 133 ТК).

Единая форма табеля учета использования рабочего времени не утверждена. Нанимателю необходимо самостоятельно разработать и утвердить такую форму.

В табеле учета использования рабочего времени необходимо указать:

• наименование организации, ее структурных подразделений;
• год и месяц, за который учитывается рабочее время;
• норму часов рабочего времени за указанный месяц;
• фамилию, инициалы, должности работников организации, рабочее время которых подлежит учету, их табельные номера;
• фамилию, инициалы, должность и подпись лица, составившего табель;

10) расчетные листки.

Наниматель при выплате заработной платы ежемесячно обязан выдавать каждому работнику расчетный листок с указанием в нем составных частей заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размеров удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежащей выплате (часть первая ст. 80 ТК).

 

Справочно:

форму расчетного листка утверждает наниматель.

 

Это важно! Приведенный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе трудовых отношений у индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций может возникать обязанность оформления иных документов.

 

Иные обязательные документы

К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, рекомендуется относить, в частности:

1. должностные инструкции работников (если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах);
2. договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами);
3. график сменности (если работа носит сменный характер);
4. Положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не урегулированы ни в одном другом документе, например в трудовом договоре);
5. личные дела и личные карточки работников;
6. документы персонифицированного учета;
7. документы воинского учета.

Необходимость оформления (наличия) иных документов кадрового делопроизводства, возникающая по конкретным ситуациям в процессе трудовой деятельности, определяется нанимателем в соответствии с законодательством о труде.

 

Документы:

Рекомендации по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 23.12.2011 № 135 (Рекомендации).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Типовые правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные постановлением Минтруда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 (Типовые правила).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция № 4).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).