Вы узнаете:
- в чем преимущество электронного документооборота по сравнению с бумажным, какие требования предъявляются к кадровым документам в электронном виде, каков срок их хранения, а также порядок урегулирования электронного документооборота.
За 10 лет действия Закона № 113-З электронные документы могли бы в полной мере стать распространенной формой документооборота, однако этого не случилось. В настоящее время электронный документооборот используется в статистике, государственной отчетности, в банках, в IT.
Юристы и судьи признали, какие процессуальные действия необходимы для использования электронного документа в части доказывания. Еще несколько лет назад возникали технические вопросы по применению электронного документа как доказательства в суде.
2020 г. изменил подход к организации работы во многих организациях. При использовании дистанционного труда внедрение электронного документооборота не стало обязательным, но очень рекомендуется. Поправки в ТК о дистанционной работе дали возможность вести трудовые отношения через Интернет. Чтобы идти в ногу со временем, организации стали активно внедрять электронный документооборот.
Не все документы можно перевести в электронный формат
Даже если в организации введена система электронного документооборота, часть документов, в отношении которых закон требует получать личные подписи работников, оформляют на бумаге, например книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Трудовая книжка также заполняется в бумажном виде. А вот журнал регистрации трудовых договоров можно вести в электронном виде.
Трудовой договор обязательно оформляется (дублируется) в бумажном виде, поскольку ТК наложены ограничения по заключению трудового договора (контракта) в виде электронного документа. Наниматель не может подписывать с работниками, у которых есть сертифицированные ЭЦП, трудовые договоры (контракты) в виде электронных документов.
Справочно:
электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП).
По сути, электронный документ приравнен к письменной форме. Подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (часть первая ст. 22 Закона № 113-З). Следовательно, требование законодательства к письменной форме может быть исполнено при составлении электронного документа, а требование к получению соответствующей подписи может быть выполнено путем проставления электронной цифровой подписи.
Чем отличаются понятия «документ в электронном виде» и «электронный документ»?
Электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абз. 16 ст. 1 Закона № 113-З).
Под документом в электронном виде понимают документ, создание, обработка, хранение и передача которого осуществляется с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств, или документ, информация которого представлена в цифровой форме (п. 3 СТБ 2059-2013).
В целом законодательство узко трактует понятие «электронный документ», определяя его обязательным реквизитом ЭЦП, и не допускает другие аналоги собственноручной подписи, а также документы в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств ЭЦП.
Использование современных сервисов (например, https://edn.by/) позволяет отслеживать принятие и подписание документа и реализовать функции хранения, каталогизации и обеспечения удобного поиска электронных документов.
Наниматель вправе применять две абсолютно разные как по юридическому содержанию, так и по техническому исполнению формы электронной передачи информации.
Локальное урегулирование электронного документооборота
В организации может быть разработан локальный правовой акт (далее – ЛПА), отражающий вопросы работы с документами в электронном виде, в т.ч. с электронными документами. Можно не разрабатывать отдельный ЛПА, а выделить в инструкции по делопроизводству организации отдельную главу по работе с документами в электронном виде и электронными документами.
ЛПА утверждается руководителем организации после согласования с государственным архивом, источником комплектования которого является организация, или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета и государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (п. 4 Инструкции № 19).
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовывают ЛПА о порядке работы с электронными документами с Центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) вышестоящей организации (при ее наличии).
В ЛПА обязательно нужно определить меры безопасности, применяемые внутри организации при использовании рассматриваемых способов передачи информации, а также порядок и способы ее передачи.
Например, в ЛПА можно предусмотреть возможность подписания докладной записки средствами системы электронного документооборота без использования ЭЦП.
Логичная система движения информации внутри организации позволит нанимателю экономить значительные временные ресурсы, а также способствует разрешению конфликтных ситуаций при возникновении споров.
Требования к электронному документу
Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным Инструкцией № 4, в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов (п. 220 Инструкции № 4).
Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде при его внешнем представлении должны соответствовать требованиям государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2016.
При пересылке по электронной почте документ в электронном виде оформляется по правилам, установленным Инструкцией № 4, и прикрепляется в виде приложения (файла) к электронному письму.
Документы в электронном виде подлежат регистрации в общем порядке. Дополнительно при регистрации документов в электронном виде могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др.
Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях (п. 236 Инструкции № 4).
Как обеспечить целостность и сохранность электронных документов?
Организация хранения документов в электронном виде может быть отражена:
‒ в положении об архиве организации;
‒ должностных инструкциях работников;
‒ регламенте работы архива и т.п.;
‒ ЛПА об электронном документообороте;
‒ инструкции по делопроизводству организации.
В ЛПА определяют место хранения электронных дел и отдельных документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению. Передача в архив и выделение к уничтожению электронных дел и документов в электронном виде осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции № 4 и иных актов законодательства Республики Беларусь (Правила работы с документами в электронном виде, Инструкция № 19).
Кроме вышеуказанных требований к форме и хранению электронных документов, законодательством определены требования к подлинности электронного документа, которые затрудняют использование электронной формы документа. Так, целостность и подлинность электронного документа должны подтверждаться с применением сертифицированного средства ЭЦП, использующего при проверке ЭЦП открытые ключи лица (лиц), подписавшего (подписавших) электронный документ.
Для реализации системы электронного документооборота необходимо обратиться в организацию, оказывающую услуги по распространению открытых ключей, т.е. выполняющую одну или несколько из следующих функций: достоверное подтверждение принадлежности открытого ключа определенным организации или физическому лицу, издание, распространение, хранение сертификатов открытых ключей и списков отозванных сертификатов открытых ключей.
Деятельность по технической защите информации, в т.ч. криптографическими методами, включая применение ЭЦП, относится к лицензированному виду деятельности.
На белорусском рынке таких организаций не много. Одним из вариантов внедрения системы электронного документооборота может стать получение самой организацией соответствующей лицензии и прием на работу, обучение соответствующего специалиста или постановка системы на основании договора возмездного оказания услуг.
Документы:
Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (Закон № 113-З).
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный и введенный в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18 (СТБ 2059-2013).
Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (Инструкция № 19).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция № 4).
СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (СТБ 6.38-2016).
Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (Правила работы с документами в электронном виде).
