Из статьи вы узнаете:

• необходимо ли согласовывать номенклатуру дел с архивом вышестоящей организации или достаточно согласовать ее с экспертной комиссией организации и утвердить руководителем организации.

Сводная номенклатура дел (часть вторая п. 27 Правил работы архивов):

• составляется ежегодно;
• подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ);
• согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации;
• утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена.

Справочно:

ДОУ – документационное обеспечение управления.

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

Сводные номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования (п. 29 Правил работы архивов).

Номенклатура дел организации (как государственной, так и негосударственной), являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета один раз в 5 лет или после значительных изменений структуры, функций, направлений деятельности организации независимо от срока предыдущего согласования. Такие изменения могут возникнуть, например, при реорганизации организации (разделении, слиянии и др.), изменении ее структуры и штатной численности, в результате чего создаются и (или) ликвидируются структурные подразделения.

Номенклатура дел организации (как государственной, так и негосударственной), не являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с ЦЭК вышестоящей организации (при ее наличии) один раз в 5 лет или после значительных изменений структуры, функций, направлений деятельности организации независимо от срока предыдущего согласования (пп. 25–26 Методических рекомендаций № 23).

Подытожим:

1. Если организация входит в состав (систему) государственного органа, организации или имеет вышестоящую организацию, но не является источником комплектования государственного архива, то номенклатуру дел необходимо согласовывать с ЦЭК вышестоящей организации минимум 1 раз в 5 лет.

Пример 1

Республиканское унитарное предприятие «Управляющая компания холдинга «Белфармпром» включено в Перечень государственных организаций, подчиненных Министерству здравоохранения Республики Беларусь (приложение к постановлению № 1446). При этом предприятие не является источником комплектования государственного архива. Соответственно в данном случае номенклатуру дел необходимо будет согласовывать с ЦЭК Минздрава Республики Беларусь.

2. Если организация входит в состав (систему) государственного органа, организации или имеет вышестоящую организацию и является источником комплектования государственного архива, то номенклатуру дел необходимо согласовывать с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета минимум 1 раз в 5 лет.

Пример 2

Организация «Н» является источником комплектования Государственного архива Минской области. В таком случае номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Минской области или управлением организаций правового обслуживания главного управления юстиции Минского облисполкома.

3. Если организация не имеет вышестоящей организации и не является источником комплектования государственного архива, то номенклатура дел согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) и ЭК организации.

Утверждение номенклатуры дел руководителем организации происходит после прохождения установленной процедуры согласования.

Документ:

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила работы архивов).