Все отпускные документы оформлены, сотрудники с ними ознакомлены и ждут своей очереди отправиться отдыхать. Вдруг один из тех, кто остается на работе, интересуется, а кто будет выполнять обязанности отпускников во время их отдыха. Мол, нужно распределить работу и ответственность, да и больше заработать хочется. В этом материале мы поможем специалисту по кадрам подготовиться к такой ситуации, правильно оформить распределение работы в период отпусков.
Трудовым законодательством предусмотрено право работников на трудовые и социальные отпуска (ст. 149 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается графиком (ст. 168 ТК). График отпусков является локальным правовым актом нанимателя, и поэтому ни наниматель, ни сотрудник не вправе в одностороннем порядке изменить определенное графиком время ухода в отпуск. Этот вопрос решается только по взаимному согласию сторон.
Наниматель вправе по своей инициативе перенести отпуск сотрудника лишь в том случае, если отсутствие сотрудника может неблагоприятно отразиться на деятельности организации. А это значит, что необходимо заранее организовать работу так, чтобы в отпускной период, особенно в летнее время, обязанности отпускников выполнялись в полной мере.
Поэтому специалист по кадрам обязан выяснить, кто из работников будет замещать каждого отпускника, подготовить и оформить эти замены приказами руководителя.
Возложить исполнение должностных обязанностей отпускника на другого работника можно несколькими способами. Рассмотрим их подробно.
Внутреннее совместительство
С работником заключают дополнительный срочный трудовой договор. В приказе по личному составу обязательно указывают данные работника, которому разрешается внутреннее совместительство, срок внутреннего совместительства, размер доплаты за выполняемую работу и количество рабочих часов в день (не более 4 ч).
В трудовом договоре обязательно указывают, что работа является совместительством.
В данном случае дополнительная работа выполняется в свободное от основной работы время (ст. 343 ТК).
Совмещение профессий (должностей)
При совмещении профессий (должностей) с работником также может заключаться дополнительный срочный трудовой договор с определенной прибавкой к заработной плате. Но чаще достаточно приказа по личному составу о совмещении. В приказе обязательно указывают срок совмещения и размер прибавки к заработной плате. Обязанности отпускника работник выполняет в течение рабочего дня параллельно со своей работой (ст. 67 ТК).
Образец приказа об установлении совмещения (по инициативе работника) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Образец приказа о приеме на работу по совместительству (внутреннее совместительство) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Временный перевод в связи с производственной необходимостью
Такой вариант выбирается в том случае, если работник будет полностью выполнять работу отпускника, освобождаясь от исполнения своих должностных обязанностей на этот период. При временном переводе в связи с производственной необходимостью оплату труда производят по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (ст. 33 ТК).
Временное заместительство
Если временное заместительство осуществляется с освобождением работника от основной работы, то наниматель должен оформить временный перевод работника для замещения отсутствующего работника. Такой перевод оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (п. 15 части первой ст. 55 ТК).
Временный перевод работника на должность руководителя организации имеет некоторые особенности:
– временный перевод работника для замещения отсутствующего руководителя осуществляется на основании решения собственника (протокола общего собрания участников);
– приказ (распоряжение) о временном переводе для замещения отсутствующего руководителя подписывается тем лицом, которое временно переводится на должность руководителя, если учредительными документами организации, локальными нормативными правовыми актами право подписания такого приказа (распоряжения) не предоставлено другому лицу.
Справочно: законодательством не предусмотрено внесение записи о временном переводе в трудовую книжку работника.
Предоставление прежней работы гарантировано
По истечении срока временного перевода наниматель обязан предоставить работнику прежнюю работу. Для этого не требуется издание специального приказа (распоряжения).
Советы опытного кадровика
Специалист по кадрам обязан ознакомить отпускников и работников, замещающих их на время отдыха, с приказами под роспись.
Он может порекомендовать им:
– составить и согласовать планы работы на время замены;
– передать срочные и важные незавершенные дела;
– познакомить замещающего работника при необходимости с партнерами и сослуживцами, с которыми ему нужно будет решать рабочие вопросы;
– ознакомить с документацией в персональном компьютере и рабочей электронной почтой;
– позаботиться о связи с отсутствующим работником в случае острой необходимости.
Работнику, который в отпускной период остался работать «за двоих», посоветуем ежедневно составлять план работы, который поможет определить срочные дела, равномерно распределить время и сохранить работоспособность.
Можно также распределить работу по блокам: звонки, ответы на письма, встречи, совещания и т.д. Специалисты рекомендуют выполнять в первую очередь работу, которая вам знакома, она выполняется быстрее и не требует большого времени на «включение в проблему».
